Grunderna för automatisk autofilter

Använd ett autofilter för att dölja en del av data i kalkylbladet. Du kan till exempel fokusera på försäljning till en specifik kund eller skriva ut en lista med dina största beställningar

Skapa en Excel-tabell

Ställ in Excel-tabellen

I Excel 2007 och senare versioner bör du skapa en Excel-tabell från dina data och använda dess inbyggda filtreringsfunktioner. Om du använder en Excel-tabell kan du hoppa till nästa avsnitt, Filtrera en kolumn.

Obs! För instruktioner för Excel 2003 AutoFilter, gå till Excel 2003 AutoFilter Basics

Om dina data finns inte i en Excel-tabell, följ dessa steg för att förbereda din lista för ett autofilter.

  1. Lägg till rubriker: Ange en rubrik för varje kolumn i raden direkt ovanför data. I exemplet som visas här börjar data i rad 2 i kalkylbladet och rubrikerna är i rad 1.
  2. Inga tomma rader eller kolumner: Du kan lämna tomma celler i en rad eller kolumn men se till att att det inte finns några helt tomma rader eller kolumner i databasen.
  3. Separat: Den perfekta inställningen är att lagra din databas i ett kalkylblad där det inte finns någon annan data. Om det inte är möjligt, håll databasen åtskild från andra data i kalkylbladet, med minst en tom rad i slutet av databasen och en tom kolumn till höger. Om databasen inte börjar i cell A1, se till att det finns en tom rad ovan och en tom kolumn till vänster.

Aktivera filtrering

I Excel 2007 och senare, om du är med hjälp av en Excel-tabell har den inbyggda filtreringsfunktioner. Om dina data inte finns i en Excel-tabell, följ dessa steg för att lägga till ett autofilter.

  1. Välj en cell i databasen.
  2. Klicka på fliken Data i Excel-bandet och klicka sedan på Filter.

En nedrullningspil visas till höger om varje kolumnrubrik.

Filtrera en kolumn

Med Excel-tabellen eller AutoFilter på plats kan du börja filtrera de enskilda kolumnerna. Du kan filtrera på bara en kolumn, t.ex. Kund, eller två eller flera kolumner.

Till exempel för att filtrera efter en genom att följa dessa steg:

  1. Klicka på rullgardinspilen till höger om kundrubriken
  2. I kundlistan klickar du på Välj alla för att ta bort alla bockar
  3. Klicka på kryssrutan för cu stomer som du vill filtrera efter, till exempel MegaStore.
  4. Klicka på OK för att se den filtrerade listan.

I det filtrerade kalkylbladet ser du några ändringar:

  • Endast raderna för den valda kunden är synliga – de andra kundraderna har döljts
  • radnumren för de filtrerade raderna visas med blått teckensnitt.
  • rullgardinspilen i kolumnen Kund har ändrats till en filtersymbol med en liten pil

Filtrera två kolumner

När du har filtrerat en kolumn kan du förfina de filtrerade resultaten genom att filtrera två eller flera kolumner.

Till exempel efter att du har filtrerat för en specifik kund, följ dessa steg för att lägga till ett produktfilter:

  1. Klicka på rullgardinspilen till höger om produktrubriken.
    Obs! När en annan kolumn filtreras kanske du inte ser hela produktlistan – du kommer bara se produkterna för de filtrerade posterna.
  2. Klicka på Välj alla i produktlistan. , för att ta bort alla kryssmarkeringar
  3. Klicka på kryssrutan eller flera kryssrutor för de produkter som du vill filtrera efter, t.ex. bananer och druvor.
  4. Klicka på OK för att se den filtrerade listan.

Rensa ett autofilter

Efter du har tillämpat ett eller flera filter kan du:

  • rensa ett visst filter
  • rensa alla filter i Excel-tabellen

För att spara tid kan du

  • lägga till knappen Rensa allt i QAT

Rensa ett specifikt filter

För att rensa ett specifikt filter och låt andra filter vara på:

  1. Klicka på nedrullningspilen i kolumnrubriken där du vill rensa filtret
  2. Klicka på Rensa filter från

Rensa alla filter

Istället för att rensa ett visst filter kan du rensa alla filter från Excel-tabellen i ett steg:

  1. Välj en cell i tabell.
  2. Klicka på fliken Data i Excel-menyfliksområdet och klicka på Rensa i gruppen & Filter.
    Obs: Detta rensar också de sorteringsalternativ som du har tillämpat.

Lägg till knappen Rensa allt till QAT

Om du spenderar mycket tid på att rensa filter, gör den uppgiften enklare – placera knappen Rensa allt i verktygsfältet för snabbåtkomst (QAT). Den här videon visar stegen.

Filtrera med sökruta

I stället för att bläddra igenom en lång lista med objekt, när du filtrerar en Excel-tabellkolumn, använd sökrutefunktionen för att hitta specifika textsträngar.

Titta på den här korta videon för att se hur du filtrerar en kolumn med hjälp av den inbyggda sökrutan. Den här funktionen introducerades i Excel 2010. Det finns skrivna steg nedanför videon.

Använd sökrutan

I det här exemplet använder vi sökrutan för att leta efter produktnamn som innehåller ”am”.

För att använda sökrutan vid filtrering, följ dessa steg:

  1. Klicka på nedrullningspilen till höger om kolumnrubriken där du vill att filtrera
  2. I sökrutan skriver du ett eller flera tecken som du vill filtrera efter – i skärmbilden nedan finns ”am” i sökrutan
  3. Som du typ, kommer listan över produktnamn automatiskt att filtreras för att visa matchande objekt
  4. När listan visar de objekt du vill klicka på OK eller tryck på Enter för att tillämpa filtret i kalkylbladet
    • ELLER, klicka på Avbryt eller tryck på Esc-tangenten för att stänga rullgardinsmenyn och återgå till kalkylbladet utan att använda ett filter

Filter för tomma celler

Om det finns några tomma celler i en kolumn, rullgardinsmenyn i rubrikcellen visar ytterligare ett objekt – (tomma) – i slutet av artikellistan.

Om du bara vill visa raderna med tomma celler i den kolumnen tar du bort krysset markerar från de andra objekten i listan.

Filtrera för högsta och lägsta värden

Om en kolumn innehåller siffror kan du filtrera för att hitta de högsta eller lägsta siffrorna i kolumnen. I det här exemplet filtrerar du efter de fem lägsta värdena i kolumnen Totalt.

  1. Klicka på nedrullningspilen i kolumnrubriken, klicka på Antal filter och klicka sedan på Topp 10 .
    Obs: Om färre än hälften av värdena i kolumnen är siffror ändras alternativet Antal filter till Textfilter

  2. I Top 10 AutoFilter-fönstret väljer du botten i den första rullgardinslistan.
  3. I den andra rutan skriver du 5 eller använder pilarna för att ändra antalet till 5
  4. I den tredje listrutan väljer du Objekt och klickar sedan på OK.

Obs! Resultaten är de högsta eller lägsta värdena för hela listan, inte den för närvarande filtrerade listan. Om andra kolumner också filtreras kan du se färre än det angivna antalet objekt.

Filter för villkorlig formateringsfärg

Förutom att filtrera efter text eller siffror kan du filtrera efter cellfyllningskolumnen vår, även om den färgen applicerades genom villkorlig formatering.

  1. Klicka på pilen i rubriken för den kolumn där du använde den villkorliga formateringen
  2. Klicka på Filtrera efter färg i rullgardinsmenyn och välj den färg du använde filtret efter villkorligt formatfärg

Filter för datumintervallfärg

Du kan filtrera en lista över datum för ett datumintervall med hjälp av filtret Mellan datum, som visas i nästa avsnitt. Med den metoden måste du skriva in datumen i filterinställningarna varje gång du vill använda ett annat datumintervall.

Den här videon visar hur du lägger till villkorlig formatering i datumcellerna, så teckensnittsfärgen ändras något baserat på start- och slutdatum som anges i kalkylbladet. Sedan kan du använda alternativet Filtrera efter färg för att bara visa datumen i det angivna intervallet.

Denna teknik är den andra metoden som visas i den här videon, med början vid 2:00-märket

Filter för ett specifikt datumintervall

Om en kolumn innehåller datum kan du filtrera för att hitta ett specifikt datum eller datumintervall eller ett dynamiskt datumintervall. I det här exemplet filtrerar du efter de order som mottogs i januari 2011.

  1. Klicka på nedrullningspilen i kolumnrubriken, klicka på Datumfilter och klicka sedan på Mellan.

  2. I dialogrutan Anpassat autofilter anger du startdatum för datumintervallet – 01 jan 2011 – i den första datumrutan
  3. Ange slutdatum för datumintervallet – 31 jan 2011 – i den andra datumrutan och klicka på OK

Filter för ett dynamiskt datumintervall

Om en kolumn innehåller datum istället för att hitta ett specifikt datumintervall kan du filtrera efter en dynamiskt datumintervall, som förra veckan, nästa månad eller imorgon. I det här exemplet filtrerar du efter de beställningar som mottogs i januari 2011.

  1. Klicka på nedrullningspilen i kolumnrubriken, klicka på Datumfilter och klicka sedan på Igår.

  2. Den filtrerade tabellen visar endast de beställningar som mottogs igår.

Uppdatera ett autofilter

När du öppnar arbetsboken senare, AutoFilters uppdateras inte automatiskt. Om du till exempel använde ett dynamiskt datumfilter, till exempel igår, visas inte korrekta dags resultat i den filtrerade tabellen när du öppnar filen nästa dag. Eller om det är nytt data har lagts till i tabellen, den kommer inte att filtreras automatiskt.

Om du vill se de uppdaterade filtrerade resultaten kan du återanvända filtret.

  1. Välj vilken cell som helst i filtrerad tabell
  2. Klicka på fliken Data i Excel-menyfliksområdet och klicka sedan på Ansök igen i sorteringsgruppen & Filter.

Detta uppdaterar alla dynamiska filter i tabellen och kommer också att revidera resultaten för alla nya eller ändrade data.

Du kan skapa ett makro för att uppdatera filtret och ställa in det så att det körs när filen öppnas.

Ta bort filtrerade rader

När du har tillämpat ett filter kan du radera de filtrerade raderna.

  1. Gör först en säkerhetskopia av din fil – bara för att vara säker.
  2. Markera cellerna i en av kolumnerna i den filtrerade tabellen
  3. Klicka på pilen under menyfliken Radera på menyfliksområdet.
  4. Klicka på Ta bort tabellrader.

Kontrollera resultaten

Så snart du tar bort raderna, rensa filtret och kontrollera resultaten:

  1. Klicka på filterpilen i kolumnrubriken och klicka på kommandot Rensa filter

  2. Kontrollera sedan att alla andra rader fortfarande är okej och att de färgade cellerna har tagits bort
  3. Om listan inte ser rätt ut, klicka på Ångra knappen ett par gånger, eller tryck på Ctrl + Z för att ångra borttagningen.

Skapa ett anpassat filter

Några av alternativen för AutoFilter i rullgardinslistorna slutar med tre punkter, till exempel Börjar med …

Dessa filter, liksom alternativet Anpassat filter, öppnar fönstret Anpassat autofilter. Där kan du ange ett eller två kriterier för att skapa ett anpassat filter.

För att filtrera efter ett kriterium:

  1. Välj den första rullgardinsmenyn ett alternativ, till exempel ”börjar med”.
  2. Skriv ett värde i textrutan och klicka sedan på OK.

I skärmbilden nedan hittar det anpassade filtret poster där kundnamnet börjar med ”M”.

För att filtrera efter två kriterier:

I skärmbilden nedan hittar det anpassade filtret poster där:

  • kundnamnet börjar med ”M”
  • ELLER kundnamnet slutar med ”Shop”.

Ladda ner en provfil

Grundläggande autofilter: Klicka här för att ladda ner en arbetsbok med blixtlås med de grundläggande exemplen för Excel AutoFilter-tekniker. . Den zippade filen är i xlsx-format och innehåller inte makron

Datumintervall: Ladda ner exempelfilen för exemplet AutoFilter för datumintervall. Den zippade filen är i xlsx-format och innehåller inte makron

Fler självstudier om självfiltrering

Grunderna i Excel 2007 AutoFilter

Grunderna i Excel 2003 AutoFilter

Excel AutoFilter Tips

Excel AutoFilter Programming

Filter Högerklicka på makron

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *