6-vaiheinen prosessi työntekijöiden poissaolojen käsittelemiseksi

Ensi silmäyksellä (tai myöhäisestä sisäänkirjautumisesta) työntekijöiden poissaolot ja viivästykset eivät ehkä näytä kovin suurelta. Loppujen lopuksi tapahtuu hätätilanteita. Vuorot järjestyvät uudelleen, ja voi tuntua hyvältä katsomalla, kuinka joukkueesi kokoontuu ja peittää sairaan työtoverin. Mutta entä jos jokaisesta hetkestä tulee ainakin kerran kuukaudessa tai jopa kerran viikossa? Entä jos poissaolot pysähtyvät silloin tällöin ja muuttuvat sen sijaan käyttäytymismalliksi?

Mikä on työntekijän poissaolo?

Työntekijä poissaolot ovat usein poissaolevia työpaikkoja ilman pätevää syytä. Poissaolot eivät sisällä satunnaista soittamatta jättämistä, paikalle saapumatta jättämistä tai tapauksia, joita ei voida hallita, kuten sairaus tai auto-ongelmat.

CareerBuilderin vuosittaisen tutkimuksen mukaan työntekijöiden poissaolot lisääntyvät, ja vuonna 2017 40 prosenttia työntekijöistä myönsi, että he ovat saaneet sairaita viimeisten 12 kuukauden aikana, kun he eivät olleet, verrattuna 35 prosenttiin vuonna 2016. soittaminen on vaihdellut väitteistä, joiden mukaan karhu oli työntekijän pihalla ja he olivat liian peloissaan tulemaan ulos, koiraan, joka nieli auton avaimet. Pelkästään vuonna 2015 poissaoloihin liittyvät tuottavuuden menetykset maksoivat Yhdysvaltain työnantajille 225,8 miljardia dollaria vuodessa eli 1685 dollaria työntekijää kohti.

Kuinka käsitellä poissaoloja

Työntekijöiden poissaoloja voi olla vaikea korjata kerran siitä on tullut tiimisi tapa tai hyväksytty käyttäytyminen. Loppujen lopuksi et voi pakottaa työntekijöitä tulemaan töihin ajoissa. Mutta sen sijaan, että odottaisit odottamattomien poissaolojen kustannusten lisääntymistä, kokeile tätä kuutta vaihetta vähentääksesi poissaoloja:

Luo työntekijöiden läsnäolokäytäntö

Ensimmäinen askel oppimiseen, miten käsitellä työntekijöiden poissaolot? Luo virallinen työntekijöiden läsnäolopolitiikka. Työpaikalla läsnäolon tulisi olla suoraviivaista – ilmesty ajoissa aikataulun mukaisesti. Mutta todellisuudessa työntekijöiden poissaolojen seuraamisen, dokumentoinnin ja korjaamisen selvittäminen voi olla monimutkaista, ja siihen voi liittyä paljon IFTTW-skenaarioita. Entä jos työntekijä tulee 45 minuutin myöhässä, mutta silti ilmestyy? Entä jos heillä on sairas lapsi tai muu hätätilanne? Entä jos he eivät näy lainkaan töissä? Mitä sitten?

Ei ole väliä, jos yritykselläsi ei ole virallista henkilöstöosastoa vai onko sinulla viisi tai viisikymmentä työntekijää. Virallinen läsnäolopolitiikka tekee odotuksista työkäyttäytymisestä ja kurinpitotoimista selkeät kaikille ryhmän jäsenille. Ota siis jonkin aikaa aikaa laatia politiikka, joka on oikeudenmukainen sekä sinulle että työntekijöillesi. Harkitse erilaisia läsnäolokysymyksiä, kuten aikataulutetut poissaolot, aikatauluttomat poissaolot ja viivästyminen, ja päättää sitten tarvittavat kurinpitotoimet ja seuraavat vaiheet jokaiselle. Sen ei tarvitse olla monimutkaista. Keskity sen sijaan sellaisen politiikan luomiseen, joka sulkee pois subjektiivisuuden ja määrittelee kunkin poissaolotyypin merkityksen selkeällä, selkeällä kielellä.

Lataa ilmainen työntekijöiden läsnäolokäytäntö ja mukauta se tarpeidesi mukaan!

Sulje modaali

Jotain meni pieleen

Tilisi luomisessa oli joitain ongelmia. Tarkista tietosi ja yritä uudelleen.

PeruutaMene kirjautumiseen

Kun olet valmis, älä vain kiinnitä upouutta läsnäolopolitiikkaasi sideaineeseen hyllylle tai piilota se työntekijän käsikirjan hienopainatuksessa. Varmista, että jokaisella työntekijällä, mukaan lukien uudet työntekijät, on mahdollisuus nähdä se ja että hän on tietoinen muutoksista. Korosta läsnäolon merkitystä jaettuna vastuuna ja että kaikkien odotetaan pitävän kaupan loppua. Pyydä työntekijöitä allekirjoittamaan luopuminen siitä, että he ovat lukeneet käytännön ja suostuvat työskentelemään uusien läsnäolovaatimusten mukaisesti. Tietueidesi on hyvä vahvistaa se kirjallisesti, jos kurinpidollisia kysymyksiä ilmenee myöhemmin. Ja puhumalla kurinpidollisista kysymyksistä …

Täytä läsnäolopolitiikkasi johdonmukaisesti

Tapa ei kasva yön yli. Työntekijöiden poissaolojen malli kehittyy ajan myötä, ja se voidaan jo nähdä hyväksytyksi käytöksi, kun asia laskeutuu työpöydällesi. Jotta oppisit käsittelemään työntekijöiden poissaoloja, sinun on noudatettava läsnäolopolitiikkaasi johdonmukaisesti joka kerta.

Tämä ei tarkoita sitä, ettet voi osoittaa työntekijöille empatiaa tai heillä ei ole mitään heilumista. tilaa hätätilanteita varten. Sen sijaan rakenna ennakoivasti nuo tilanteet politiikkaasi. Pidä jonkin verran asteittaista poissaoloja. Yksi voi olla hyväksyttävä, mutta kaksi voi käynnistää muodollisen uudelleentarkastelun. Mutta muista: odottamaton poissaolo on paljon erilainen kuin ”ei näytä”.

Lähettämällä tekstiviestejä myöhästymisestä, vaihtamalla työtoverin kanssa tai kutsumalla sairaana saat ainakin huomata, että työntekijä voitti Älä tee sitä aikataulun mukaisesti ja saattaa antaa sinulle aikaa löytää korvaava henkilö tai valmistautua alihenkilöstöön.Ei-show voi jättää sinut miettimään, missä he ovat, mitä tapahtui, ja jättää koko joukkueesi riippumaan. Sinulla on erilainen toimintasuunnitelma molemmille läsnäolotilanteille ja sovi se kaikkiin työntekijöihin – esimiehet ja johto mukaan lukien.

Seuraa työntekijöiden poissaoloja

Kun on kyse työntekijöiden läsnäolosta, on tärkeää pitää täydellistä kirjanpitoa. Kuinka seurata työntekijöiden poissaoloja riippuu siitä, mikä toimii sinulle parhaiten, ja mahdollisista vuoropäälliköistä tai esimiehistä, jotka valvovat läsnäolopolitiikkaa. Yksi helppo tapa seurata työntekijöidesi aikaa on aikakellosovellus, joka tarjoaa hyödyllisiä kello sisään / ulos -ilmoituksia heti.

Merkitse se muistiin joka kerta, kun poissaoloja esiintyy. työntekijän ajanottojärjestelmässä tai työntekijän suoritustyökalussa. Tai harkitse erillisen laskentataulukon kokoamista vain osallistumisongelmien seuraamiseksi. Ilman strategiaa työntekijöiden poissaolojen dokumentoimiseksi voi olla vaikeaa seurata työntekijöiden läsnäoloa ja ilmoittaa, kun kertaluonteisista ennakoimattomista poissaoloista tulee malli.

Jos tiimisi on tarpeeksi pieni, pääsyn rajoittaminen itseesi voi olla riittävä seuraamaan työntekijöiden käyttäytymistä. Mutta jos et pysty olemaan kaikkialla kerralla, varmista, että myös muilla esimiehillä on tapa dokumentoida poissaolot ja myöhäiset saapumiset – vaikka se olisi vain erillinen sarake tai merkintä kyseisen viikon työvuorojen aikataulusta.

Miksi dokumentoida kaikki? Suurin osa osavaltioista on laillistanut vapaaehtoisen työn, mikä tarkoittaa, että työntekijät voidaan irtisanoa ilman, että työnantajien on selvitettävä ”vain syytä” irtisanomiseen. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että sinulla on tyhjä sekki, jonka avulla voit ampua kenen tahansa – huonot ampumiskäytännöt voivat silti olla saatat joutua sopimattomaan irtisanomiskanteeseen, ja ensimmäinen puolustuslinjasi on hyvin dokumentoitu paperirata.

Poissaolot voivat kuulua myös perheen & lääketieteelliseen tietoon. Leave Act (FMLA) ja amerikkalaiset, joilla on vammaisuuslain (ADA) vaatimukset, tarjoavat työntekijöille oikeudellisen suojan tai majoituksen erityyppisiä poissaolotapahtumia varten. Jotkut osavaltiot ovat säätäneet myös pakollisesta sairauslomasta. Pidä kirjaa erilaisista poissaoloista, mukaan lukien sekä ajoitetut että odottamattomat poissaolot, varmistaaksesi, että täytät työnantajan lakisääteiset vaatimukset. Ja jos joudut päästämään työntekijän menemään poissaoloon liittyvistä asioista, sinulla on tietue, joka tukee päätöksiäsi.

Osoita odottamattomat poissaolot ja poissaolot välittömästi

Poissaoloja tapahtuu. Mutta kun työntekijä kutsuu sairaaksi tai ei näy vuorossa, käsittele tilannetta suoraan. Älä anna liikaa aikaa (tai edes muuta poissaoloa) kulua välillä. Kun he palaavat töihin, istu alas ja keskustele siitä, mitä tapahtui, miksi se tapahtui ja mitä heiltä odotetaan eteenpäin. Varmista, että he tietävät, onko heidän poissaolonsa aiheuttanut minkäänlaista kurinpitotoimintaa tai suorituskykysuunnitelmaa.

Riippuen siitä, kuinka kauan poissaolo on ollut, voit jopa haluta järjestää virallisen paluun työhön. Aikaisemmat tutkimukset ovat osoittaneet, että työhön palaamisen haastattelut vaikuttavat positiivisesti poissaoloprosentteihin ja saattavat jopa toimia paremmin pienille työnantajille. Käsittelemällä poissaoloja ensin palatessaan työntekijät huomaavat, että heidän käyttäytymisensä otetaan vakavasti ja että ne eivät liu’u huomaamattomasti.

Älä vain käsittele oireita, löydä syy.

Kuten aiemmin puhuimme, työntekijöiden pitkittyneiden poissaolojen, kuten FMLA: n tai ADA: n noudattamisen, on pätevät oikeudelliset syyt. Muissa tilanteissa on nyt aika päättää, mihin piirrät viivan. Kuinka usein työntekijä voi soittaa perjantaisin ja maanantaisin ennen kuin se käynnistää muodollisen toiminnan? Eivätkö he vain näytä saavuttavan sitä ajoissa joka toinen tiistai? Onko yksi ei näy liian monta?

Jos huomaat mallia työntekijöiden läsnäolossa, kutsu se. Kysy heiltä suoraan, miksi heidän poissaolonsa ovat yleensä tiettyinä päivinä, ja käytä asiakirjojasi todisteina. Osoita tietyt ajat ja päivämäärät ja katso, miten ne reagoivat.

Saatat huomata, että muutkin työn ulkopuolella olevat asiat vaikuttavat työntekijän läsnäoloon ja johtavat liiallisiin poissaoloihin. Päivähoidon aikataulussa on saattanut olla muutos, mikä tekee lapsenvahdin löytämisestä vaikeaksi tietyinä viikonpäivinä. He ovat saattaneet aloittaa yötunteja ja kamppailevat päästäkseen ajoissa ajoissa. Loppujen lopuksi se ei välttämättä ole työntekijä, vaan heidän aikataulunsa.

Jos työntekijöilläsi on perustellut syyt liiallisiin poissaoloihin ja heidän suorituksensa ovat muuten hyvät, etsi tapa korjata asiat yhdessä. Luo suorituskyvyn parantamissuunnitelma, päivitä työntekijöiden saatavuuslomakkeet ja säädä aikatauluja tarvittaessa. Aseta heille tavoitteet seuraavien 30 päivän aikana – mukaan lukien ei enää poissaoloja tai viivästyksiä. Mutta jos heiltä puuttuu vain työtä viikonloppunsa aloittamiseksi aikaisin, on aika tehdä vaikeita päätöksiä.

Tärkeintä tässä on olla antamatta asioita mennä liian pitkälle.Toivottavasti uusi työntekijäsi osallistumiskäytäntö merkitsee ja korjaa läsnäolokysymykset alussa. Avoimen viestintäjohdon pitäminen työntekijöiden kanssa voi myös auttaa heitä tuntemaan olonsa mukavaksi keskustellessaan työaikataulussa kaikista asioista, jotka voivat johtaa poissaoloihin.

Älä unohda palkita hyvää käyttäytymistä

Ajattele, kuka työntekijöistäsi jäi työstä, saapui myöhään tai soitti sairaana viimeisen kuukauden aikana. Ajattele nyt niitä, jotka eivät. Oliko se vaikeampi? Helpompaa? Kuka erottui enemmän?

Poissaolo tuntuu työpaikalla usein voimakkaammin kuin läsnäolo, ja syystä. Jos joku ei ilmesty tekemään työtä, se rasittaa koko tiimiä. Mutta entä työntekijät, jotka näkyvät päivittäin ajoissa ja pitävät yrityksesi sujuvan taustalla?

Katsotaanpa tilastoja:

  • työntekijät, jotka eivät tunne olevansa tunnustettuja työssä, sanovat kaksi kertaa todennäköisemmin aikovansa lopettaa seuraavan vuoden, kun taas tunnustetut työntekijät ovat uskollisempia ja sitoutuneempia.
  • Nykypäivän kasvavassa tuhatvuotisessa työvoimassa jopa 76 prosenttia tuhatvuotiaista sanoo jättävänsä työpaikan, jos he eivät tuntisi arvostavansa.
  • Vain joka kolmas työntekijä Yhdysvalloissa on ”vahvasti samaa mieltä” siitä, että he ovat saaneet tunnustusta tai kiitosta hyvän työn tekemisestä viimeisten seitsemän päivän aikana. .

Työntekijöiden tunnustaminen hyvästä läsnäolosta ja suorituskyvystä voi olla yksi yrityksellesi edullisimmista mutta silti korkeimmista vaikutuksista. Vaikka haluat ehkä keskittyä heikon suorituskyvyn omaavien työntekijöiden kitkemiseen, et halua menettää suuria työntekijöitä, joita sinulla on prosessissa. Etsi tapa kutsua ja palkita hyvä osallistuminen säännönmukaisesti lar perusteella. Kannusta työntekijöitä tekemään luettelo ensi kuussa tarjoamalla palkintoja, joita he eivät halua jättää väliin, kuten ylimääräinen vapaapäivä tai mahdollisuus valita oma aikataulu viikon ajaksi.

Ei ole yön yli -ratkaisua työntekijöiden poissaolojen korjaamiseen. Olet todennäköisesti edelleen soittamassa yllätys ”ruokamyrkytyksestä” tai aina kätevästä perjantai-influenssasta. Mutta toteuttamalla oikeudenmukainen työntekijöiden läsnäolopolitiikka, dokumentoimalla ja seuraamalla läsnäolomalleja, puuttumalla poissaoloihin, kun niitä esiintyy, ja joilla on toimintasuunnitelma liialliseksi poissaolot ja muistaminen kutsua hyvään läsnäoloon niin usein kuin huonot, odottamattomat poissaolot alkavat tulla poikkeukseksi, ei säännöksi. Et ehkä pysty ratkaisemaan kaikkia läsnäolotilanteita (tai karhuja takapihalla), mutta voit osaa asettaa tiimillesi uusia odotuksia ja ottaa käyttöön strategia työntekijöiden poissaolojen eteenpäin viemiseksi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *