El proceso de 6 pasos para lidiar con el ausentismo de los empleados

A primera vista (o al llegar tarde), el ausentismo y las tardanzas de los empleados pueden no parecer un gran problema. Después de todo, las emergencias ocurren. Los turnos se reorganizan y puede sentirse bien ver a su equipo unirse y cubrir a un compañero de trabajo enfermo. Pero, ¿qué pasa si de vez en cuando se convierte en al menos una vez al mes, o incluso una vez a la semana? ¿Qué pasa si el absentismo deja de convertirse de vez en cuando y, en cambio, se convierte en un patrón de comportamiento?

¿Qué es el absentismo de los empleados?

Empleado El absentismo es una falta frecuente de asistencia al trabajo sin una causa válida. El absentismo no incluye la ausencia ocasional de llamadas, ausencias o instancias que no se pueden controlar, como enfermedades o problemas con el automóvil.

Según la encuesta anual de CareerBuilder, el ausentismo de los empleados está aumentando actualmente, con el 40 por ciento de los trabajadores en 2017 admitiendo que se reportaron enfermos en los últimos 12 meses cuando no lo estaban, en comparación con el 35 por ciento en 2016. las llamadas van desde reclamos de que un oso estaba en el patio de un empleado y estaban demasiado asustados para salir, hasta un perro tragándose las llaves del auto. Y solo en 2015, las pérdidas de productividad relacionadas con el ausentismo cuestan a los empleadores de EE. UU. $ 225.8 mil millones al año, o $ 1.685 por empleado.

Cómo lidiar con el ausentismo de los empleados

El ausentismo de los empleados puede ser difícil de abordar una vez se ha convertido en un hábito o comportamiento aceptado por su equipo. Después de todo, no puede obligar a los empleados a presentarse a trabajar a tiempo. Pero en lugar de ver cómo se acumulan los costos de las ausencias inesperadas, pruebe este proceso de seis pasos para reducir el ausentismo de los empleados:

Cree una política de asistencia de los empleados

El primer paso para aprender a manejar ausentismo de los empleados? Cree una política oficial de asistencia de los empleados. La asistencia al lugar de trabajo debe ser sencilla: preséntese a tiempo, según lo programado. Pero en realidad, descubrir cómo rastrear, documentar y corregir el ausentismo de los empleados puede complicarse y conlleva muchos escenarios IFTTW, si es así, entonces qué. ¿Qué pasa si un empleado llega 45 minutos tarde, pero sigue apareciendo? ¿Qué pasa si tienen un hijo enfermo u otra emergencia? ¿Qué pasa si no se presentan a trabajar? ¿Entonces qué?

No importa si su empresa no tiene un departamento oficial de recursos humanos o si tiene cinco o cincuenta empleados. Una política de asistencia oficial deja claras las expectativas de comportamiento laboral y acción disciplinaria para todos los miembros del equipo. Por lo tanto, tómese un tiempo ahora para elaborar una política que sea justa tanto para usted como para sus empleados. Considere diferentes problemas de asistencia como ausencias programadas, ausencias no programadas y tardanzas, luego decida las acciones disciplinarias necesarias y los próximos pasos para cada una. No tiene por qué ser complicado. En cambio, concéntrese en crear una política que descarte la subjetividad y defina lo que significa cada tipo de ausencia en un lenguaje claro y sencillo.

Descargue el política de asistencia de los empleados y personalícela según sus necesidades.

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Una vez que haya terminado, no se limite a pegar su nueva política de asistencia en una carpeta en el estante o esconderse en la letra pequeña de un manual del empleado. Asegúrese de que todos los empleados, incluidos los nuevos empleados, tengan la oportunidad de verlo y estén al tanto de los cambios. Enfatice la importancia de asistir como una responsabilidad compartida y que se espera que todos cumplan con su parte del trato. Haga que sus empleados firmen una exención confirmando que han leído la política y que dan su consentimiento para trabajar bajo los nuevos requisitos de asistencia. Es una buena idea que sus registros lo confirmen por escrito en caso de que surjan problemas disciplinarios más adelante. Y hablando de problemas disciplinarios …

Haga cumplir su política de asistencia de manera consistente

Un hábito no surge de la noche a la mañana. Un patrón de ausentismo de los empleados es algo que se desarrolla con el tiempo y ya puede verse como un comportamiento aceptado cuando el problema llega a su escritorio. Para aprender a manejar el ausentismo de los empleados, debe hacer cumplir su política de asistencia de manera consistente, todas y cada una de las veces.

Eso no significa que no pueda mostrar empatía a los empleados o que no pueda tener ningún movimiento sala para emergencias. En su lugar, integre esas situaciones de manera proactiva en su póliza. Tenga algo de escalada para las ausencias no programadas. Uno puede ser aceptable, pero dos pueden desencadenar una revisión formal. Pero recuerde: una ausencia no programada es muy diferente a una «no presentación».

Enviar mensajes de texto diciendo que llegarán tarde, intercambiar con un compañero de trabajo o llamar para informar que está enfermo al menos le avisa que un empleado ganó No llegue al trabajo según lo programado y puede darle tiempo para encontrar un reemplazo o prepararse para un turno con poco personal.Una no presentación puede dejarlo preguntándose dónde están, qué sucedió y dejar a todo su equipo colgado. Tenga un plan de acción diferente para ambos escenarios de asistencia y aplíquelo a todos los empleados, incluidos los supervisores y la gerencia.

Lleve un registro de las ausencias de los empleados

Cuando se trata de lidiar con la asistencia de los empleados, es importante mantener registros completos. La forma de realizar un seguimiento del absentismo de los empleados depende de lo que funcione mejor para usted y los líderes de turno o supervisores que harán cumplir la política de asistencia. Una forma fácil de realizar un seguimiento del tiempo de sus empleados es con una aplicación de reloj de tiempo, que proporciona notificaciones útiles de entrada / salida de inmediato.

Cada vez que surja una ausencia, anótela, ya sea en su sistema de cronometraje del empleado o en una herramienta de desempeño del empleado. O bien, considere armar una hoja de cálculo independiente solo para rastrear problemas de asistencia. Sin una estrategia establecida sobre cómo documentar el ausentismo de los empleados, puede ser difícil realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados y señalar cuando las ausencias no programadas comienzan a convertirse en un patrón.

Si su equipo es lo suficientemente pequeño, limitar el acceso a usted mismo puede ser suficiente para rastrear el comportamiento de los empleados. Pero si no puede estar en todas partes a la vez, asegúrese de que otros supervisores también tengan una forma de documentar las ausencias y las llegadas tardías, incluso si es solo una columna separada o una anotación en el horario de turnos de esa semana.

¿Por qué documentar todo? La mayoría de los estados han legalizado el empleo a voluntad, lo que significa que los empleados pueden ser despedidos sin que los empleadores tengan que establecer una «causa justa» para el despido. Sin embargo, eso no significa que tenga un cheque en blanco para despedir a quien quiera; las malas prácticas de despido aún pueden poner usted corre el riesgo de una demanda por despido injustificado, y su primera línea de defensa es un registro de documentos bien documentado.

Las ausencias también pueden incluirse en la categoría & médica Cumplimiento de la Ley de Licencias (FMLA) y la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), que brindan a los empleados protección legal o adaptaciones para diferentes tipos de «eventos» de ausencia. Algunos estados también han promulgado licencias por enfermedad pagadas obligatorias. Lleve un registro de las diferentes ausencias, incluidas las ausencias programadas y no programadas, para asegurarse de que está cumpliendo con sus requisitos legales como empleador. Y en el caso de que necesite despedir a un empleado por problemas relacionados con las ausencias, tendrá un registro que respalde sus decisiones.

Aborde las ausencias no programadas y las ausencias inmediatamente

Las ausencias ocurren. Pero cuando un empleado se reporta enfermo o no se presenta a un turno, aborde directamente la situación. No dejes pasar demasiado tiempo (o incluso otra ausencia) en el medio. Una vez que regresen al trabajo, siéntese y tenga una conversación sobre lo que sucedió, por qué sucedió y qué se espera de ellos en el futuro. Asegúrese de que sepan si su ausencia ha provocado algún tipo de acción disciplinaria o un plan de desempeño.

Dependiendo de cuánto tiempo haya sido la ausencia, es posible que incluso desee realizar una entrevista formal de regreso al trabajo. Investigaciones anteriores han demostrado que las entrevistas de regreso al trabajo tienen un impacto positivo en las tasas de ausencia e incluso pueden funcionar mejor para los pequeños empleadores. Al abordar las ausencias a primera hora cuando regresan, los empleados reconocerán que su comportamiento se toma en serio y que no pasa desapercibido.

No se limite a tratar los síntomas, descubra la causa.

Como mencionamos anteriormente, existen razones legales válidas para las ausencias prolongadas de los empleados, como el cumplimiento de la FMLA o la ADA. Para otros escenarios, ahora es el momento de decidir dónde trazará la línea. ¿Con qué frecuencia puede llamar un empleado los viernes y lunes antes de que se active una acción formal? ¿Parece que no llegan a tiempo cada dos martes? ¿Es una ausencia demasiado?

Si está notando un patrón en la asistencia de un empleado, dígalo. Pregúnteles directamente por qué sus ausencias tienden a caer en ciertos días y use su documentación como evidencia. Señale horas y fechas específicas y vea cómo responden.

Puede descubrir que hay otras cosas fuera del trabajo que afectan la asistencia de su empleado y provocan ausencias excesivas. Es posible que haya habido un cambio en el horario de la guardería, lo que dificulta encontrar una niñera en ciertos días de la semana. Es posible que hayan comenzado las clases nocturnas y estén luchando por llegar a tiempo por las mañanas. Al final, puede que no sea el empleado en absoluto, sino su horario.

Si sus empleados tienen un razonamiento válido para las ausencias excesivas y su desempeño es bueno de lo contrario, busquen la manera de corregir las cosas juntos. Cree un plan de mejora del desempeño, actualice los formularios de disponibilidad de los empleados y ajuste los horarios donde pueda según sea necesario. Establezca metas para ellos durante los próximos 30 días, incluyendo no más ausencias o tardanzas. Pero si solo faltan al trabajo para comenzar el fin de semana temprano, es hora de tomar algunas decisiones difíciles.

La clave aquí es no dejar que las cosas vayan demasiado lejos.Con suerte, su nueva política de asistencia de empleados marcará y corregirá los problemas de asistencia desde el principio. Mantener una línea de comunicación abierta con sus empleados también puede ayudarlos a sentirse cómodos discutiendo cualquier problema con sus horarios de trabajo que podría conducir a ausencias.

No olvide recompensar el buen comportamiento

Piense en cuáles de sus empleados faltaron al trabajo, llegaron tarde o se reportaron enfermos durante el último mes. Ahora, piense en los que no lo hicieron. ¿Fue más difícil? ¿Más fácil? ¿Quién se destacó más?

En el lugar de trabajo, la ausencia se siente a menudo con más fuerza que la presencia, y por una buena razón. Si alguien no se presenta para hacer su trabajo, todo el equipo se ve afectado. Pero, ¿qué pasa con los empleados que llegan a tiempo todos los días y mantienen su negocio funcionando sin problemas en segundo plano?

Echemos un vistazo a las estadísticas:

  • Empleados que no se sienten reconocidos en el trabajo tienen el doble de probabilidades de decir que tienen la intención de renunciar el próximo año, mientras que los empleados que son reconocidos son más leales y comprometidos.
  • En la creciente fuerza laboral millennial de hoy, hasta un 76 por ciento de los millennials dicen que dejarían un trabajo si no se sintieran apreciados.
  • Solo uno de cada tres trabajadores en los EE. UU. «está totalmente de acuerdo» en que recibió reconocimiento o elogios por hacer un buen trabajo en los últimos siete días .

Reconocer a los empleados por su buena asistencia y desempeño puede ser una de las estrategias de menor costo pero de mayor impacto para su empresa. Si bien es posible que desee concentrarse en eliminar a los empleados con bajo desempeño, usted no quiere perder a los grandes empleados que tiene en el proceso. Encuentre una manera de llamar y recompensar la buena asistencia en un regu base lar. Incentive a los empleados para que se incluyan en la lista el próximo mes ofreciendo recompensas que no querrán perderse, como un día libre adicional o la oportunidad de elegir su propio horario durante una semana.

No existe una solución de la noche a la mañana cuando se trata de cómo solucionar el ausentismo de los empleados. Es probable que sigas asistiendo a llamadas sobre «intoxicación alimentaria» sorpresa o sobre la siempre conveniente gripe de los viernes. Pero implementando una política de asistencia justa de los empleados, documentando y rastreando los patrones de asistencia, abordando las ausencias cuando ocurren, teniendo un plan de acción para casos excesivos el ausentismo y recordar llamar la atención tan a menudo como las ausencias malas y no programadas comenzarán a convertirse en la excepción, no en la regla. Es posible que no pueda resolver todas las situaciones de asistencia (o los osos en el patio trasero), pero ser capaz de establecer nuevas expectativas para su equipo y tener una estrategia establecida para el ausentismo de los empleados en el futuro.

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