Het 6-stappenproces voor het omgaan met ziekteverzuim

Op het eerste gezicht (of laat inklokken) lijken ziekteverzuim en te laat komen van werknemers misschien niet zo’n groot probleem. Er gebeuren immers noodgevallen. De diensten worden herschikt en het kan een goed gevoel zijn om te zien hoe uw team samenkomt en dekking biedt voor een zieke collega. Maar wat als het af en toe minstens één keer per maand of zelfs één keer per week wordt? Wat als verzuim zo nu en dan niet meer wordt en in plaats daarvan een gedragspatroon wordt?

Wat is werknemersverzuim?

Medewerker absenteïsme is een veelvuldige afwezigheid van aanwezigheid op het werk zonder geldige reden. Onder ziekteverzuim valt niet het incidentele no-call, no-show of gevallen die niet onder controle kunnen worden gehouden, zoals ziekte of autopech.

Volgens de jaarlijkse enquête van CareerBuilder neemt het ziekteverzuim van werknemers momenteel toe, waarbij 40 procent van de werknemers in 2017 toegaf dat ze zich in de afgelopen 12 maanden ziek hadden gemeld, terwijl dat niet het geval was, vergeleken met 35 procent in 2016. Gerapporteerde excuses voor het inbellen varieerde van beweringen dat er een beer in de tuin van een werknemer was en ze te bang waren om naar buiten te komen, tot een hond die hun autosleutels inslikte. En alleen al in 2015 kostte productiviteitsverlies als gevolg van ziekteverzuim Amerikaanse werkgevers jaarlijks $ 225,8 miljard, of $ 1.685 per werknemer.

Hoe om te gaan met werknemersverzuim

Werknemersverzuim kan een keer moeilijk te verhelpen zijn het is een gewoonte geworden of geaccepteerd gedrag door uw team. U kunt werknemers immers niet dwingen om op tijd op hun werk te komen. Maar in plaats van te kijken hoe de kosten van onverwachte afwezigheden oplopen, kunt u dit proces in zes stappen proberen om het ziekteverzuim van werknemers te verminderen:

Maak een aanwezigheidsbeleid voor werknemers

De eerste stap in het leren omgaan met verzuim van werknemers? Maak een officieel aanwezigheidsbeleid voor werknemers. De aanwezigheid op de werkplek moet eenvoudig zijn – op tijd verschijnen, zoals gepland. Maar in werkelijkheid kan het ingewikkeld worden om uit te zoeken hoe het ziekteverzuim van werknemers kan worden bijgehouden, gedocumenteerd en opgelost, en er komen veel IFTTW-scenario’s voor. Wat als een medewerker 45 minuten te laat komt, maar toch komt opdagen? Wat als ze een ziek kind hebben of een ander noodgeval? Wat als ze helemaal niet op hun werk komen? Wat dan?

Het maakt niet uit of uw bedrijf geen officiële HR-afdeling heeft of dat u vijf of vijftig werknemers heeft. Een officieel aanwezigheidsbeleid maakt verwachtingen ten aanzien van werkgedrag en disciplinaire maatregelen duidelijk voor alle teamleden. Dus neem nu even de tijd om een beleid op te stellen dat zowel voor u als voor uw werknemers eerlijk is. Overweeg verschillende aanwezigheidsproblemen, zoals geplande afwezigheden, ongeplande afwezigheden en te laat komen, en bepaal vervolgens de nodige disciplinaire maatregelen en de volgende stappen voor elk. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Richt u in plaats daarvan op het maken van een beleid dat subjectiviteit uitsluit en in duidelijke, duidelijke taal definieert wat elk type afwezigheid betekent.

Download het gratis aanwezigheidsbeleid voor medewerkers en pas het aan uw behoeften aan!

Modaal sluiten

Er is iets misgegaan

Er waren enkele problemen bij het maken van uw account. Controleer uw gegevens en probeer het opnieuw.

AnnulerenGa naar inloggen

Als je klaar bent, plak dan niet zomaar je gloednieuwe aanwezigheidsbeleid in een map op de plank of verstop je het in de kleine lettertjes van een personeelshandboek. Zorg ervoor dat elke werknemer, ook nieuwe medewerkers, de kans krijgt om het te zien en op de hoogte wordt gebracht van de wijzigingen. Benadruk het belang van aanwezigheid als een gedeelde verantwoordelijkheid en dat van iedereen wordt verwacht dat hij zich aan zijn afspraak houdt. Laat uw werknemers een verklaring van afstand ondertekenen waarin wordt bevestigd dat ze het beleid hebben gelezen en dat ze ermee instemmen te werken volgens de nieuwe aanwezigheidsvereisten. Het is een goed idee dat uw gegevens dit schriftelijk bevestigen voor het geval er zich later disciplinaire problemen voordoen. En over disciplinaire kwesties gesproken…

Handhaaf uw aanwezigheidsbeleid consequent

Een gewoonte duikt niet van de ene op de andere dag op. Een patroon van ziekteverzuim van werknemers is iets dat zich in de loop van de tijd ontwikkelt en mogelijk al als geaccepteerd gedrag wordt beschouwd tegen de tijd dat het probleem op uw bureau terechtkomt. Om te leren omgaan met het ziekteverzuim van werknemers, moet u uw aanwezigheidsbeleid consequent handhaven, elke keer weer.

Dat betekent niet dat u werknemers geen empathie kunt tonen of niet kunt wiebelen ruimte voor noodgevallen. Bouw die situaties in plaats daarvan proactief in uw beleid in. Zorg voor een escalatie voor ongeplande afwezigheid. De ene is misschien acceptabel, maar twee kunnen aanleiding geven tot een formele herziening. Maar onthoud: een ongeplande afwezigheid is veel anders dan een ‘no-show’.

Door te sms’en dat ze te laat komen, ruilen met een collega of zich ziek melden, weet je tenminste dat een werknemer heeft gewonnen het werk niet zoals gepland en kan u tijd geven om een vervanger te vinden of u voor te bereiden op een onderbezette dienst.Een no-show kan ervoor zorgen dat je je afvraagt waar ze zijn, wat er is gebeurd en dat je hele team blijft hangen. Zorg voor een ander actieplan voor beide aanwezigheidsscenario’s en pas dit toe op alle werknemers, inclusief leidinggevenden en management.

Houd de afwezigheid van werknemers bij

Als het gaat om het omgaan met de aanwezigheid van werknemers, het is belangrijk om een volledige administratie bij te houden. Hoe u het ziekteverzuim van werknemers kunt volgen, hangt af van wat het beste voor u werkt en van eventuele ploegleiders of supervisors die het aanwezigheidsbeleid zullen handhaven. Een eenvoudige manier om de tijd van uw medewerkers bij te houden, is met een prikklok-app, die u direct nuttige in- en uitklokmeldingen geeft.

Elke keer dat er een afwezigheid optreedt, noteert u dit in uw tijdregistratiesysteem voor werknemers of in een hulpmiddel voor werknemersprestaties. Of overweeg om een zelfstandige spreadsheet samen te stellen om de aanwezigheidsproblemen bij te houden. Zonder een strategie om het ziekteverzuim van werknemers te documenteren, kan het moeilijk zijn om de aanwezigheid van werknemers bij te houden en te markeren wanneer eenmalige ongeplande afwezigheden een patroon beginnen te worden.

Als uw team klein genoeg is, het beperken van de toegang tot uzelf kan voldoende zijn om het gedrag van werknemers te volgen. Maar als je niet overal tegelijk kunt zijn, zorg er dan voor dat andere leidinggevenden ook een manier hebben om afwezigheden en te late aankomsten te documenteren – ook al is het maar een aparte kolom of een aantekening van het ploegenschema van die week.

Waarom alles documenteren? De meeste staten hebben vrijwillig werk gelegaliseerd, wat betekent dat werknemers kunnen worden ontslagen zonder dat werkgevers een ‘rechtvaardige reden’ voor ontslag hoeven vast te stellen. Dat betekent echter niet dat u een blanco cheque hebt om te ontslaan wie u maar wilt. Slechte schietpraktijken kunnen nog steeds u loopt het risico op een onrechtmatige beëindigingszaak, en uw eerste verdedigingslinie is een goed gedocumenteerd papieren spoor.

Afwezigheden kunnen ook vallen onder de Familie & Medisch Leave Act (FMLA) en naleving van de Americans with Disabilities Act (ADA), die werknemers juridische bescherming of accommodatie bieden voor verschillende soorten afwezigheidsevenementen. Sommige staten hebben ook verplicht betaald ziekteverlof ingevoerd. Houd de verschillende soorten afwezigheden bij, inclusief zowel geplande als ongeplande afwezigheden, om er zeker van te zijn dat u aan uw wettelijke vereisten als werkgever voldoet. En in het geval dat u een werknemer moet laten gaan voor verzuimgerelateerde problemen, heeft u een record dat uw beslissingen ondersteunt.

Pak ongeplande afwezigheden en no-show’s onmiddellijk aan

Afwezigheden gebeuren. Maar als een medewerker zich toch ziek meldt of niet komt opdagen voor een dienst, pak dan direct de situatie aan. Laat niet te veel tijd (of zelfs maar een andere afwezigheid) tussendoor gaan. Zodra ze weer aan het werk zijn, gaan ze zitten en praten over wat er is gebeurd, waarom het is gebeurd en wat er van hen wordt verwacht. Zorg ervoor dat ze weten of hun afwezigheid aanleiding heeft gegeven tot enige vorm van disciplinaire actie of een prestatieplan.

Afhankelijk van hoe lang de afwezigheid is geweest, wil je misschien zelfs een formeel terug-naar-werkgesprek houden. Uit eerder onderzoek is gebleken dat werkhervattinggesprekken een positieve invloed hebben op het verzuim en mogelijk zelfs beter werken voor kleine werkgevers. Door afwezigheid als eerste aan te pakken wanneer ze terugkeren, zullen werknemers erkennen dat hun gedrag serieus wordt genomen en niet onopgemerkt voorbijgaat.

Behandel niet alleen de symptomen, maar ontdek de oorzaak.

Zoals we eerder hebben besproken, zijn er geldige juridische redenen voor langdurige afwezigheid van werknemers, zoals FMLA of ADA-naleving. Voor andere scenario’s is dit het moment om te beslissen waar u de grens gaat trekken. Hoe vaak kan een werknemer op vrijdag en maandag bellen voordat er formele actie wordt ondernomen? Kunnen ze gewoon niet om de andere dinsdag op tijd komen? Is er een die niet komt opdagen?

Als je een patroon opmerkt in de opkomst van een medewerker, noem dat dan. Vraag hen rechtstreeks waarom hun afwezigheden op bepaalde dagen de neiging hebben om te vallen en gebruik uw documentatie als bewijs. Wijs specifieke tijden en datums aan en kijk hoe ze reageren.

U kunt ontdekken dat er buiten het werk andere dingen zijn die de aanwezigheid van uw werknemer beïnvloeden en tot overmatige afwezigheid leiden. Mogelijk is er een verschuiving opgetreden in hun dagopvangschema, waardoor het moeilijk is om op bepaalde dagen van de week een babysitter te vinden. Ze zijn misschien begonnen met nachtlessen en hebben moeite om ’s ochtends op tijd te komen. Uiteindelijk is het misschien helemaal niet de werknemer, maar hun schema.

Als uw werknemers een goede reden hebben voor buitensporige afwezigheden en hun prestaties anders sterk zijn, zoek dan een manier om de zaken samen te corrigeren. Maak een plan voor prestatieverbetering, werk de beschikbaarheidsformulieren van medewerkers bij en pas de schema’s waar mogelijk aan waar nodig. Stel doelen voor hen in de komende 30 dagen, inclusief geen afwezigheid of te laat komen. Maar als ze gewoon werk missen om hun weekend vroeg te beginnen, is het tijd voor moeilijke beslissingen.

De sleutel hier is om de zaken niet te ver te laten gaan.Hopelijk zal uw nieuwe aanwezigheidsbeleid voor werknemers de aanwezigheidskwesties bij aanvang markeren en corrigeren. Door een open communicatielijn te houden met uw werknemers kunnen ze zich ook op hun gemak voelen bij het bespreken van problemen met hun werkschema’s die tot afwezigheid kunnen leiden.

Vergeet niet om goed gedrag te belonen

Bedenk eens welke van uw medewerkers werk hebben gemist, te laat zijn gekomen of zich ziek hebben gemeld in de afgelopen maand. Denk nu eens aan degenen die dat niet deden. Was het moeilijker? Makkelijker? Wie viel er meer op?

Op de werkplek wordt afwezigheid vaak sterker gevoeld dan aanwezigheid, en met goede reden. Als iemand niet komt opdagen om zijn werk te doen, wordt het hele team onder druk gezet. Maar hoe zit het met de medewerkers die wel elke dag op tijd komen en uw bedrijf op de achtergrond soepel laten draaien?

Laten we eens kijken naar de statistieken:

  • Medewerkers die zich niet herkend voelen op het werk hebben twee keer zoveel kans om te zeggen dat ze van plan zijn om het komende jaar te stoppen, terwijl erkende werknemers loyaler en betrokken zijn.
  • In het groeiende millenniumpersoneel van vandaag is tot 76 procent van de millennials zegt dat ze een baan zouden verlaten als ze zich niet gewaardeerd voelden.
  • Slechts een op de drie werknemers in de VS ‘is het er helemaal mee eens’ dat ze erkenning of lof hebben gekregen voor hun goede werk in de afgelopen zeven dagen .

Het erkennen van werknemers voor goede opkomst en prestaties kan een van de laagste kosten, maar de grootste impact hebben op strategieën voor uw bedrijf. Hoewel u zich misschien wilt concentreren op het uitbannen van werknemers met slechte prestaties, u wilt de geweldige medewerkers die u tijdens het proces heeft niet verliezen. Zoek een manier om te bellen en beloon goede aanwezigheid op een regu grote basis. Stimuleer werknemers om volgende maand de lijst te maken door beloningen aan te bieden die ze niet willen missen, zoals een extra vrije dag of een kans om hun eigen schema voor een week te kiezen.

Er is geen oplossing voor het oplossen van ziekteverzuim van werknemers. U zult waarschijnlijk nog steeds telefoontjes ontvangen over verrassende ‘voedselvergiftiging’ of de altijd gemakkelijke vrijdaggriep. Maar door een eerlijk personeelsbeleid te implementeren, de aanwezigheidspatronen te documenteren en te volgen, afwezigheden aan te pakken wanneer ze zich voordoen, een actieplan te hebben voor buitensporige ziekteverzuim en eraan herinneren om een goede opkomst zo vaak als de slechte, ongeplande afwezigheden te roepen, de uitzondering zal worden, niet de regel. U kunt misschien niet voor elk aanwezigheidsscenario (of beren in de achtertuin) oplossen nieuwe verwachtingen voor uw team kunnen scheppen en een strategie hebben om het ziekteverzuim van werknemers vooruit te helpen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *