6 hyödyllisiä esimerkkejä anteeksipyyntökirjeistä asiakkaille

Huomaa: Tämä blogiteksti julkaistiin alun perin 19. tammikuuta 2017 ja koska se on yksi Suosituimmat kirjoituksemme ovat päivittäneet sen sisällyttämällä uusimmat tutkimukset, ajantasaiset tilastot ja parhaat aiheet.

Ruby Newell-Legnerin kirjassa Understanding Asiakkaat kerrotaan, että siihen tarvitaan 12 positiivisia kokemuksia korvaamaan yksi ratkaisematon negatiivinen kokemus.

Asia on, niin paljon kuin yritämme estää niitä – ja poika, yritämmekö – negatiiviset kokemukset ovat silti varmasti esiin joka kerta sillä aikaa. Kun he tekevät, voimme laittaa parhaan jalkamme eteenpäin ja alkaa tehdä hyvityksiä pyytämällä anteeksi asiakkaitamme.

Monet yritykset pelkäävät kirjoittaa anteeksipyyntökirjeitä asiakkaille pelosta myöntää väärinkäytöksiä tai syyttää epämiellyttävästä tilanteesta. . Anteeksipyyntö ei kuitenkaan ole maailman loppu – itse asiassa se on kaukana siitä.

Onnistunut anteeksipyyntö voi muuttaa negatiivisen kokemuksen positiiviseksi, järkyttynyt asiakas uskolliseksi ja huono maine suureksi. Tässä on joitain esimerkkejä huono-palvelua koskevista anteeksipyyntökirjeistä, jotta tiedät mitä tehdä, jos yrityksesi tarvitsee reagoida vastaavaan tilanteeseen.

  • Pahoittelemme heikkoa asiakashoitoa
  • Anteeksipyyntö vahingoittuneesta tai viallisesta tuotteesta tai palvelusta
  • anteeksipyyntö viivästyneestä tai virheellisestä toimituksesta
  • anteeksipyyntö laskutusongelmista
  • anteeksipyyntö tuotteen palauttamisesta
  • Pyydän anteeksi palvelun tai tapahtuman peruuttamista

anteeksi huonoa asiakaskäsittelyä varten

Menikö asiakkaasi menettämään tunnin päivästä siirtyessään edustajalta edustajalle ratkaista näennäisen yksinkertainen asia? Onko asiakkaasi järkyttynyt kokemuksen jälkeen töykeästä ja hyödyttömästä työntekijästä tai esimiehestä?

Strategisen liikkeenjohdon konsulttiyritys McKinsey ilmoitti, että 70% ostokokemuksista perustuu siihen, miten asiakas tuntee heitä kohtelevan. Ei ole väliä kuka on ”oikealla” monimutkaisessa tilanteessa, on tärkeää antaa asiakkaalle vilpitön anteeksipyyntö.

Verrataan kahta esimerkkiä anteeksipyyntökirjeestä asiakkaalle, joka tuntee olevansa kohteltu epäoikeudenmukaisesti:

Huono esimerkki:

Rakas Catherine,

Pahoittelen tapahtunutta. Sitä ei voitu hyväksyä eikä koskaan enää tapahdu.

Edustaja, jonka kanssa puhuit, ei oikeastaan katkaissut puhelinta – minulle kerrottiin, että hän yritti siirtää puhelusi, mutta sitä ei välttämättä ole käynyt läpi. Koska puhelu putosi toisen kerran, haluat ehkä tarkistaa puhelinpalvelusi tarjoaja. Olemme ylpeitä palvelustamme, emmekä koskaan tekisi jotain sellaista.

Jälleen, olen erittäin pahoillani haitasta. Ota yhteyttä asiakastukeen, jos sinulla on muita huolenaiheita – asiakaspalvelumme ovat aina erittäin iloisia voidessaan auttaa.

Ystävällisin terveisin

Ashley W.

Tässä esimerkissä Ashley oli hyvin epämääräinen lähestyessään cusia tomerin ongelma. Sen sijaan, että hän tunsi Katariinaa, hän yritti siirtää syyn asiakkaan puhelinpalvelun tarjoajalle ja kiisti yrityksen roolin Catherinen huonossa kokemuksessa. Loppujen lopuksi Ashley jätti asian ratkaisematta ja asiakas tyytymättömäksi.

Katsotaanpa, mitä tapahtuu, kun yritämme sitä uudelleen:

Hyvä esimerkki:

Hyvä Catherine ,

Haluan esittää sydämestäni vilpittömät pahoittelut negatiivisesta kokemuksestanne asiakaspalvelumme Peterin kanssa.

Ymmärrän, että Peter ei ollut hyödyllinen ratkaisemaanne ja että kun pyysit puhua esimiehen kanssa, hän katkaisi puhelimen puhelun siirtämisen sijaan. Ymmärrän turhautuneisuutesi siitä, ettei sinua ole kohdennettu kunnolla päivystävälle esimiehelle, ja vieläkin suurempaa turhautumistasi siitä, että joudut odottamaan uudelleen pitoon, vain puhelun lopettamiseksi melkein puoli tuntia myöhemmin.

, olemme ylpeitä siitä, että annamme 100% päivittäin varmistaaksemme, että asiakkaidemme tarpeet täytetään. Tiedän, että olemme pettäneet sinut, ja siitä olemme erittäin pahoillamme.

Teemme parhaamme kouluttaaksemme kukin edustajamme siitä, kuinka käsitellä asiakkaidemme asioita oikein, mukaan lukien ongelmien eskaloituminen. he eivät pysty auttamaan. Huolentasi ei käsitelty oikein, ja aiomme toimia varmistaaksemme, että tilanne ei toistu.

Vaadimme tästä perjantaista asiakaspalvelujemme edustajia pyytämään puhelua -palautusnumero jokaisen keskustelun alkaessa, jos puhelu putoaa. Järjestämme myös pakollisen tarkistusistunnon varmistaaksemme, että edustajamme ovat tietoisia asianmukaisesta puhelunsiirtomenettelystä.

Haluan kiittää sinua tämän ongelman kiinnittämisestä huomiomme. Etsimme jatkuvasti tapoja parantaa palvelua, ja palautteesi on korvaamaton osa prosessia.

Jos tarvitset apua tulevaisuudessa, älä epäröi ottaa yhteyttä suoraan minuun, koska autan sinua mielelläni kaikessa tarvitsemassasi.

Ystävällisin terveisin

Ashley W. – Asiakaspalvelupäällikkö
+1 (987) 000-1234

Tarkkailemalla mitä tapahtui ja käsittelemällä tarkalleen mitä Catherine’s Negatiivinen kokemus oli, että Ashley havaitsi myötätuntoisen ja ymmärtävän asiakkaan asiaa. Hän vahvisti ja liittyi Catherinen tunteisiin ja osoitti hänelle toimenpiteet, jotka yritys aikoo toteuttaa varmistaakseen, että haitat eivät toistu. Hän jopa antoi Catherineille henkilökohtaiset yhteystietonsa, jotta hän voisi tavoittaa hänet suoraan tulevaisuudessa. Hienoa työtä, Ashley!

Tee:

  • Anteeksi ja pahoillani vilpittömästi.
  • Tarkastele mitä tapahtui.
  • Vahvista ja liity asiakkaan tunteisiin.
  • Näytä, mihin toimiin yrityksesi ryhtyy varmistaakseen, että haitat eivät toistu.
  • Anna asiakkaallesi yhteystietosi ylimääräisiä toimenpiteitä varten.

Älä:

  • Ole epämääräinen.
  • Esitä tekosyitä tai syytä.
  • Jätä ongelma ratkaisematta.

Ilmainen asiakaspalveluohjelmisto, jolla on rajoittamattomat edustajat

Muokattavat live-chatit rajoittamattomien agenttien ja chattien kanssa – plus sähköposti, sosiaalinen media, tekstiviestit & tietopohja – kaikki ilmaiseksi, ikuisesti!

Hanki Comm100 Free

Comm100 Free

) ei-keskuksen keskusta; background-size: cover; ”>

Anteeksipyyntö vahingoittuneesta tai viallisesta tuotteesta tai palvelusta

Bain and Companyn tutkimus osoittaa, että uuden asiakkaan hankkiminen on missä tahansa viidessä ja 25 kertaa kalliimpaa kuin olemassa olevan säilyttäminen.

Kun asiakas ottaa meihin yhteyttä, joka on järkyttynyt viallisesta tuotteesta tai palvelusta, vastaaminen ammattimaisella anteeksipyynnöllä, joka tarjoaa asiakkaalle vaivatonta ratkaisua, on tärkeä osa asiakkaiden säilyttämisen varmistamisessa.

Kumpi näistä kahdesta esimerkistä anteeksipyynnöstä teki mielestäsi sen paremmin?

Huono esimerkki:

Hyvä Zachary,

Kiitos, että otit meihin yhteyttä viallisesta Light Up Holiday -kehyksestäsi. Olen hyvittänyt sinulle aiheutuneet haitat. Jos haluat tilata uuden, käy verkkosivustollamme osoitteessa www.myholidayphotos.com tai soita meille tilauksesi tekemiseen puhelimitse.

Kiitos ja anteeksi vielä kerran.

Ystävällisin terveisin,

Janis L.

Asiakaspalvelun edustaja

Tässä ensimmäisessä e Esimerkiksi Janis näyttää etsivän nopeinta tapaa ottaa Zacharyn asia pois lautaseltaan. Hän maksoi hänelle hyvityksen ilman lisäkysymyksiä ja ohjasi hänet verkkosivustolle, jättäen hänet todennäköisemmin luopumaan ostoksestaan tämän ärsyttävän ylimääräisen askeleen vuoksi. Hän jätti hänet myös ilman ratkaisua siihen, mitä tehdä vahingoittuneelle tuotteelle.

Katsotaanpa, pystymmekö korjaamaan asiat Zacharylla:

Hyvä esimerkki:

Hyvä Zachary ,

Kiitos, että otit meihin yhteyttä viallisesta Light Up Holiday -kuvakehyksestäsi. Olemme todella pahoillamme, että saamasi tuote ei toiminut luvatulla tavalla. Ymmärrämme pettymyksesi ja pahoittelemme sinulle mahdollisesti aiheutunutta haittaa.

Ennen kuin lähetämme tuotteita, tuotteelle tehdään useita laatutarkastusvaiheita. Tarkoituksemme on tarjota asiakkaillemme vain korkealaatuisia tuotteita, ja olemme pahoillamme, että tuotteesi on ohittanut laatumme.

Olemme edenneet ja toimittaneet sinulle uuden Light Up Holiday -kuvakehyksen, joka pitäisi saapua määritettyyn osoitteeseen 3-5 työpäivän kuluessa. Kun saat sen, palauta viallinen kehys oheiseen laatikkoon.

Ymmärrämme, että valmistautuminen lomiin on ajankohtainen asia, ja lähetämme sinulle 10 dollarin kupongin seuraavasta ostoksestasi: toivoo korvaavansa aiheutuneet haitat.

Kiitos vielä kerran, että ilmoitit asiasta meille – älä epäröi ottaa yhteyttä muihin huolenaiheisiin.

Janis L.
Asiakaspalvelun edustaja

Tällä kertaa Janis toimitti asiakkaalle vaivaton korvaaminen. Hän selitti yrityksen menettelyt laatutarkastuksille auttaen Zacharya olemaan varma, että hän voisi odottaa tuotteensa saapuvan täysin toimivaksi ensi kerralla. Arvioituaan kuinka järkyttynyt Zachary oli virheellisestä ostoksestaan, hän meni ylimääräiselle mailille osoittamaan hänelle, että hänen tyytyväisyydellään oli merkitystä tarjoamalla hänelle ilmainen kuponki.

Tee:

  • Selitä, miksi vika / vahinko tapahtui kerran.
  • Tarjoa asiakkaalle vaivaton korvaus.
  • Arvioi, kuinka järkyttynyt asiakas on – tarjoa tarvittaessa asiakkaalle hoitotunnus, kuten alennus, osoittaakseen, että välität heidän uskollisuudestaan ja tyytyväisyydestään.

Älä:

  • Pakota asiakas tekemään itse lisätoimenpiteitä, kuten voisit järjestää tuotteen uudelleen.

Anteeksipyyntö viivästyneestä tai virheellisestä toimituksesta

On olemassa useita tilanteita, joissa asiakas saattaa saada myöhässä tai väärin lähetetyn tuotteen. Ehkä kohde, jonka ilmoitettiin olevan ”saatavana” verkkosivustolla, on todella loppu. Ehkä lumimyrsky viivästytti lähetystä.

Seuraa kuitenkin seuraavaa hyvää anteeksipyynnön esimerkkiä ja vältä huonoa.

Huono esimerkki:

Hyvä Alice,

Olemme pahoillamme, ettet ole vielä vastaanottanut Rainbow Childin kattotuulettinta. Tuote on vielä saapunut palveluntarjoajalta ja valitettavasti on edelleen ei ole lähetetty tiloistamme. Tarkista myöhemmin myöhemmin kanssamme, onko se saapunut.

Paras,

Edward B.

Täällä Edward ei antanut Alicelle minkäänlaista tietoa siitä, mikä aiheutti toimitusviiveen ja milloin hänen tuotteensa saapui. Käskemällä häntä tarkistamaan myöhemmin, Edward loi yhden tyytymättömän asiakkaan, joka joutuisi jälleen odottamaan pelätyssä jonossa. vastauksia.

Yritetään sitä uudestaan:

Hyvä esimerkki:

Rakas Alice,

Olemme pahoillamme, ettet ole vieläkään saanut Rainbowa Lapsen kattotuuletin, jonka s viety meiltä verkkosivustollamme viime torstaina.

Tämän suositun tuotteen kysyntä on ylittänyt odotuksemme ja varastomme on ehtynyt. Saamme kuitenkin ensi perjantaina uuden fanierän, jonka nopeutamme asiakkaillemme.

Ymmärrämme, että uskollisena asiakkaana odotat tuotteen saapuvan ajoissa ostaessasi. tavalla. Tiedämme, että olemme pettäneet sinut, ja olemme siitä erittäin pahoillamme.

Kerro meille, haluatko peruuttaa tilauksesi vai pyytääkö meitä lähettämään kattotuulettimen, kun se tulee saataville. Voit napsauttaa tätä milloin tahansa saadaksesi live-lähetyksiä ja palvelupäivityksiä. Pahoittelemme jälleen kerran tätä haittaa.

Ystävällisin terveisin

Edward B.
Asiakaspalvelun edustaja

Tässä esimerkissä Edward selitti viivästyneen lähetyksen syyn ja osoitti tietoisuutta ja huolta haitoista, jotka hän tiesi aiheuttavansa Aliceä. Hän esitti Alicelle suunnitelman hankkia hänelle tuote mahdollisimman pian ja antoi yksityiskohtaiset tiedot siitä, milloin sitä on varastossa. Lopuksi, sisällyttämällä linkin lähetyspäivityksiin ja seurantaan, Edward antoi Alicelle tarvitsemansa työkalut tilauksensa etenemiseen tarvitsematta ottaa yhteyttä asiakaspalveluun uudelleen. Hienoa työtä, Edward!

Tee:

  • Selitä, miksi lähetys viivästyi.
  • Osoita, että ymmärrät haitat ja välität siitä. että tämä on saattanut aiheuttaa.
  • Esitä asiakkaalle suunnitelma hankkia heille tuote mahdollisimman pian.
  • Sisällytä linkki lähetysten päivityksiin ja seurantaan.

Älä:

  • Ole epäselvä toimitusviiveen syystä.
  • Ole epäselvä siitä, milloin asiakas vastaanottaa lähetyksen.

Anteeksipyyntö laskutusongelmista

Laskutusongelmat voivat olla hyvin turhauttavia asiakkaalle, joka on tehnyt tilauksen yrityksellesi. Silti se on hyvin yleinen virhe. Jos laskutusongelma ilmenee, muista ottaa yhteyttä asiakkaaseen heti, kun se tulee tietoon.

Tässä on esimerkki huonosta laskutusvirheestä ja miten se korjataan:

Huono esimerkki:

Hyvä Megan,

Kiitos yhteydenotostasi asiakaspalveluun. Olen erittäin pahoillani siitä, että sinua veloitettiin kahdesti ostoksestasi – minulla ei ole aavistustakaan, miksi näin olisi voinut tapahtua, koska se ei ole yleinen tapa yrityksessämme. Anna siitä huolimatta luottokorttitietosi, jotta voin suorittaa hyvityksen.

Kiitos,

Katie F.
Asiakaspalvelun edustaja

Tässä anteeksipyyntökirjeessä Katie luopui vastuusta laskutusvirheestä ja paljasti yrityksensä järjestelmän puutteen pyytämällä Megania vastaamaan arkaluontoisilla tiedoilla, joita ei tarvittu hyvityksen suorittamiseen (Tarkista vinkkimme, jos täytyy sanoa ei asiakkaiden hyvityspyynnölle.) Voit tehdä tällaisesta anteeksipyynnöstä ammattimaisemman kirjoittamalla seuraavat:

Hyvä esimerkki:

Hyvä Megan,

kiitos otat yhteyttä asiakaspalveluun. Olemme pahoillamme, että sinua veloitettiin kahdesti samasta tuotteesta. Ymmärrämme, että virhe oli lopussa, eikä se ole virhe, jota suhtaudumme kevyesti.

Teknisen tiimimme mukaan virhe johtui automaattisen laskutusjärjestelmän tietokoneongelmasta. Tämän ongelman seurauksena järjestelmään tehdään uusia päivityksiä, jotta tätä ei tapahtuisi tulevaisuudessa. Sillä välin olemme hyvittäneet sinulle yhden veloituksen kokonaissumman eli 49,99 dollaria plus verot. Odota 1-3 arkipäivää, ennen kuin summa näkyy takaisin kortillasi.

Toivomme, että tämä riittää korjaamaan virheen ja poistamaan sinulle mahdollisesti aiheutuneet haitat. Kiitos, että kiinnitit tämän huomiomme – se auttaa meitä parantamaan toimintaamme ja palveluitamme.

Arvostamme yritystäsi suuresti. Jos jokin muu ongelma on ratkaistava, ota meihin yhteyttä.

Ystävällisin terveisin

Katie F.
Asiakaspalvelun edustaja

Tällä kertaa Katien anteeksipyyntö oli vilpitön ja tarkka. Kerro Meganille, mitä järjestelmässä tapahtuu, Katie varmisti, että hän ja asiakas olivat samalla sivulla. Palauttaessaan hänelle nopeasti ja epäröimättä Katie säästeli myös Megania huolesta ja stressistä miettimään, saisiko hän koskaan rahansa takaisin.

Tee:

  • Jos mahdollista, selitä syy laskutusvirheeseen.
  • Suorita asiakkaalle välitön hyvitys, jos sitä veloitetaan kaksinkertaisesti.

Älä:

  • Peruuta yhteys tai vastuu tapahtuneesta.
  • Pyydä asiakkaalta tietoja, joita et tarvitse.
  • Pyydä asiakasta lähettämään sinulle arkaluontoisia tietoja verkossa.

Anteeksipyyntö tuotteen palauttamisesta

Säilyketuotteista Samsung Galaxy’s Note7: n palauttamiseen tuotteiden palauttaminen on yleinen lähde sekä julkisiin että henkilökohtaisiin asiakkaiden anteeksipyyntökirjeisiin.

Jos yritykselläsi on tuote, joka on syytä palauttaa mieleen, käytä näitä esimerkkikirjeitä ohjeina, jotta tiedät mitä tehdä ja mitä ei tehdä kirjoittaessasi omaa anteeksipyyntökirjeesi.

Huono esimerkki:

Hyvä asiakas,

Olemme pahoillamme siitä, mitä on tapahtui tonnikalatölkkisarjojemme kanssa, viimeinen voimassaolopäivä helmikuusta 2019 toukokuuhun 2019.

Vaikka työskentelemme erittäin ahkerasti tuottaessamme asiakkaidemme rakastamia tuotteita, äyriäisala voi olla kova. Merivesien pilaantuminen pilaantumisella tarkoittaa toisinaan kalojen saastumista, epidemiaa, joka on kasvanut viime vuosina.

Siitä huolimatta kyseessä on kertaluontoinen tapaus. Pyrimme jatkossakin olemaan toimialan johtajia ja ryhdymme ennaltaehkäiseviin toimiin varmistaaksemme, että tämä ei toistu.

Olemme pahoillamme kaikille kärsineille. Toivomme, että pysyt edelleen uskollisena brändillemme.

Ystävällisin terveisin

John Doe
toimitusjohtaja.

Kuten tästä kirjeestä näet, John on anteeksipyynnön aloittelija. Hän esitti tekosyitä tuotteelleen, pelotti asiakkaitaan mahdollisesti pahaenteisillä yksityiskohdilla eikä pystynyt tarjoamaan asiakkailleen pitkä- tai lyhytaikaista ratkaisua. Miksi hänen pitäisi tällaisella kirjeellä pysyä uskollisina brändilleen? Katsotaan, voimmeko muuttaa tätä:

Hyvä esimerkki:

Hyvä arvostettu asiakas,

Tavoitteenamme on tarjota asiakkaillemme vain tuoreimmat, korkealaatuiset purkit äyriäistuotteet. Tästä huolimatta tärkein prioriteettimme on asiakkaidemme turvallisuus ja tyytyväisyys tuotteitamme kulutettaessa. Pahoittelen sanoa, että viimeisin tonnikalasäilykesarjamme ei täyttänyt tätä lupausta.

Valitettavasti tonnikalasarjassa, jonka viimeinen voimassaolopäivä on helmikuu 2019 – toukokuu 2019, on havaittu olevan vaarallisia elohopeapitoisuuksia. . Käyttämämme kalat pyydetään villinä ja niitä ei kasvateta, ja testaamme tuotteitamme perusteellisesti ennen niiden asettamista yleisön saataville. Olemme erittäin pahoillamme, että tämä tölkkisarja on ohittanut laatustandardimme.

Vaikka olemme erittäin pahoillamme tästä löydöksestä, olemme iloisia voidessamme avata tämän viestintäjärjestelmän asiakkaidemme turvallisuuden takaamiseksi.

Jos sinulla on hallussasi tonnikalatölkkejä, joiden viimeinen käyttöpäivä on, voit palauttaa ne supermarkettiin, josta ne ostettiin, tai lähettää ne ilmaiseksi seuraavaan osoitteeseen saadaksesi täyden hyvityksen:

Jos olet käyttänyt yhtä tai useampaa tonnikalatölkkäämme näillä viimeisillä käyttöpäivillä, sinun ei tarvitse hakeutua lääkäriin, mutta on suositeltavaa olla jatkamatta kulutusta.

Olemme pahoillamme arvostetuille asiakkaillemme, joihin tämä vaikutti. Jatkamme asiakkaidemme rakastamien tuotteiden kehittämistä, mutta laajemmalla laatutestauksella varmistamme, että tilanne pysyy yksittäisenä tapahtumana.

Kiitämme kaikkia uskollisuudestasi näiden 25 vuoden ajan, joita olemme olleet. liiketoiminnassa – teemme kovasti töitä, jotta emme enää petä sinua.

Ystävällisin terveisin,

John Doe
toimitusjohtaja

Tällä kertaa , John kertoi erinomaisesti kertoessaan asiakkailleen, että he ovat hänen prioriteettinsa. Esittelemällä yrityksensä tehtävänkuvan hän muistutti samanaikaisesti ostajia siitä, miksi he olivat uskollisia yhtiölle, ja luonnehti takaisinvetoa harvinaiseksi tapaukseksi. Antamalla asiakkailleen tarkkoja tietoja takaisinkutsusta ja siitä, miten toimia, John otti ensimmäisen askeleen palauttaakseen luottamuksen liiketoimintansa ja asiakkaidensa välille.

Tee:

  • Tee asiakkaastasi tuntuu arvostetulta.
  • Esitä yrityksesi tehtävälausunto ja miten tämä lausunto liittyy palautustilanteeseen.
  • Anna palautuksen yksityiskohdat.
  • Anna asianomaisille asiakkaille tarkat tiedot toimimisesta.

Älä:

  • Esitä tekosyitä.
  • Pelästytä asiakkaitasi pahaenteisillä yksityiskohdilla.
  • Anna epämääräisiä tietoja, jotka eivät tarjoa ratkaisua.

Anteeksi palvelun tai tapahtuman peruuttamisesta

Yrityksesi on tärkeää pyytää anteeksi haittaa, jonka palvelun tai tapahtuman peruuttaminen voi aiheuttaa asiakkaille. Kuten tuotteiden palautusmenettelyt, peruutuksia voi tapahtua monista syistä, kuten asiakasturvallisuudesta (kuten lennolla), huonosta asiakasaktiivisuudesta tai luokituksista (kuten TV-ohjelmasta) tai tärkeimmän osanottajan puuttumisesta tapahtumasta ( kuten työpajassa). Tutustu näihin viimeisiin esimerkkeihin palvelun tai tapahtuman peruuttamista koskevista liike-elämän anteeksipyyntökirjeistä.

Huono esimerkki:

Hyvä asiakas,

Valitettavasti suunnittelemasi työpaja osallistuminen peruutettiin. Pahoittelemme tästä mahdollisesti aiheutuvia haittoja.

Teemme parhaamme saadaksemme työpajamme aina aikataulun mukaisesti. Toisinaan asiat eivät kuitenkaan suju suunnitellusti.

Kerro meille, jos sinulla on kysyttävää peruutuksesta, ja autamme mielellämme sinua.

Ystävällisin terveisin

Brian C.
Tapahtumapäällikkö

Tässä tapauksessa Brianin anteeksipyyntökirje oli hyvin persoonaton. Se jätti asiakkaan epävarmuuteen siitä, saako hän takaisin rahat, jotka hän maksoi paikasta tässä tapahtumassa, milloin tai miten. Tässä on Brianin toinen yritys:

Hyvä esimerkki:

Hyvä Alexander,

Olen pahoillani voidessani kertoa teille, että työpajamme ”Positiivisuuden harjoittaminen: onnellisen työn taide” Ympäristö ”, on peruttu tänä perjantaina laskeutuvan hurrikaanin takia.

Turvallisten sääolosuhteiden vuoksi emme voi jatkaa tapahtumaa aikataulun mukaisesti. Pahoittelen mitään peruuttamisesta mahdollisesti aiheutuvaa haittaa. Vieraiden ja puhujien turvallisuus on tärkein huolenaihe.

Toivomme voivamme aikatauluttaa tämän työpajan myöhemmäksi ajaksi ja lähetämme sinulle sähköpostia heti koska olemme laatineet yksityiskohdat tästä muutoksesta. Toistaiseksi hyvitämme kaikkia vieraille, jotka aikovat osallistua tähän tapahtumaan. Sinun pitäisi nähdä ostoksesi kokonaisarvo palautettuna pankkitilillesi 1-3 arkipäivän kuluessa. .

Haluamme kiittää sinua suuresti kiinnostuksestasi tapahtumaamme kohtaan – ostoksesi auttaa meitä suunnittelemaan tulevia työpajoja ja tapahtumia. nuolemalla tätä näet aikataulun tulevista työpajoista tässä kuussa.

Ystävällisin terveisin

Brian C.
Tapahtumapäällikkö

Tällä kertaa anteeksipyyntökirje oli täsmällinen peruuttamista koskevista tapahtumista. Kun otetaan huomioon sekä nopea korvaus että maininta tapahtuman uudelleenjärjestelystä, Brian jätti Alexanderille hyvän vaikutelman yrityksen tehokkuudesta ja organisointitaidoista. Lisäämällä linkin tulevien työpajojen aikatauluun Brian onnistui tekemään tästä anteeksipyyntökirjeestä mahdollisuuden mainostaa tulevia tapahtumia.

Tee:

  • Näytä asiakkaallesi, että he ovat tärkeä osa yrityksesi menestystä.
  • Korvaa asiakkaasi välittömästi.
  • Kerro asiakkaallesi, voidaanko tapahtuman aikataulua muuttaa milloin tahansa.
  • Tarjoa muut vaihtoehdot asiakkaalle.

Älä:

  • Pidä asiakkaan peruutuksen syy.
  • Jätä asiakkaasi epäselväksi milloin ja miten ne hyvitetään.

Johtopäätös

Kun kirjoitamme asiakkaalle anteeksipyyntökirjeen, meidän on pakko pohtia missiota ja tuotemerkkiä, ja vastaamaan siihen, miten olemme tai emme vastaa asiakkaan tarpeita. Viime kädessä luomalla täydellinen anteeksipyyntökirje osoitamme, että olemme halukkaita vastaamaan elämän vaikeisiin hetkiin ja asettamaan asiakastyytyväisyyden ennen kaikkea.

Tarkista yrityksesi aiemmat anteeksipyyntökirjeet ja katso, miten ne vertailevat näihin esimerkkeihin. Koskaan ei ole liian myöhäistä tulla anteeksipyynnön mestariksi. Jos haluat lisätietoja, lue blogikirjoituksemme Kuinka anteeksi asiakkailta tehokkaasti.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *