従業員の欠勤に対処するための6ステップのプロセス

一見(または遅刻)、従業員の欠勤と遅刻はそれほど大きな問題ではないように思われるかもしれません。結局のところ、緊急事態が発生します。シフトが再配置され、チームが集まって病気の同僚をカバーするのを見るのは気分がいいです。しかし、たまに少なくとも月に1回、あるいは週に1回になるとどうなるでしょうか。欠勤が時々止まり、代わりに行動のパターンになった場合はどうなりますか?

従業員の欠勤とは何ですか?

従業員欠勤とは、正当な理由がないまま職場に頻繁に出席できないことです。欠勤には、時折のノーコール、ノーショー、または病気や車のトラブルなどの制御できないインスタンスは含まれません。

CareerBuilderの年次調査によると、従業員の欠勤は現在増加しており、2017年の労働者の40%が、2016年の35%から、過去12か月間に病気にかかったことを認めています。呼びかけは、クマが従業員の庭にいて怖くて出られないという主張から、犬が車の鍵を飲み込んだという主張まで多岐にわたりました。また、2015年だけでも、欠勤に関連する生産性の低下により、米国の雇用主は年間2,258億ドル、つまり従業員1人あたり1,685ドルの損失を被りました。

従業員の欠勤への対処方法

従業員の欠勤は一度対処するのが難しい場合がありますそれはあなたのチームによって習慣または受け入れられた行動になりました。結局のところ、時間通りに働くように従業員を強制することはできません。ただし、予期しない欠勤のコストが加算されるのを監視する代わりに、次の6つのステッププロセスを試して、従業員の欠勤を減らします。

従業員の出席ポリシーを作成する

処理方法を学ぶための最初のステップ従業員の欠勤?公式の従業員出席ポリシーを作成します。職場への出席は簡単である必要があります—スケジュールどおりに時間どおりに現れます。しかし実際には、従業員の欠勤を追跡、文書化、修正する方法を理解することは複雑になり、多くのIFTTW(もしそうなら、何を)のシナリオが伴う可能性があります。従業員が45分遅れて来ても、それでも現れた場合はどうなりますか?病気の子供や別の緊急事態が発生した場合はどうなりますか?彼らがまったく仕事に出てこない場合はどうなりますか?では、どうしますか?

あなたのビジネスに公式の人事部門がないか、5人か50人の従業員がいるかは関係ありません。公式の出席ポリシーは、すべてのチームメンバーに仕事の行動と懲戒処分への期待を明確にします。ですから、あなたとあなたの従業員の両方に公平な方針をまとめるために、今少し時間を取ってください。予定された欠席、予定外の欠席、遅刻などのさまざまな出席の問題を検討し、必要な懲戒処分とそれぞれの次のステップを決定します。複雑にする必要はありません。代わりに、主観性を排除し、各タイプの欠勤の意味を明確でわかりやすい言葉で定義するポリシーの作成に焦点を当てます。

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終了したら、新しい出席ポリシーを棚のバインダーに貼り付けたり、非表示にしたりしないでください従業員ハンドブックの細字でそれを。新入社員を含むすべての従業員がそれを見る機会があり、変更を認識していることを確認してください。責任の共有として出席することの重要性を強調し、誰もが交渉の終わりを延期することが期待されていることを強調します。従業員に、ポリシーを読み、新しい出席要件の下で働くことに同意することを確認する権利放棄書に署名してもらいます。後で懲戒処分の問題が発生した場合に備えて、記録で書面で確認することをお勧めします。そして、懲戒問題について言えば…

出席ポリシーを一貫して実施する

習慣は一夜にして生まれません。従業員の欠勤のパターンは、時間の経過とともに発展し、問題が机に着くまでにすでに受け入れられている行動と見なされる可能性があります。従業員の欠勤に対処する方法を学ぶためには、毎回、一貫して出席ポリシーを実施する必要があります。

それは、従業員に共感を示すことができない、または小刻みに動くことができないという意味ではありません。緊急事態の余地。代わりに、これらの状況をポリシーに積極的に組み込みます。予定外の欠席については、エスカレーションを行ってください。 1つは許容できるかもしれませんが、2つは正式なレビューをトリガーする可能性があります。ただし、予定外の欠勤は「ノーショー」とは大きく異なります。

遅刻することをテキストメッセージで送信したり、同僚と交換したり、病気で電話をかけたりすると、少なくとも従業員が勝ったことがわかります。予定どおりに仕事に取り組まないでください。代わりの人を見つけたり、人員不足のシフトに備える時間を与える可能性があります。ノーショーは、彼らがどこにいるのか、何が起こったのか疑問に思い、チーム全体をぶら下げたままにする可能性があります。両方の出席シナリオに対して異なる行動計画を立て、それを上司と経営陣を含むすべての従業員に適用します。

従業員の欠勤を追跡します

従業員の出席に対処する場合、完全な記録を保持することが重要です。従業員の欠勤を追跡する方法は、あなたと、出席ポリシーを実施するシフトリーダーまたはスーパーバイザーにとって何が最も効果的かによって異なります。従業員の時間を追跡する簡単な方法の1つは、便利な出勤/退勤通知をすぐに提供するタイムレコーダーアプリを使用することです。

欠勤が発生するたびに、次のいずれかにメモしてください。従業員の計時システムまたは従業員のパフォーマンスツール。または、出席の問題を追跡するためだけに、スタンドアロンのスプレッドシートを作成することを検討してください。従業員の欠勤を文書化する方法に関する戦略が整っていないと、従業員の出席を追跡し、1回限りの予定外の欠勤がパターンになり始めたときにフラグを立てることが難しい場合があります。

チームが十分に小さい場合、自分へのアクセスを制限することで、従業員の行動を追跡するのに十分な場合があります。ただし、一度にどこにでも行けない場合は、別の列やその週のシフトスケジュールの表記であっても、他の監督者が欠席や遅刻を記録する方法があることを確認してください。

なぜすべてを文書化するのですか?ほとんどの州は随意雇用を合法化しています。つまり、雇用主が解雇の「正当な理由」を立証しなくても従業員を解雇することができます。ただし、それはあなたが望む人を解雇するための空白のチェックがあるという意味ではありません。あなたは不法な解雇訴訟の危険にさらされており、あなたの最初の防衛線は十分に文書化された紙の証跡です。

欠席も家族&医療に該当する可能性があります休暇法(FMLA)および米国障害者法(ADA)に準拠しており、従業員にさまざまな種類の不在の「イベント」に対する法的保護または対応を提供します。一部の州では、強制的な有給の病気休暇も制定しています。予定された欠勤と予定外の欠勤の両方を含むさまざまな欠勤を追跡して、雇用主としての法的要件を満たしていることを確認します。また、欠勤関連の問題で従業員を解雇する必要がある場合は、意思決定を裏付ける記録があります。

予定外の欠勤やノーショーにすぐに対処する

欠勤が発生します。しかし、従業員が病気で電話をかけたり、シフトに現れなかった場合は、状況に直接対処してください。その間にあまり多くの時間(または別の不在)を渡さないでください。彼らが仕事に戻ったら、座って、何が起こったのか、なぜ起こったのか、そして彼らが前進するために何が期待されているのかについて話し合います。欠席が何らかの懲戒処分や業績計画の引き金となったかどうかを彼らに知らせてください。

欠席の期間によっては、正式な職場復帰面接を行うこともできます。過去の調査によると、職場復帰の面接は欠勤率にプラスの影響を与え、小規模雇用者にとってもうまくいく可能性があることが示されています。従業員は、帰国時に最初に欠勤に対処することで、自分の行動が真剣に受け止められ、見過ごされていないことを認識します。

症状を治療するだけでなく、原因を発見します。

前に説明したように、FMLAやADAコンプライアンスなど、従業員の長期欠勤には正当な法的理由があります。他のシナリオでは、今が線を引く場所を決定するときです。従業員は、正式なアクションをトリガーする前に、金曜日と月曜日にどのくらいの頻度で電話をかけることができますか?彼らは隔週の火曜日に間に合うように見えないのでしょうか? 1つのノーショーが多すぎませんか?

従業員の出席のパターンに気付いた場合は、それを呼び出してください。彼らの欠席が特定の日に落ちる傾向がある理由を直接彼らに尋ね、証拠としてあなたの文書を使用してください。特定の時間と日付を指摘し、それらがどのように反応するかを確認します。

仕事以外にも、従業員の出席に影響を与え、過度の欠勤につながることがある場合があります。デイケアのスケジュールが変更されたため、特定の曜日にベビーシッターを見つけるのが困難になった可能性があります。彼らは夜のクラスを始めて、朝の時間通りにそれを作るのに苦労しているかもしれません。結局、それは従業員ではなく、彼らのスケジュールかもしれません。

従業員が過度の欠勤の正当な理由を持っていて、そうでなければ彼らの業績が強い場合は、一緒に物事を修正する方法を見つけてください。パフォーマンス改善計画を作成し、従業員の可用性フォームを更新し、必要に応じてスケジュールを調整します。今後30日間の目標を設定します。これには、欠席や遅刻がなくなることも含まれます。しかし、週末を早めに開始するための仕事が足りない場合は、難しい決断を迫られます。

ここで重要なのは、物事を行き過ぎないようにすることです。うまくいけば、あなたの新入社員の出席ポリシーは、彼らの開始時に出席の問題にフラグを立てて修正するでしょう。従業員とのオープンなコミュニケーションを維持することは、欠勤につながる可能性のある仕事のスケジュールに関する問題について従業員が安心して話し合うのにも役立ちます。

良い行動に報いることを忘れないでください

先月、どの従業員が仕事を逃したか、遅れて来たか、病気で呼ばれたかを思い出してください。さて、しなかった人のことを考えてください。大変でしたか?より簡単に?誰がより目立ったのですか?

職場では、不在は存在よりも強く感じられることが多く、正当な理由があります。誰かが仕事をするために現れない場合、それはチーム全体に負担をかけます。しかし、毎日時間どおりに現れ、バックグラウンドでビジネスを円滑に運営している従業員はどうでしょうか?

統計を見てみましょう。

  • 職場で認められていると感じない人は、来年に辞めるつもりだと言う可能性が2倍になりますが、認められた従業員はより忠実で熱心です。
  • 今日の成長するミレニアル世代の労働力では、最大76%ミレニアル世代の多くは、感謝されないと仕事を辞めると言っています。
  • 米国の労働者の3人に1人だけが、過去7日間に良い仕事をしたことで認められたり賞賛されたりしたことに「強く同意」しています。 。

従業員の出席率とパフォーマンスの高さを認めることは、コストが最も低く、ビジネスに最も影響を与える戦略の1つです。パフォーマンスの低い従業員を排除することに集中したい場合は、その過程で優秀な従業員を失いたくないのです。レグへの出席を呼びかけ、報いる方法を見つけましょう。 larベース。従業員が来月リストを作成するように奨励するために、追加の休日や1週間の独自のスケジュールを選択する機会など、見逃したくない報酬を提供します。

従業員の欠勤を修正する方法に関しては、一夜にして解決策はありません。サプライズの「食中毒」やいつも便利な金曜日のインフルエンザについての電話をかける可能性がありますが、公正な従業員の出席ポリシーを実装し、出席パターンを文書化して追跡し、欠勤が発生したときに対処し、過度の行動計画を立てることによって欠勤と、予定外の悪い欠席が例外になり始めるのと同じくらい頻繁に良い出席を呼びかけることを忘れないでください。すべての出席シナリオ(または裏庭のクマ)を解決できない場合がありますが、チームに新たな期待を設定し、従業員の欠勤を前進させるための戦略を立てることができます。

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