Il processo in 6 fasi per trattare l’assenteismo dei dipendenti

A prima vista (o in ritardo), l’assenteismo e il ritardo dei dipendenti potrebbero non sembrare un grosso problema. Dopo tutto, le emergenze accadono. I turni vengono riorganizzati e può essere bello vedere la tua squadra riunirsi e coprire un collega malato. Ma cosa succede se ogni tanto diventa almeno una volta al mese, o anche una volta alla settimana? E se l’assenteismo smette di diventare di tanto in tanto e diventa invece un modello di comportamento?

Che cos’è l’assenteismo dei dipendenti?

Dipendente l’assenteismo è una frequente mancanza di partecipazione al lavoro senza un valido motivo. L’assenteismo non include l’occasionale mancata chiamata, mancata presentazione o casi che non possono essere controllati, come malattia o problemi alla macchina.

Secondo il sondaggio annuale di CareerBuilder, l’assenteismo dei dipendenti è attualmente in aumento, con il 40% dei lavoratori nel 2017 che ammette di essersi ammalato negli ultimi 12 mesi quando non lo era, rispetto al 35% nel 2016. Scuse segnalate per le chiamate sono andate dalle affermazioni secondo cui un orso era nel cortile di un dipendente ed erano troppo spaventate per uscire, a un cane che ingoiava le chiavi della macchina. E solo nel 2015, le perdite di produttività legate all’assenteismo sono costate ai datori di lavoro statunitensi $ 225,8 miliardi all’anno, ovvero $ 1.685 per dipendente.

Come affrontare l’assenteismo dei dipendenti

L’assenteismo dei dipendenti può essere difficile da affrontare una volta sola è diventata un’abitudine o un comportamento accettato dalla tua squadra. Dopotutto, non puoi costringere i dipendenti a presentarsi al lavoro in tempo. Ma invece di guardare i costi delle assenze impreviste si sommano, prova questo processo in sei fasi per ridurre l’assenteismo dei dipendenti:

Crea una politica di partecipazione dei dipendenti

Il primo passo per imparare a gestire assenteismo dei dipendenti? Creare una politica di partecipazione ufficiale dei dipendenti. La presenza sul posto di lavoro dovrebbe essere semplice: presentarsi in tempo, come programmato. Ma in realtà, capire come monitorare, documentare e correggere l’assenteismo dei dipendenti può diventare complicato e comportare molti scenari IFTTW – se quello, allora cosa -. E se un dipendente arriva con 45 minuti di ritardo, ma si presenta comunque? E se hanno un bambino malato o un’altra emergenza? E se non si presentassero affatto al lavoro? Allora cosa?

Non importa se la tua azienda non dispone di un dipartimento Risorse umane ufficiale o se hai cinque o cinquanta dipendenti. Una politica di partecipazione ufficiale rende chiare a tutti i membri del team le aspettative per il comportamento sul lavoro e l’azione disciplinare. Quindi dedica un po ‘di tempo a mettere insieme una politica che sia equa sia per te che per i tuoi dipendenti. Considera diversi problemi di presenza come assenze programmate, assenze non programmate e ritardi, quindi decidi le azioni disciplinari necessarie e i passaggi successivi per ciascuno. Non è necessario che sia complicato. Concentrati invece sulla creazione di una politica che escluda la soggettività e definisca il significato di ogni tipo di assenza in un linguaggio chiaro e semplice.

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Una volta che hai finito, non limitarti a incollare la tua nuova politica di partecipazione in un raccoglitore sullo scaffale o nasconderti nella stampa fine di un manuale per i dipendenti. Assicurati che ogni dipendente, compresi i nuovi assunti, abbia la possibilità di vederlo e sia informato dei cambiamenti. Sottolinea l’importanza della partecipazione come responsabilità condivisa e che ci si aspetta che tutti mantengano la loro parte dell’accordo. Chiedi ai tuoi dipendenti di firmare una rinuncia a conferma che hanno letto la politica e che acconsentono a lavorare secondo i nuovi requisiti di frequenza. È una buona idea che la tua documentazione lo confermi per iscritto qualora dovessero sorgere problemi disciplinari in seguito. E a proposito di questioni disciplinari …

Applica costantemente la tua politica di partecipazione

Un’abitudine non emerge dall’oggi al domani. Un modello di assenteismo dei dipendenti è qualcosa che si sviluppa nel tempo e può già essere visto come un comportamento accettato nel momento in cui il problema si presenta sulla tua scrivania. Per imparare a gestire l’assenteismo dei dipendenti, devi applicare la tua politica di presenza in modo coerente, ogni volta.

Ciò non significa che non puoi mostrare empatia ai dipendenti o non puoi avere alcun dimenamento spazio per le emergenze. Invece, inserisci in modo proattivo quelle situazioni nella tua politica. Avere qualche escalation per le assenze non programmate. Uno può essere accettabile, ma due possono attivare una revisione formale. Ma ricorda: un’assenza non programmata è molto diversa da un “no-show”.

Inviare messaggi di testo che arriveranno in ritardo, scambiare con un collega o chiamare per malattia ti fa almeno notare che un dipendente ha vinto non farlo funzionare come previsto e potrebbe darti il tempo di trovare un sostituto o prepararti per un turno a corto di personale.Un no-show può lasciarti a chiederti dove siano, cosa sia successo e lasciare in sospeso tutta la tua squadra. Avere un piano d’azione diverso per entrambi gli scenari di presenza e applicarlo a tutti i dipendenti, compresi i supervisori e la direzione.

Tieni traccia delle assenze dei dipendenti

Quando si tratta di gestire la presenza dei dipendenti, è importante mantenere registrazioni complete. Il modo in cui monitorare l’assenteismo dei dipendenti dipende da ciò che funziona meglio per te e per qualsiasi capo turno o supervisore che applicherà la politica di partecipazione. Un modo semplice per tenere traccia del tempo dei tuoi dipendenti è con un’app orologio, che fornisce immediatamente utili notifiche orologio in entrata / in uscita.

Ogni volta che si verifica un’assenza, prenderne nota, o sistema di cronometraggio dei dipendenti o in uno strumento per le prestazioni dei dipendenti. Oppure, prendi in considerazione la creazione di un foglio di calcolo autonomo solo per monitorare i problemi di partecipazione. Senza una strategia in atto per documentare l’assenteismo dei dipendenti, potrebbe essere difficile tenere traccia della presenza dei dipendenti e segnalare quando le assenze una tantum non programmate iniziano a diventare un modello.

Se il tuo team è abbastanza piccolo, limitare l’accesso a se stessi può essere sufficiente per monitorare il comportamento dei dipendenti. Ma se non sei in grado di essere ovunque contemporaneamente, assicurati che anche gli altri supervisori abbiano un modo per documentare le assenze e gli arrivi in ritardo, anche se si tratta solo di una colonna separata o di un’annotazione sul programma dei turni di quella settimana.

Perché documentare tutto? La maggior parte degli stati ha legalizzato il lavoro a volontà, il che significa che i dipendenti possono essere licenziati senza che i datori di lavoro debbano stabilire la “giusta causa” per il licenziamento. Tuttavia, ciò non significa che tu abbia un assegno in bianco per licenziare chi vuoi: cattive pratiche di licenziamento possono ancora mettere sei a rischio di una causa di risoluzione illecita e la tua prima linea di difesa è una traccia cartacea ben documentata.

Le assenze possono anche rientrare nella famiglia & Medical Conformità al Leave Act (FMLA) e all’Americans with Disabilities Act (ADA), che forniscono ai dipendenti protezione legale o sistemazione per diversi tipi di “eventi di assenza”. ” Alcuni stati hanno emanato anche congedi per malattia retribuiti obbligatori. Tieni traccia delle diverse assenze, comprese quelle programmate e non programmate, per assicurarti di soddisfare i tuoi requisiti legali come datore di lavoro. E nel caso in cui tu abbia bisogno di lasciare andare un dipendente per problemi relativi all’assenza, avrai un record che supporta le tue decisioni.

Affronta immediatamente le assenze non programmate e le mancate presentazioni

Si verificano assenze. Ma quando un dipendente si ammala o non si presenta per un turno, affronta direttamente la situazione. Non lasciate passare troppo tempo (o anche un’altra assenza) nel mezzo. Una volta tornati al lavoro, siediti e fai una conversazione su cosa è successo, perché è successo e cosa ci si aspetta da loro che andranno avanti. Assicurati che sappiano se la loro assenza ha innescato un qualsiasi tipo di azione disciplinare o un piano di prestazioni.

A seconda di quanto tempo è stata l’assenza, potresti persino voler tenere un colloquio formale di ritorno al lavoro. Ricerche passate hanno dimostrato che i colloqui di ritorno al lavoro hanno un impatto positivo sui tassi di assenze e possono anche funzionare meglio per i piccoli datori di lavoro. Affrontando le assenze per prima cosa quando tornano, i dipendenti riconosceranno che il loro comportamento è preso sul serio e non scivola inosservato.

Non limitarti a trattare i sintomi, scopri la causa.

Come abbiamo detto prima, ci sono validi motivi legali per assenze prolungate dei dipendenti come la conformità FMLA o ADA. Per altri scenari, ora è il momento di decidere dove tracciare la linea. Con che frequenza un dipendente può chiamare il venerdì e il lunedì prima che attivi un’azione formale? Non riescono a non arrivare in tempo ogni altro martedì? Una mancata presentazione è di troppo?

Se noti uno schema nella presenza di un dipendente, segnalalo. Chiedi loro direttamente perché le loro assenze tendono a cadere in determinati giorni e utilizza la tua documentazione come prova. Indica orari e date specifici e guarda come rispondono.

Potresti scoprire che ci sono altre cose al di fuori del lavoro che influiscono sulla presenza dei tuoi dipendenti e portano ad assenze eccessive. Potrebbe esserci stato un cambiamento nel loro programma di asilo nido che rende difficile trovare una babysitter in determinati giorni della settimana. Potrebbero aver iniziato i corsi serali e lottare per arrivare in orario la mattina. Alla fine, potrebbe non essere affatto il dipendente, ma il loro programma.

Se i tuoi dipendenti hanno un valido ragionamento per le assenze eccessive e le loro prestazioni sono forti, altrimenti, trova un modo per correggere le cose insieme. Crea un piano di miglioramento delle prestazioni, aggiorna i moduli di disponibilità dei dipendenti e modifica i programmi dove possibile, se necessario. Stabilisci degli obiettivi per loro nei prossimi 30 giorni, inclusa la cessazione delle assenze o dei ritardi. Ma se manca solo il lavoro per iniziare il fine settimana in anticipo, è tempo di prendere alcune decisioni difficili.

La chiave qui è non lasciare che le cose vadano troppo lontano.Si spera che la nuova politica di presenza dei dipendenti contrassegni e corregga i problemi di presenza all’inizio. Mantenere una linea di comunicazione aperta con i dipendenti può anche aiutarli a sentirsi a proprio agio nel discutere eventuali problemi con i loro orari di lavoro che potrebbero portare ad assenze.

Non dimenticare di premiare il buon comportamento

Pensa a quale dei tuoi dipendenti ha perso il lavoro, è arrivato in ritardo o si è ammalato nell’ultimo mese. Ora, pensa a quelli che non l’hanno fatto. È stato più difficile? Più facile? Chi si è distinto di più?

Sul posto di lavoro, l’assenza è spesso avvertita più fortemente della presenza e per una buona ragione. Se qualcuno non si presenta per fare il proprio lavoro, mette a dura prova l’intero team. Ma per quanto riguarda i dipendenti che si presentano puntuali ogni giorno e mantengono la tua attività senza intoppi in background?

Diamo un’occhiata alle statistiche:

  • Dipendenti che non si sentono riconosciuti al lavoro hanno il doppio delle probabilità di dire che intendono dimettersi nel prossimo anno, mentre i dipendenti riconosciuti sono più fedeli e coinvolti.
  • Nella forza lavoro millenaria di oggi, fino al 76% dei millennial afferma che lascerebbe un lavoro se non si sentisse apprezzato.
  • Solo un lavoratore su tre negli Stati Uniti “concorda fortemente” di aver ricevuto riconoscimenti o elogi per aver svolto un buon lavoro negli ultimi sette giorni .

Riconoscere i dipendenti per una buona partecipazione e prestazioni può essere una delle strategie con il costo più basso, ma con il più alto impatto per la tua azienda. Anche se potresti concentrarti sull’estirpare i dipendenti con scarso rendimento, non vuoi perdere i fantastici dipendenti che hai nel processo. Trova un modo per chiamare e premiare la buona partecipazione a un base lar. Incentiva i dipendenti a figurare nell’elenco il mese prossimo offrendo ricompense che non vorranno perdere, come un giorno di riposo in più o la possibilità di scegliere il proprio programma per una settimana.

Non esiste una soluzione immediata quando si tratta di risolvere l’assenteismo dei dipendenti. Probabilmente continuerai a fare telefonate su “intossicazione alimentare” a sorpresa o l’influenza del venerdì sempre conveniente. Ma implementando una politica di partecipazione equa dei dipendenti, documentando e monitorando i modelli di partecipazione, affrontando le assenze quando si verificano, avendo un piano d’azione per l’assenteismo e il ricordarsi di segnalare una buona presenza tutte le volte che le assenze non programmate inizieranno a diventare l’eccezione, non la regola. Potresti non essere in grado di risolvere per ogni scenario di presenza (o orsi nel cortile di casa), ma essere in grado di stabilire nuove aspettative per il tuo team e avere una strategia in atto per evitare l’assenteismo dei dipendenti.

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