Excelin automaattisen suodattimen perustiedot

Piilota osa laskentataulukon tiedoista automaattisen suodattimen avulla. Voit esimerkiksi keskittyä myyntiin tietylle asiakkaalle tai tulostaa luettelon suurimmista tilauksistasi.

Luo Excel-taulukko

Aseta Excel-taulukko

Excel 2007: ssä ja uudemmissa versioissa sinun on luotava Excel-taulukko tiedoistasi ja käytettävä sen sisäisiä suodatusominaisuuksia. Jos käytät Excel-taulukkoa, voit siirtyä seuraavaan osaan Suodata yksi sarake.

Huomaa: Jos haluat lisätietoja Excel 2003: n automaattisen suodattimen ohjeista, siirry Excel 2003: n automaattisen suodattimen perusteisiin.

Jos tietosi eivät ole Excel-taulukossa, noudata näitä ohjeita valmistaaksesi luettelosi automaattista suodatinta varten.

  1. Lisää otsikot: Kirjoita otsikko kullekin sarakkeelle suoraan tietojen yläpuolella olevalle riville. Tässä esitetyssä esimerkissä tiedot alkavat taulukon rivillä 2 ja otsikot ovat rivillä 1.
  2. Ei tyhjiä rivejä tai sarakkeita: Voit jättää tyhjiä soluja riville tai sarakkeelle, mutta varmista että tietokannassa ei ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.
  3. Erillinen: Ihanteellinen asetus on tallentaa tietokanta laskentataulukkoon, jossa ei ole muita tietoja. Jos se ei ole mahdollista, pidä tietokanta erillään muista laskentataulukon tiedoista siten, että vähintään yksi tyhjä rivi tietokannan lopussa ja tyhjä sarake oikealla. Jos tietokanta ei ala solussa A1, Varmista, että yläpuolella on tyhjä rivi ja vasemmalla sarake.

Ota suodatus käyttöön

Excel 2007: ssä ja uudemmissa, jos käyttämällä Excel-taulukkoa, siinä on sisäänrakennetut suodatusominaisuudet. Jos tietosi eivät ole Excel-taulukossa, lisää automaattinen suodatin seuraavasti:

  1. Valitse solu tietokannasta.
  2. Napsauta Excel-valintanauhassa Tiedot-välilehteä ja valitse sitten Suodatin.

Jokaisen sarakeotsikon oikealle puolelle ilmestyy pudotusvalikko.

Suodata yksi sarake

Kanssa Excel-taulukko tai automaattinen suodatin, voit aloittaa yksittäisten sarakkeiden suodattamisen. Voit suodattaa vain yhden sarakkeen, kuten Asiakas, tai kaksi tai useampia sarakkeita.

Esimerkiksi suodattaa noudata näitä ohjeita:

  1. Napsauta Asiakasotsikon oikealla puolella olevaa avattavaa nuolta
  2. Napsauta Asiakasluettelossa Valitse kaikki poistaaksesi kaikki valintamerkit
  3. Napsauta cu-valintaruutua stomer, jonka haluat suodattaa, kuten MegaStore.
  4. Näet suodatetun luettelon napsauttamalla OK.

Suodatetussa laskentataulukossa näet joitain muutoksia:

  • vain valitun asiakkaan rivit näkyvät – muut asiakasrivit on piilotettu
  • suodatettujen rivien rivien numerot näkyvät sinisellä fontilla.
  • Asiakas-sarakkeen pudotusvalikko on muuttunut suodattimeksi pienellä nuolella

Suodata kaksi saraketta

Kun olet suodattanut yhden sarakkeen, voit tarkentaa suodatettuja tuloksia suodattamalla vähintään kaksi saraketta.

Esimerkiksi suodatuksen jälkeen tietylle asiakkaalle lisää tuotesuodatin seuraavasti:

  1. Napsauta Tuote-otsikon oikealla puolella olevaa avattavaa nuolta.
    Huomaa: Kun toinen sarake suodatetaan, et ehkä näe täydellistä tuoteluetteloa – näet vain suodatettujen tietueiden tuotteet.
  2. Valitse tuoteluettelosta Valitse kaikki , poista kaikki valintamerkit
  3. Napsauta suodatettavien tuotteiden, kuten banaanien ja viinirypäleiden, valintaruutua tai useita valintaruutuja.
  4. Napsauta OK nähdäksesi suodatetun luettelon.

Automaattisen suodattimen tyhjentäminen

Jälkeen olet ottanut käyttöön yhden tai useamman suodattimen, voit:

  • tyhjentää tietyn suodattimen
  • tyhjentää kaikki Excel-taulukon suodattimet

Ajan säästämiseksi voit

  • lisätä Tyhjennä kaikki -painikkeen QAT: ään

Tyhjennä tietty suodatin

Tyhjennä tietty suodatin ja jätä muut suodattimet päälle:

  1. Napsauta avattavaa nuolta sarakkeen otsikossa, josta haluat tyhjentää suodattimen.
  2. Napsauta Tyhjennä suodatin kohteesta

Tyhjennä kaikki suodattimet

Tietyn suodattimen tyhjentämisen sijaan voit tyhjentää kaikki suodattimet Excel-taulukosta yhdessä vaiheessa:

  1. Valitse solu taulukko.
  2. Napsauta Excel-valintanauhassa Tiedot-välilehteä ja valitse Lajittele & Suodatin-ryhmässä Tyhjennä.
    Huomaa: Tämä tyhjentää myös käyttämäsi lajitteluvaihtoehdot.

Lisää Tyhjennä kaikki -painike QAT: iin

Jos vietät paljon aikaa tyhjentämiseen suodattimet, tee tehtävä helpommaksi – laita Tyhjennä kaikki -painike Quick Access Toolbar (QAT) -työkaluun. Tämä video näyttää vaiheet.

Suodata hakukentällä

Sen sijaan, että selaat pitkää luetteloa tuotteista, voit suodattaa Excel-taulukon saraketta etsimällä tiettyjä tekstimerkkijonoja hakukentän ominaisuuden avulla.

Katsomalla tämän lyhyen videon näet, miten suodatetaan sarake käyttämällä sisäänrakennettua hakukenttää. Tämä ominaisuus otettiin käyttöön Excel 2010. Videon alla on kirjoitettuja vaiheita.

Käytä hakukenttää

Tässä esimerkissä etsimme tuotenimiä hakukentän avulla. jotka sisältävät ”am”.

Jos haluat käyttää hakukenttää suodatuksessa, toimi seuraavasti:

  1. Napsauta haluamasi sarakeotsikon oikealla puolella olevaa avattavaa nuolta. suodattaa
  2. Kirjoita hakukenttään yksi tai useampi merkki, jolle haluat suodattaa – alla olevassa kuvakaappauksessa hakukentässä on ”am”.
  3. Kun tyyppi, luettelo tuotenimistä suodatetaan automaattisesti vastaavien kohteiden näyttämiseksi
  4. Kun luettelossa näkyvät haluamasi kohteet, napsauta OK tai paina Enter, jotta suodatin otetaan käyttöön laskentataulukossa
    • TAI napsauta Peruuta tai paina Esc-näppäintä sulkeaksesi suodattimen pudotusvalikon ja palataksesi laskentataulukkoon suodatinta käyttämättä

Tyhjien solujen suodatin

Jos sarakkeessa on tyhjiä soluja, otsikkosolun avattavassa luettelossa näkyy yksi ylimääräinen kohde – (Tyhjät) – tuoteluettelon lopussa.

Jos haluat näyttää vain sarakkeet, joissa on tyhjiä soluja, poista valintaruutu merkinnät luettelon muista kohteista.

Suodata korkeimmat ja matalimmat arvot

Jos a sarake sisältää numeroita, voit suodattaa löytääksesi sarakkeen korkeimmat tai pienimmät numerot. Tässä esimerkissä suodatat 5 pienintä arvoa Yhteensä-sarakkeessa.

  1. Napsauta sarakkeen otsikossa olevaa avattavaa nuolta, valitse Numerosuodattimet ja valitse sitten Top 10 .
    Huomaa: Jos alle puolet sarakkeen arvoista on numeroita, Numerosuodattimet-vaihtoehto muuttuu tekstisuodattimiksi

  2. Valitse Top 10 Automaattinen suodatin -ikkunassa Ala ensimmäisestä avattavasta luettelosta.
  3. Kirjoita toiseen ruutuun 5 tai vaihda numeroksi 5 nuolilla.
  4. Valitse kolmannesta pudotusvalikosta Kohteet ja napsauta sitten OK.

Huomaa: Tulokset ovat koko luettelon korkeimmat tai matalimmat arvot, ei tällä hetkellä suodatettua luetteloa. Jos myös muita sarakkeita suodatetaan, saatat nähdä vähemmän kuin määritetty määrä kohteita.

Ehdollisen muotoilun värisuodatin

Tekstin tai numeroiden suodattamisen lisäksi voit suodattaa solun täyttösarakkeella meidän, vaikka sitä väriä käytettiin ehdollisella muotoilulla.

  1. Napsauta nuolta sen sarakkeen otsikossa, johon olet määrittänyt ehdollisen muotoilun.
  2. Valitse avattavasta valikosta Suodata värin mukaan ja valitse suodattimena käytetty väri ehdollisen muodon värin mukaan

Suodata ajanjakson väri

Voit suodattaa luettelo päivämäärävälistä päivämäärävälillä käyttämällä päivämäärävälin suodatinta seuraavassa osassa esitetyllä tavalla. Tällä menetelmällä sinun on kirjoitettava päivämäärät suodatinasetuksiin joka kerta, kun haluat käyttää eri ajanjaksoa.

Tässä videossa kerrotaan, kuinka ehdollinen muotoilu lisätään päivämääräsoluihin, joten kirjasimen väri muuttuu hieman laskentataulukkoon syötettyjen aloitus- ja lopetuspäivien perusteella. Sitten voit käyttää Suodata värin mukaan -vaihtoehtoa näyttääksesi vain määritetyn alueen päivämäärät.

Tämä tekniikka on toinen tässä videossa esitetty menetelmä, joka alkaa kello 2:00

Suodata tietylle ajanjaksolle

Jos sarake sisältää päivämääriä, voit suodattaa löytääksesi tietyn päivämäärän tai ajanjakson tai dynaamisen ajanjakson. Tässä esimerkissä suodatat tammikuussa 2011 vastaanotetut tilaukset.

  1. Napsauta sarakkeen otsikossa olevaa avattavaa nuolta, valitse Päivämäärän suodattimet ja valitse sitten Välillä.

  2. Kirjoita Mukautettu automaattinen suodatin -valintaikkunaan ajanjakson alkamispäivä – 1.1.-2011 – ensimmäiseen päivämääräruutuun
  3. Kirjoita päivämääräjakson päättymispäivä – 31.1.2011 – toiseen päivämääräruutuun ja napsauta OK

Dynaamisen ajanjakson suodatin

Jos sarake sisältää päivämääriä, sen sijaan että etsit tiettyä ajanjaksoa, voit suodattaa dynaaminen ajanjakso, kuten viime viikko, seuraava kuukausi tai huomenna. Tässä esimerkissä suodatat tammikuussa 2011 vastaanotetut tilaukset.

  1. Napsauta sarakkeen otsikossa olevaa avattavaa nuolta, valitse Päivämäärän suodattimet ja valitse sitten Eilinen.

  2. Suodatettu taulukko näyttää vain eilen vastaanotetut tilaukset.

Päivitä automaattinen suodatin

Kun avaat työkirjan myöhemmin, automaattiset suodattimet eivät päivity automaattisesti. Jos esimerkiksi käytit dynaamista päivämääräsuodatinta, kuten Eilinen, oikeat päivän tulokset eivät näy suodatetussa taulukossa, kun avaat tiedoston seuraavana päivänä. Tai, jos uusi data lisättiin taulukkoon, sitä ei suodata automaattisesti.

Jos haluat nähdä päivitetyt suodatetut tulokset, voit käyttää suodatinta uudelleen.

  1. Valitse mikä tahansa solu suodatettu taulukko
  2. Napsauta Excel-valintanauhassa Tiedot-välilehteä ja valitse Lajittele & Suodatin-ryhmässä Käytä uudelleen.

Tämä päivittää kaikki taulukon dynaamiset suodattimet ja myös tulokset kaikki uudet tai muuttuneet tiedot.

Voit luoda makron päivittääksesi suodattimen ja asettamaan sen toimimaan, kun tiedosto avautuu.

Poista suodatetut rivit

Kun olet ottanut suodattimen käyttöön, voit poistaa suodatetut rivit.

  1. Tee ensin varmuuskopio tiedostostasi. – vain turvallisuuden vuoksi.
  2. Valitse suodatetun taulukon solut jostakin sarakkeesta.
  3. Napsauta valintanauhan Koti-välilehden Poista-komennon nuolta.
  4. Napsauta Poista taulukkorivit.

Tarkista tulokset

Heti kun poistat rivit, tyhjennä suodatin ja tarkista tulokset:

  1. Napsauta suodatinnuolta sarakkeen otsikossa ja napsauta Tyhjennä suodatin -komentoa

  2. Tarkista sitten, että kaikki muut rivit ovat edelleen kunnossa ja värilliset solut on poistettu.
  3. Jos luettelo ei näytä oikealta, napsauta Kumoa-painike muutaman kerran tai paina Ctrl + Z poistaaksesi poiston.

Luo mukautettu suodatin

Jotkut avattavien luetteloiden automaattisen suodattimen vaihtoehdoista päättyvät kolmeen pisteeseen, kuten Alkaa …

Nämä suodattimet ja Mukautettu suodatin -vaihtoehto avaavat Mukautettu automaattinen suodatin -ikkunan. Siellä voit antaa yhden tai kaksi ehtoa luoda mukautetun suodattimen.

Suodata yksi ehto:

  1. Valitse ensimmäisestä avattavasta luettelosta. vaihtoehto, kuten ”alkaa”.
  2. Kirjoita arvo tekstiruutuun ja napsauta sitten OK.

Alla olevassa kuvakaappauksessa mukautettu suodatin löytää tietueet, joissa asiakkaan nimi alkaa kirjaimella ”M”.

Kahden ehdon suodattaminen:

Alla olevassa kuvakaappauksessa mukautettu suodatin löytää tietueet, joissa:

  • asiakkaan nimi alkaa kirjaimella ”M”
  • TAI asiakkaan nimi päättyy kohtaan ”Kauppa”.

Lataa esimerkkitiedosto

Automaattinen automaattinen suodatin: Napsauta tätä, jos haluat ladata pakatun työkirjan, jossa on Excel AutoFilter -tekniikan perusesimerkkejä. . Pakattu tiedosto on xlsx-muodossa, eikä siinä ole makroja.

Päivämääräalue: Lataa esimerkkitiedosto ajanjakson automaattisen suodattimen esimerkille. Pakattu tiedosto on xlsx-muodossa, eikä se sisällä makroja. p> Excelin automaattisen suodattimen vinkit

Excelin automaattisen suodattimen ohjelmointi

Suodata hiiren kakkospainikkeella olevia makroja

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *