5 vinkkiä piilokopion käytöstä Outlook-sähköpostissa

On omituista, että ohjelmistosovellus käyttää lyhenteitä, jotka viittaavat ohjelmistoa edeltäviin päiviin. Muistatko kopiot? Cc tarkoittaa hiilikopiota ja Bcc tarkoittaa sokeaa kopiota. Sähköpostiviestien lähettämiseen käytetään kopiota, kun haluat kopioida muut julkisesti, ja piilokopiota, kun haluat tehdä sen yksityisesti. Sähköpostin piilokopio-rivillä olevat vastaanottajat eivät ole muiden nähtävissä sähköpostissa. Nämä viisi vinkkiä aloittelijoille ja antavat tietoa niille, jotka osaavat jo käyttää piilokopiota.

Microsoft Outlook

Yhdistä. Järjestää. Tee asiat valmiiksi.

Hanki Outlook

Vinkki 1: Piilokopion lisääminen ja poistaminen

Todennäköisesti yksi suurimmista asiakkaista, joita asiakkaat kohtaavat, selvittää piilokopion lisääminen tai poistaminen sähköpostista tai siitä.

  1. Voit tehdä tämän avaamalla sähköpostiviestin ja valitsemalla Näytä kentät -ryhmän Asetukset-välilehdessä Piilokopio.

Piilokopio näkyy sähköpostisi Lähetä-alueella Kopion alapuolella. (Kopio näkyy oletusarvoisesti Lähetä-alueella.)

  1. Poista piilokopio sähköpostistasi siirtymällä uudelleen Näytä kentät -ryhmän Asetukset-välilehti ja napsauta Piilokopio. Kun olet lisännyt (tai poistanut) piilokopion, se pysyy näin kaikissa sähköpostiviesteissä.

Vinkki 2: Kuinka näet lähettämäsi piilokopion vastaanottajat

Vaikka muut eivät näe, ketkä ovat lähettämäsi sähköpostin piilokopio-rivillä, saatat haluta muistuttaa itseäsi, kuka lisäsit.

  1. Voit tehdä tämän siirtymällä Lähetetyt-kansioon ja avaamalla viestin piilokopion vastaanottajien kanssa. (Oletuksena kaikki lähetetyt viestit tallennetaan Outlookin Lähetetyt-kansioon.)

Kaikki vastaanottajat näkyvät viestisi otsikko-osiossa.

Vinkki 3: Milloin piilokopiota tulee käyttää

Useimmat ihmiset tietävät, milloin kopiota käytetään – sinä asetat sinne ihmisiä, jotka sinun on pidettävä silmukassa, vaikka he eivät olisikaan ensisijaiset ihmiset, joille lähetät. Kun haluat pitää vastaanottajat piilossa Vastaanottaja-rivillä olevilta ihmisiltä, lisäät ne piilokopio-riville. Vinkit 4 ja 5 antavat sinulle kaksi syytä, miksi haluat ehkä tehdä sen.

Vinkki 4: Piilokopio estää ylimääräiset postilaatikot

Jos nimesi on piilokopio-luettelossa, voitit Älä vastaanota sähköposteja, jos Vastaanottaja- tai Kopio-rivillä oleva henkilö vastaa alkuperäiseen sähköpostiin. Tämä on erityisen kätevää, kun Vastaanottaja- tai Kopio-rivillä on paljon ihmisiä, jotka vastaavat kaikille pitkän sähköpostikeskustelun aikana. Postilaatikkosi olisi täynnä sähköposteja, kun kaikki, mitä tarvitsit, oli ensimmäinen.

Vinkki 5: Älä paljasta henkilöllisyyttäsi

Ota huomioon! Jos olet sähköpostin piilokopio-rivillä ja vastaat sähköpostiin, salaisuutesi ulkopuolella olevat henkilöt Vastaanottaja- ja Kopio-rivillä tietävät, että olit piilokopio. Miksi tällä on merkitystä? Oletetaan, että lähetät kollegalle sähköpostin, jossa muistutat häntä varovasti toimituksesta, joka on jo myöhässä. Haluat päästää esimiehesi mukaan tähän, joten sisällytät hänet piilokopio-riville. Mutta jos hän vastaa sähköpostiin-uh-oh! Kollegasi tietää, että olet ”ilmoittanut” esimiehellesi. Saattaa aiheuttaa jonkin aikaa hankaluuksia työpaikalla!

Katso Outlook-sähköposti ja kalenteri sekä Outlook iOS: lle ja Androidille.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *