6 Nuttige voorbeelden van verontschuldigingsbrieven aan klanten

Opmerking: dit blogbericht is oorspronkelijk gepubliceerd op 19 januari 2017 en is een van onze meest populaire berichten, hebben we het bijgewerkt met het laatste onderzoek, up-to-date statistieken en best practices voor dit onderwerp.

Ruby Newell-Legners boek, Klanten begrijpen, vertelt ons dat er 12 nodig zijn positieve ervaringen om een onopgeloste negatieve ervaring goed te maken.

Het punt is, hoezeer we ze ook proberen te voorkomen – en jongen, we proberen het – negatieve ervaringen zullen nog steeds af en toe opduiken. terwijl. Als ze dat doen, kunnen we onze beste beentje voor zetten en het goedmaken door onze excuses aan te bieden aan onze klanten.

Veel bedrijven zijn bang voor het schrijven van excuses aan klanten uit angst om wangedrag toe te geven of de schuld te aanvaarden voor een onaangename situatie. . Een verontschuldiging is echter niet het einde van de wereld – sterker nog, het is verre van dat.

Een succesvolle verontschuldiging kan een negatieve ervaring in een positieve veranderen, een overstuur klant in een loyale, en van een slechte reputatie tot een geweldige. Hier zijn enkele voorbeelden van excuses voor slechte service, zodat u weet wat u moet doen als uw bedrijf op een vergelijkbare situatie moet reageren.

  • Excuses aanbieden voor slechte behandeling van klanten
  • Excuses aanbieden voor een beschadigd of defect product of service
  • Excuses aanbieden voor vertraagde of onjuiste verzending
  • Excuses aanbieden voor factureringsproblemen
  • Excuses aanbieden voor een terugroepactie van een product
  • Excuses aanbieden voor het annuleren van een service of evenement

Excuses aanbieden voor slechte behandeling van de klant

Heeft uw klant een uur van zijn dag verloren door over te gaan van vertegenwoordiger naar vertegenwoordiger naar een ogenschijnlijk eenvoudig probleem oplossen? Is uw klant boos na een ervaring met een onbeleefde en onbehulpzame werknemer of manager?

Strategisch managementadviesbureau McKinsey meldde dat 70% van de koopervaringen gebaseerd is op hoe de klant voelt dat hij behandeld wordt. Ongeacht wie er “gelijk” heeft in een gecompliceerde situatie, het is belangrijk om de klant oprechte verontschuldigingen te bieden.

Laten we twee voorbeelden vergelijken van een verontschuldigingsbrief aan een klant die vindt dat hij of zij heeft oneerlijk behandeld:

Slecht voorbeeld:

Beste Catherine,

Het spijt me zeer voor wat er is gebeurd. Het was onaanvaardbaar en zal nooit meer gebeuren.

De vertegenwoordiger met wie u sprak, heeft niet echt de hoorn op de haak gelegd – ik kreeg te horen dat hij heeft geprobeerd uw gesprek door te verbinden, maar dat het niet doorging. Aangezien het gesprek een tweede keer is afgebroken, wilt u misschien uw telefoondienst controleren provider. We zijn trots op onze service en zouden zoiets nooit doen.

Nogmaals, het spijt me zeer voor het ongemak. Neem contact op met de klantenondersteuning voor eventuele verdere vragen: onze medewerkers van de klantenservice zijn altijd erg blij om te helpen.

Met vriendelijke groet,

Ashley W.

In dit voorbeeld was Ashley erg vaag bij het naderen van de cus tomer’s probleem. In plaats van zich in te leven in Catherine, probeerde ze de schuld af te schuiven naar de telefoondienstverlener van de klant en de rol van het bedrijf in Catherine’s slechte ervaring te ontkennen. Uiteindelijk liet Ashley het probleem onopgelost en de klant ontevreden.

Laten we eens kijken wat er gebeurt als we dat opnieuw proberen:

Goed voorbeeld:

Beste Catherine ,

Namens, wil ik mijn oprechte excuses aanbieden voor de negatieve ervaring die u had met onze klantenservicemedewerker, Peter.

Ik realiseer me dat Peter niet behulpzaam was bij het oplossen van uw probleem, en dat toen u vroeg om met een manager te spreken, hij de telefoon ophing in plaats van uw gesprek door te verbinden. Ik begrijp uw frustratie omdat u niet op de juiste manier bent doorverwezen naar een dienstdoende supervisor, en uw nog grotere frustratie dat u weer in de wacht moet wachten, alleen omdat het gesprek bijna een half uur later is verbroken.

Op , we zijn er trots op dat we elke dag onze 100% geven om ervoor te zorgen dat aan de behoeften van onze klanten wordt voldaan. Ik weet dat we u in de steek hebben gelaten, en dat spijt ons zeer.

We doen ons best om elk van onze vertegenwoordigers te trainen in het correct omgaan met de problemen van onze klanten, inclusief het escaleren van problemen die ze kunnen niet helpen. Uw bezorgdheid is niet goed afgehandeld en we gaan stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat deze situatie zich niet herhaalt.

Vanaf aanstaande vrijdag vragen we onze klantenservicemedewerkers om een telefoontje -backnummer aan het begin van elk gesprek voor het geval het gesprek wordt verbroken. We zullen ook een verplichte beoordelingssessie houden om ervoor te zorgen dat onze vertegenwoordigers op de hoogte zijn van de juiste procedure voor het doorverbinden van oproepen.

Ik wil u bedanken dat u dit probleem onder onze aandacht hebt gebracht. We zijn altijd op zoek naar manieren om onze service te verbeteren, en uw feedback is een onschatbaar onderdeel van dat proces.

Mocht u in de toekomst hulp nodig hebben, aarzel dan niet om rechtstreeks contact met mij op te nemen, aangezien ik u graag persoonlijk zal helpen met alles wat u nodig heeft.

Met vriendelijke groet,

Ashley W.
Manager klantenservice
+1 (987) 000-1234

Door specifiek te zijn over wat er is gebeurd en precies aan te pakken wat Catherine’s negatieve ervaring was dat Ashley medelevend en begripvol overkwam voor het probleem van de klant. Ze valideerde en vertelde haar over de gevoelens van Catherine en liet haar de stappen zien die het bedrijf zou nemen om ervoor te zorgen dat het ongemak niet opnieuw zou gebeuren. Ze gaf Catherine zelfs haar persoonlijke contactgegevens, zodat ze haar in de toekomst rechtstreeks kon bereiken. Goed gedaan, Ashley!

Doen:

  • Sorry zeggen en oprechte spijt betuigen.
  • Wees specifiek over wat er is gebeurd.
  • Valideer en relateer aan de gevoelens van de klant.
  • Laat zien welke stappen uw bedrijf zal ondernemen om ervoor te zorgen dat het ongemak niet opnieuw zal gebeuren.
  • Geef uw klant uw contactgegevens voor extra maatregelen.

Niet doen:

  • Wees vaag.
  • Maak excuses of verschuif de schuld.
  • Laat het probleem onopgelost.

Gratis klantenservicesoftware met onbeperkt aantal agenten

Aanpasbare livechat met onbeperkte agenten en chats – plus e-mail, sociale media, sms & kennisbank – helemaal gratis, voor altijd!

Ontvang Comm100 gratis

Comm100 gratis

) niet-herhaal centrum; background-size: cover; “>

Excuses aanbieden voor een beschadigd of defect product of service

Onderzoek door Bain and Company toont aan dat het werven van een nieuwe klant ergens tussen de vijf ligt en 25 keer duurder dan het behouden van een bestaande.

Wanneer we worden benaderd door een klant die van streek is door een defect product of dienst, is reageren met een professionele verontschuldiging die de klant een probleemloze oplossing biedt een belangrijk onderdeel van het waarborgen van klantenbehoud.

Welke van deze twee excuses, denk je, deed het beter?

Slecht voorbeeld:

Beste Zachary,

Bedankt dat je contact met ons hebt opgenomen over je defecte Light Up Holiday Frame. Ik heb je terugbetaald voor het ongemak. Als je een nieuwe wilt bestellen, bezoek dan onze website op www.myholidayphotos.com, of bel ons om je bestelling te plaatsen via de telefoon.

Bedankt, en het spijt me nogmaals.

Met vriendelijke groet,

Janis L.

Vertegenwoordiger van de klantenservice

In deze eerste e Janis lijkt bijvoorbeeld op zoek te zijn naar de snelste manier om Zachary’s probleem van haar bord te halen. Ze betaalde hem zonder verdere vragen terug en stuurde hem door naar de website, waardoor hij, gezien deze vervelende extra stap, eerder geneigd was zijn aankoop te staken. Ze liet hem ook zonder een oplossing achter wat te doen met het beschadigde product.

Laten we kijken of we dingen kunnen oplossen met Zachary:

Goed voorbeeld:

Beste Zachary ,

Bedankt dat u contact met ons heeft opgenomen over uw defecte Light Up Holiday Fotolijst. Het spijt ons echt dat het item dat u heeft ontvangen niet werkte zoals beloofd. We begrijpen uw teleurstelling en bieden onze excuses aan voor het eventuele ongemak dat dit mogelijk heeft veroorzaakt.

Voordat we een product verzenden, ondergaat het verschillende stadia van kwaliteitscontroles. Het is onze bedoeling om alleen artikelen van de hoogste kwaliteit aan onze klanten te leveren, en we betreuren het dat uw product onze kwaliteitsmaten heeft overschreden.

We zijn doorgegaan en hebben u een nieuwe Light Up Holiday Picture Frame gestuurd, die moet binnen 3-5 werkdagen op het door u opgegeven adres aankomen. Wanneer u het ontvangt, stuurt u het defecte frame terug in de meegeleverde doos.

We begrijpen dat de voorbereiding op de vakantie een tijdgevoelige kwestie is, en we sturen u een kortingsbon van $ 10 korting op uw volgende aankoop in hoopt het ongemak te compenseren.

Nogmaals bedankt dat u dit probleem onder onze aandacht hebt gebracht. Aarzel niet om contact op te nemen als u nog vragen heeft.

Janis L.
Vertegenwoordiger van de klantenservice

Deze keer voorzag Janis de klant van een probleemloze vervanging. Ze legde de procedures voor kwaliteitscontroles van het bedrijf uit, waardoor Zachary er zeker van kon zijn dat hij kon verwachten dat zijn product de volgende keer volledig functioneel zou aankomen. Nadat ze had ingeschat hoe overstuur Zachary was over zijn gebrekkige aankoop, deed ze een extra stap om hem te laten zien dat zijn tevredenheid ertoe deed door hem een gratis kortingsbon aan te bieden.

Doen:

  • Leg uit waarom het defect / de schade een eenmalige gebeurtenis was.
  • Geef de klant een probleemloze vervanging.
  • Ga na hoe overstuur de klant is – bied indien nodig de klant een zorgfiche, zoals een korting, om te laten zien dat u om hun loyaliteit en tevredenheid geeft.

Niet doen:

  • Laat de klant zelf extra stappen ondernemen waarmee u hem gemakkelijk kunt helpen, zoals het opnieuw bestellen van een product.

Excuses voor vertraagde of onjuiste verzending

Er zijn verschillende scenario’s waarin een klant een item kan ontvangen dat te laat of onjuist is verzonden. Misschien is een artikel dat op de website als “beschikbaar” is gemeld, eigenlijk niet op voorraad. Misschien is de verzending door een sneeuwstorm vertraagd.

Volg in elk geval ons volgende goede voorbeeld van verontschuldigingen en vermijd het slechte.

Slecht voorbeeld:

Beste Alice,

Het spijt ons dat je je Rainbow kinderplafondventilator nog niet hebt ontvangen. Het item moet nog van onze provider zijn aangekomen en is helaas nog niet verzonden vanuit onze faciliteiten. Kom later bij ons terug om te zien of het is aangekomen.

Beste,

Edward B.

Hier heeft Edward geen informatie gegeven over de oorzaak van de vertraging in de verzending en wanneer haar product zou arriveren. Door haar te vertellen later terug te komen, creëerde Edward een ontevreden klant die opnieuw in de gevreesde rij zou wachten op eventuele antwoorden.

Laten we dat nog eens proberen:

Goed voorbeeld:

Beste Alice,

Het spijt ons zeer dat je de Rainbow nog steeds niet hebt ontvangen Plafondventilator voor kinderen die u p afgelopen donderdag bij ons gekocht op onze website.

De vraag naar dit populaire artikel heeft onze verwachtingen overtroffen en onze voorraad is uitgeput. We zullen echter aanstaande vrijdag een nieuwe zending fans ontvangen, die we naar onze klanten zullen versnellen.

We begrijpen dat je als loyale klant, wanneer je een aankoop doet, verwacht dat je je product op tijd ontvangt. manier. We weten dat we u in de steek hebben gelaten, en dat spijt ons zeer.

Geef ons alstublieft aan of u uw bestelling wilt annuleren of dat we de plafondventilator door ons willen laten verzenden zodra deze beschikbaar is. U kunt hier op elk moment klikken voor live verzending en service-updates. Nogmaals onze excuses voor dit ongemak.

Met vriendelijke groet,

Edward B.
Vertegenwoordiger van de klantenservice

In dit voorbeeld legde Edward uit de reden voor de vertraagde verzending en toonde zich bewust en bezorgd over het ongemak waarvan hij wist dat het Alice zou veroorzaken. Hij legde Alice een plan voor om haar het product zo snel mogelijk te bezorgen, en vertelde haar wanneer het op voorraad zou zijn. Ten slotte, door de link naar verzendupdates en tracking toe te voegen, gaf Edward Alice de tools die ze nodig had om de voortgang van haar bestelling te begeleiden zonder opnieuw contact op te nemen met de klantenservice. Goed gedaan, Edward!

Doen:

  • Leg uit waarom de verzending vertraagd was.
  • Laat zien dat je je realiseert en geeft om het ongemak mogelijk veroorzaakt.
  • Geef de klant een plan om hem zo snel mogelijk zijn product te bezorgen.
  • Voeg een link toe naar updates en tracking van zendingen.

Niet doen:

  • Wees vaag over de oorzaak van de verzendvertraging.
  • Wees vaag over wanneer de klant zijn zending zal ontvangen.

Excuses aanbieden voor factureringsproblemen

Factureringsproblemen kunnen erg frustrerend zijn voor een klant die een bestelling bij uw bedrijf heeft geplaatst. Toch is het een veel voorkomende fout. Mocht er zich een factureringsprobleem voordoen, neem dan contact op met uw klant zodra deze onder uw aandacht komt.

Hier is een voorbeeld van een verontschuldiging voor een slechte factureringsfout en hoe u dit kunt oplossen:

Slecht voorbeeld:

Beste Megan,

Bedankt dat je contact hebt opgenomen met de klantenservice. Het spijt me zeer dat uw aankoop twee keer in rekening is gebracht – ik heb geen idee waarom dat is gebeurd, aangezien dit bij ons bedrijf niet vaak voorkomt. Geef me hoe dan ook uw creditcardgegevens zodat ik de terugbetaling kan voltooien.

Bedankt,

Katie F.
Vertegenwoordiger van de klantenservice

In deze verontschuldigingsbrief verzaakte Katie de verantwoordelijkheid voor de factureringsfout en onthulde ze een gebrek aan expertise in het systeem van haar bedrijf door Megan te vragen gevoelige informatie te verstrekken die niet nodig was om de terugbetaling te voltooien (bekijk onze tips voor het geval u nee moeten zeggen tegen een restitutieverzoek van klanten.) U kunt dit soort verontschuldigingen professioneler maken door het volgende te schrijven:

Goed voorbeeld:

Beste Megan,

Bedankt u om contact op te nemen met de klantenservice. Het spijt ons zeer dat u voor hetzelfde product twee keer moet betalen. We begrijpen dat de fout aan onze kant was, en het is geen fout die we licht opvatten.

Volgens ons technische team was de fout te wijten aan een computerstoring in ons geautomatiseerde factureringssysteem. Als gevolg van dit probleem, en om dit in de toekomst te voorkomen, worden er nieuwe updates aan het systeem aangebracht. In de tussentijd hebben we u het volledige bedrag van een van de kosten terugbetaald, ofwel $ 49,99 plus belasting. Het kan 1 tot 3 werkdagen duren voordat het bedrag weer op uw kaart staat.

We hopen dat dit voldoende is om de fout te corrigeren en eventuele ongemakken te verhelpen die dit voor u heeft veroorzaakt. Bedankt dat u ons hiervan op de hoogte heeft gesteld. Het zal ons helpen onze activiteiten en services te verbeteren.

We stellen uw bedrijf zeer op prijs. Als er nog andere problemen zijn die moeten worden aangepakt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Met vriendelijke groet,

Katie F.
Vertegenwoordiger van de klantenservice

Deze keer was Katie’s verontschuldiging oprecht en nauwkeurig. Door Megan te vertellen wat er met het systeem aan de hand was, zorgde Katie ervoor dat zij en de klant op dezelfde pagina zaten. Door haar snel en zonder aarzeling terug te betalen, bespaarde Katie Megan ook de zorgen en stress om zich af te vragen of ze ooit haar geld terug zou krijgen.

Do:

  • Leg zo mogelijk de reden voor de factureringsfout.
  • Geef de klant een onmiddellijke terugbetaling als er dubbele kosten in rekening worden gebracht.

Niet doen:

  • Verbinding verbreken aan of verantwoordelijkheid voor wat er is gebeurd.
  • Vraag uw klant om informatie die u niet nodig heeft.
  • Vraag de klant om u online gevoelige informatie te sturen.

Excuses aanbieden voor een terugroepactie van een product

Van ingeblikte voedingsproducten tot de terugroepactie van Samsung Galaxy Note7: terugroepacties zijn een veelvoorkomende bron van zowel openbare als gepersonaliseerde verontschuldigingsbrieven van klanten.

Mocht uw bedrijf een product hebben dat moet worden teruggeroepen, gebruik dan deze voorbeeldbrieven als richtlijn om te weten wat u wel en niet moet doen bij het opstellen van uw eigen verontschuldigingsbrief.

Slecht voorbeeld:

Beste klant,

Het spijt ons voor wat er is gebeurd gebeurde met onze serie tonijnblikken, vervaldatum februari 2019 tot mei 2019.

Hoewel we extreem hard werken aan het produceren van producten waar onze klanten dol op zullen zijn, kan de visindustrie moeilijk zijn. De vervuiling van het oceaanwater met vervuiling betekent soms de besmetting van de vis, een epidemie die de laatste jaren is toegenomen.

Toch is dit een eenmalig incident. We zullen blijven streven om marktleiders te zijn en zullen preventieve maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat dit niet opnieuw gebeurt.

Het spijt ons zeer aan al degenen die getroffen zijn. We hopen dat u ons merk trouw blijft.

Met vriendelijke groet,

John Doe
President en CEO.

Zoals je kunt aan deze brief zien dat John een beginneling met verontschuldigingen is. Hij verzon excuses voor zijn product, maakte zijn klanten mogelijk bang met onheilspellende details en slaagde er niet in zijn klanten een oplossing voor de lange of korte termijn te bieden. Waarom zouden zijn klanten met een brief als deze trouw blijven aan zijn merk? Laten we eens kijken of we dit kunnen veranderen:

Goed voorbeeld:

Geachte klant,

Bij, is het onze missie om onze klanten alleen de meest verse, hoogste kwaliteit blikjes zeevruchtenproducten. Dat gezegd hebbende, onze eerste prioriteit is de veiligheid en tevredenheid van onze klanten tijdens het consumeren van onze producten. Het spijt me te moeten zeggen dat onze meest recente serie tonijnconserven niet aan die belofte heeft voldaan.

Helaas is gebleken dat onze serie tonijn, bedrukt met de vervaldatums februari 2019 tot en met mei 2019, onveilige hoeveelheden kwik bevat . De vissen die we gebruiken, worden in het wild gevangen en niet gekweekt, en we testen onze producten uitvoerig voordat we ze voor het publiek beschikbaar maken. Het spijt ons zeer dat deze serie blikken onze kwaliteitsnormen heeft overschreden.

Hoewel we deze ontdekking zeer betreuren, zijn we verheugd deze communicatielijn te openen om de veiligheid van onze klanten te waarborgen.

Als u blikjes tonijn met deze vervaldatums in uw bezit heeft, kunt u deze terugbrengen naar de supermarkt waar ze zijn gekocht, of ze gratis naar het volgende adres sturen voor een volledige terugbetaling:

Als u een of meerdere blikjes tonijn met deze houdbaarheidsdatum heeft gegeten, hoeft u geen medische hulp in te roepen, maar het is raadzaam om niet door te gaan met de consumptie.

Het spijt ons zeer aan onze gewaardeerde klanten die zowel getroffen als onaangetast waren. We zullen doorgaan met het ontwikkelen van de producten waar onze klanten dol op zijn, maar met uitgebreidere kwaliteitstests om ervoor te zorgen dat deze situatie een geïsoleerd incident blijft.

We danken u allemaal voor uw loyaliteit gedurende deze 25 jaar dat we in het bedrijfsleven – we zullen er alles aan doen om u niet opnieuw teleur te stellen.

Met vriendelijke groet,

John Doe
President en CEO

Deze keer , Blonk John uit door zijn klanten te laten weten dat zij zijn prioriteit hebben. Door de missie van zijn bedrijf op te roepen, herinnerde hij kopers er tegelijkertijd aan waarom ze loyaal waren aan het bedrijf en typeerde hij de terugroepactie als een zeldzaam incident. Door zijn klanten specifieke informatie te geven over de terugroepactie en hoe te handelen, zette John de eerste stap om het vertrouwen tussen zijn bedrijf en zijn klanten te herwinnen.

Do:

  • Maak uw klant zich gewaardeerd voelen.
  • Presenteer de missie van uw bedrijf en hoe deze verklaring betrekking heeft op de terugroepsituatie.
  • Geef details over de terugroepactie.
  • Geef betrokken klanten exacte informatie over hoe ze moeten handelen.

Niet doen:

  • Verzin excuses.
  • Maak je klant bang met onheilspellende details.
  • Geef vage informatie die geen oplossing biedt.

Excuses aanbieden voor het annuleren van een dienst of evenement

Het is belangrijk dat uw bedrijf zich verontschuldigt voor het ongemak dat het annuleren van een dienst of evenement voor klanten kan veroorzaken. Net als het terugroepen van producten, kunnen annuleringen om een aantal redenen plaatsvinden, zoals de veiligheid van de klant (zoals bij een vlucht), een slechte opkomst of beoordelingen van klanten (zoals bij een tv-programma) of de afwezigheid van een belangrijke deelnemer aan een evenement ( zoals in een werkplaats). Bekijk deze laatste voorbeelden van zakelijke verontschuldigingsbrieven voor het annuleren van een dienst of evenement.

Slecht voorbeeld:

Geachte klant,

Helaas was de workshop die u van plan was het bijwonen werd geannuleerd. Onze excuses voor het eventuele ongemak dat dit kan veroorzaken.

We doen ons best om onze workshops altijd volgens planning te geven. Soms gaan dingen echter niet zoals gepland.

Laat het ons weten als u vragen of opmerkingen heeft over deze annulering, dan helpen we u graag verder.

Met vriendelijke groet,

Brian C.
Event Manager

In dit geval was Brian’s verontschuldigingsbrief erg onpersoonlijk. Het zorgde er ook voor dat de klant niet zeker wist of, wanneer en hoe hij het geld zou terugkrijgen dat hij voor een stoel bij dit evenement had betaald. Hier is Brian’s tweede poging:

Goed voorbeeld:

Beste Alexander,

Het spijt me u zeer te moeten mededelen dat onze workshop “Positiviteit oefenen: de kunst van een gelukkig werk Milieu ”, is geannuleerd vanwege de orkaan die aanstaande vrijdag zal landen.

Vanwege de onveilige weersomstandigheden kunnen we niet doorgaan met het evenement zoals gepland. Sorry voor alle ongemak dat deze annulering kan veroorzaken. De veiligheid van onze gasten en sprekers is onze eerste zorg.

We hopen deze workshop te kunnen verzetten voor een latere datum en sturen u zo snel mogelijk een e-mail aangezien we de details met betrekking tot deze wijziging hebben uitgewerkt. Voorlopig geven we al onze gasten terug die van plan waren om dit evenement bij te wonen. De totale waarde van uw aankoop zou binnen één tot drie werkdagen op uw bankrekening moeten worden teruggestort. .

We willen u hartelijk bedanken voor uw interesse in ons evenement – uw aankoop helpt ons bij het plannen van toekomstige workshops en evenementen. klik hier om ons schema van aankomende workshops deze maand te zien.

Met vriendelijke groet,

Brian C.
Event Manager

Deze keer, de verontschuldigingsbrief was specifiek over de gebeurtenissen rond de annulering. Gezien zowel de snelle terugbetaling als de vermelding van het verplaatsen van het evenement, gaf Brian Alexander een goede indruk van de efficiëntie en organisatorische vaardigheden van zijn bedrijf. Door een link naar het schema van de komende workshops op te nemen, slaagde Brian erin om van deze excuusbrief een kans te maken om toekomstige evenementen te promoten.

Do:

  • Laat uw klant zien dat ze zijn een essentieel onderdeel van het succes van uw bedrijf.
  • Betaal uw klant onmiddellijk terug.
  • Laat uw klant weten of en wanneer het evenement kan worden verzet.
  • Bied uw klant andere opties.

Niet doen:

  • Bewaar de reden voor de annulering bij de klant.
  • Laat uw klant onduidelijk over wanneer en hoe ze worden vergoed.

Conclusie

Wanneer we een excuusbrief aan een klant schrijven, zijn we gedwongen om na te denken over onze missie en merkidentiteit, en om aan te geven hoe we wel of niet voldoen aan de behoeften van de klant. Door de perfecte verontschuldigingsbrief op te stellen, laten we uiteindelijk zien dat we bereid zijn om de moeilijke momenten van het leven direct aan te pakken en klanttevredenheid voorop te stellen.

Bekijk de verontschuldigingsbrieven uit het verleden van uw bedrijf en kijk hoe ze zich verhouden op deze voorbeelden. Het is nooit te laat om een excuusmeester te worden. Lees voor meer informatie onze blogpost, Effectief verontschuldigingen aanbieden aan klanten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *