Der 6-Stufen-Prozess für den Umgang mit Fehlzeiten von Mitarbeitern

Auf den ersten Blick (oder spätes Einchecken) scheinen Fehlzeiten und Verspätungen von Mitarbeitern keine so große Sache zu sein. Immerhin passieren Notfälle. Die Schichten werden neu geordnet, und es kann sich gut anfühlen, wenn Ihr Team zusammenkommt und einen kranken Mitarbeiter abdeckt. Aber was ist, wenn ab und zu mindestens einmal im Monat oder sogar einmal in der Woche? Was ist, wenn Fehlzeiten nicht mehr von Zeit zu Zeit auftreten und stattdessen zu einem Verhaltensmuster werden?

Was ist Fehlzeiten von Mitarbeitern?

Mitarbeiter Fehlzeiten sind ein häufiger Mangel an Anwesenheit bei der Arbeit ohne triftigen Grund. Fehlzeiten umfassen nicht das gelegentliche Nichtanrufen, Nichterscheinen oder Fälle, die nicht kontrolliert werden können, wie z. B. Krankheit oder Probleme mit dem Auto.

Laut der jährlichen Umfrage von CareerBuilder nimmt die Abwesenheit von Mitarbeitern derzeit zu. 40 Prozent der Arbeitnehmer im Jahr 2017 gaben zu, in den letzten 12 Monaten krank gemeldet zu haben, gegenüber 35 Prozent im Jahr 2016. Gemeldete Ausreden für Das Anrufen reichte von Behauptungen, dass ein Bär auf dem Hof eines Angestellten war und sie zu ängstlich waren, um herauszukommen, bis zu einem Hund, der ihre Autoschlüssel verschluckte. Allein im Jahr 2015 kosteten Produktivitätsverluste im Zusammenhang mit Fehlzeiten US-Arbeitgeber jährlich 225,8 Milliarden US-Dollar oder 1.685 US-Dollar pro Mitarbeiter.

Umgang mit Fehlzeiten von Mitarbeitern

Es kann schwierig sein, einmalige Fehlzeiten von Mitarbeitern zu beheben Es ist eine Gewohnheit oder ein akzeptiertes Verhalten Ihres Teams geworden. Schließlich können Sie Mitarbeiter nicht zwingen, pünktlich zur Arbeit zu erscheinen. Anstatt zu beobachten, wie sich die Kosten für unerwartete Abwesenheiten summieren, versuchen Sie diesen sechsstufigen Prozess, um Fehlzeiten von Mitarbeitern zu reduzieren:

Erstellen Sie eine Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter

Der erste Schritt zum Erlernen des Umgangs mit Mitarbeitern Fehlzeiten von Mitarbeitern? Erstellen Sie eine offizielle Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter. Die Anwesenheit am Arbeitsplatz sollte unkompliziert sein – wie geplant pünktlich erscheinen. In der Realität kann es jedoch kompliziert werden, herauszufinden, wie Fehlzeiten von Mitarbeitern nachverfolgt, dokumentiert und behoben werden können, und es gibt viele IFTTW-Szenarien – wenn ja, welche? Was ist, wenn ein Mitarbeiter 45 Minuten zu spät kommt, aber trotzdem auftaucht? Was ist, wenn sie ein krankes Kind oder einen anderen Notfall haben? Was ist, wenn sie überhaupt nicht zur Arbeit erscheinen? Was dann?

Es spielt keine Rolle, ob Ihr Unternehmen keine offizielle Personalabteilung hat oder ob Sie fünf oder fünfzig Mitarbeiter haben. Eine offizielle Anwesenheitsrichtlinie macht allen Teammitgliedern die Erwartungen an das Arbeitsverhalten und Disziplinarmaßnahmen klar. Nehmen Sie sich jetzt etwas Zeit, um eine Richtlinie zu erstellen, die sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern gerecht wird. Berücksichtigen Sie verschiedene Anwesenheitsprobleme wie geplante Abwesenheiten, außerplanmäßige Abwesenheiten und Verspätungen und entscheiden Sie dann über die erforderlichen Disziplinarmaßnahmen und die nächsten Schritte. Es muss nicht kompliziert sein. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, eine Richtlinie zu erstellen, die Subjektivität ausschließt und definiert, was jede Art von Abwesenheit in klarer, klarer Sprache bedeutet.

Laden Sie die kostenlose herunter Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an!

Modal schließen

Etwas ist schief gelaufen

Wir hatten einige Probleme beim Erstellen Ihres Kontos. Bitte überprüfen Sie Ihre Daten und versuchen Sie es erneut.

Abbrechen, um sich anzumelden

Wenn Sie fertig sind, kleben Sie Ihre brandneuen Anwesenheitsrichtlinien nicht einfach in einen Ordner im Regal oder verstecken Sie sich es im Kleingedruckten eines Mitarbeiterhandbuchs. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter, einschließlich Neueinstellungen, die Möglichkeit hat, dies zu sehen, und über die Änderungen informiert wird. Betonen Sie die Bedeutung der Teilnahme als gemeinsame Verantwortung und dass von jedem erwartet wird, dass er sein Ende der Abmachung aufhält. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter eine Verzichtserklärung unterzeichnen, in der bestätigt wird, dass sie die Richtlinien gelesen haben und sich bereit erklären, unter den neuen Anwesenheitsanforderungen zu arbeiten. Es ist eine gute Idee, dass Ihre Unterlagen dies schriftlich bestätigen, falls später Disziplinarprobleme auftreten. Und wenn wir gerade von Disziplinarangelegenheiten sprechen …

Erzwingen Sie Ihre Anwesenheitsrichtlinien konsequent.

Eine Gewohnheit taucht nicht über Nacht auf. Ein Muster der Abwesenheit von Mitarbeitern entwickelt sich im Laufe der Zeit und kann bereits als akzeptiertes Verhalten angesehen werden, wenn das Problem auf Ihrem Schreibtisch landet. Um zu lernen, wie man mit Fehlzeiten von Mitarbeitern umgeht, müssen Sie Ihre Anwesenheitsrichtlinie jedes Mal konsequent durchsetzen.

Das bedeutet nicht, dass Sie den Mitarbeitern kein Einfühlungsvermögen zeigen oder nicht wackeln können Raum für Notfälle. Bauen Sie diese Situationen stattdessen proaktiv in Ihre Richtlinie ein. Haben Sie eine Eskalation für außerplanmäßige Abwesenheiten. Einer kann akzeptabel sein, aber zwei können eine formelle Überprüfung auslösen. Aber denken Sie daran: Eine außerplanmäßige Abwesenheit unterscheidet sich stark von einer „Nichterscheinen“.

Wenn Sie eine SMS senden, dass sie zu spät kommen, mit einem Kollegen tauschen oder sich krank melden, werden Sie zumindest feststellen, dass ein Mitarbeiter gewonnen hat Schaffen Sie es nicht wie geplant in die Arbeit und haben Sie möglicherweise Zeit, einen Ersatz zu finden oder sich auf eine unterbesetzte Schicht vorzubereiten.Bei Nichterscheinen können Sie sich fragen, wo sie sich befinden, was passiert ist, und Ihr gesamtes Team hängen lassen. Haben Sie einen unterschiedlichen Aktionsplan für beide Anwesenheitsszenarien und wenden Sie ihn auf alle Mitarbeiter an – einschließlich Vorgesetzter und Management.

Verfolgen Sie die Abwesenheiten von Mitarbeitern

Wenn es um die Anwesenheit von Mitarbeitern geht, Es ist wichtig, vollständige Aufzeichnungen zu führen. Wie Sie Fehlzeiten von Mitarbeitern nachverfolgen können, hängt davon ab, was für Sie und alle Schichtleiter oder Vorgesetzten, die die Anwesenheitsrichtlinie durchsetzen, am besten funktioniert. Eine einfache Möglichkeit, die Zeit Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, ist eine Zeitschaltuhr-App, die nützliche Benachrichtigungen zum Ein- und Ausstempeln sofort bereitstellt.

Notieren Sie sich jedes Mal, wenn eine Abwesenheit auftritt, diese entweder in Ihrer Mitarbeiter-Zeitnehmungssystem oder in einem Mitarbeiter-Performance-Tool. Oder stellen Sie eine eigenständige Tabelle zusammen, um Anwesenheitsprobleme zu verfolgen. Ohne eine Strategie zur Dokumentation von Fehlzeiten von Mitarbeitern kann es schwierig sein, die Anwesenheit und Kennzeichnung von Mitarbeitern zu verfolgen, wenn einmalige außerplanmäßige Abwesenheiten zu einem Muster werden.

Wenn Ihr Team klein genug ist, Die Einschränkung des Zugriffs auf sich selbst kann ausreichen, um das Verhalten der Mitarbeiter zu verfolgen. Wenn Sie jedoch nicht überall gleichzeitig sein können, stellen Sie sicher, dass auch andere Vorgesetzte Abwesenheiten und verspätete Ankünfte dokumentieren können – auch wenn es sich nur um eine separate Spalte oder eine Notiz im Schichtplan dieser Woche handelt.

Warum alles dokumentieren? Die meisten Staaten haben eine willkürliche Beschäftigung legalisiert, was bedeutet, dass Arbeitnehmer entlassen werden können, ohne dass Arbeitgeber einen „gerechten Grund“ für die Kündigung festlegen müssen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie einen Blankoscheck haben, um zu entlassen, wen Sie wollen – schlechte Entlassungspraktiken können immer noch gelten Sie sind dem Risiko einer rechtswidrigen Kündigungsklage ausgesetzt, und Ihre erste Verteidigungslinie ist eine gut dokumentierte Papierspur.

Abwesenheiten können auch unter die Familie & Medical fallen Einhaltung des Leave Act (FMLA) und des Americans with Disabilities Act (ADA), die den Mitarbeitern Rechtsschutz oder Unterkunft für verschiedene Arten von Abwesenheitsereignissen bieten. Einige Staaten haben auch einen obligatorischen bezahlten Krankenurlaub eingeführt. Behalten Sie verschiedene Abwesenheiten im Auge, einschließlich geplanter und außerplanmäßiger Abwesenheiten, um sicherzustellen, dass Sie Ihre gesetzlichen Anforderungen als Arbeitgeber erfüllen. Und für den Fall, dass Sie einen Mitarbeiter wegen abwesender Probleme entlassen müssen, verfügen Sie über eine Aufzeichnung, die Ihre Entscheidungen unterstützt.

Behandeln Sie außerplanmäßige Abwesenheiten und Nichterscheinen sofort

Abwesenheiten passieren. Wenn sich ein Mitarbeiter krank meldet oder nicht zu einer Schicht erscheint, wenden Sie sich direkt an die Situation. Lassen Sie nicht zu viel Zeit (oder sogar eine andere Abwesenheit) dazwischen vergehen. Wenn sie wieder zur Arbeit zurückkehren, setzen Sie sich und unterhalten Sie sich darüber, was passiert ist, warum es passiert ist und was von ihnen erwartet wird. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, ob ihre Abwesenheit Disziplinarmaßnahmen oder einen Leistungsplan ausgelöst hat.

Je nachdem, wie lange die Abwesenheit gedauert hat, möchten Sie möglicherweise sogar ein formelles Interview zur Rückkehr zur Arbeit führen. Frühere Untersuchungen haben gezeigt, dass Interviews zur Rückkehr zur Arbeit sich positiv auf die Abwesenheitsquote auswirken und für kleine Arbeitgeber möglicherweise sogar besser funktionieren. Wenn Mitarbeiter bei ihrer Rückkehr als erstes auf Abwesenheiten eingehen, erkennen sie, dass ihr Verhalten ernst genommen wird und nicht unbemerkt bleibt.

Behandeln Sie nicht nur die Symptome, sondern entdecken Sie die Ursache.

Wie bereits erwähnt, gibt es gültige rechtliche Gründe für längere Abwesenheiten von Mitarbeitern wie FMLA- oder ADA-Konformität. In anderen Szenarien müssen Sie jetzt entscheiden, wo Sie die Grenze ziehen möchten. Wie oft kann ein Mitarbeiter freitags und montags anrufen, bevor er formelle Maßnahmen auslöst? Können sie es einfach nicht jeden zweiten Dienstag pünktlich schaffen? Ist eine Nichterscheinung zu viel?

Wenn Sie ein Muster in der Anwesenheit eines Mitarbeiters bemerken, rufen Sie es aus. Fragen Sie sie direkt, warum ihre Abwesenheiten an bestimmten Tagen häufig auftreten, und verwenden Sie Ihre Unterlagen als Beweismittel. Geben Sie bestimmte Zeiten und Daten an und sehen Sie, wie sie reagieren.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass andere Dinge außerhalb der Arbeit die Anwesenheit Ihres Mitarbeiters beeinträchtigen und zu übermäßigen Abwesenheiten führen. Möglicherweise hat sich der Zeitplan für die Kindertagesstätten verschoben, was es schwierig macht, an bestimmten Wochentagen einen Babysitter zu finden. Möglicherweise haben sie mit dem Nachtunterricht begonnen und kämpfen morgens darum, pünktlich zu sein. Am Ende ist es möglicherweise nicht der Mitarbeiter, sondern sein Zeitplan.

Wenn Ihre Mitarbeiter gültige Gründe für übermäßige Abwesenheiten haben und ihre Leistung ansonsten stark ist, finden Sie einen Weg, um die Dinge gemeinsam zu korrigieren. Erstellen Sie einen Plan zur Leistungsverbesserung, aktualisieren Sie die Verfügbarkeitsformulare für Mitarbeiter und passen Sie die Zeitpläne nach Bedarf an. Setzen Sie sich in den nächsten 30 Tagen Ziele – auch keine Abwesenheiten oder Verspätungen mehr. Wenn ihnen jedoch nur die Arbeit fehlt, um ihr Wochenende früh zu beginnen, ist es Zeit für einige schwierige Entscheidungen.

Der Schlüssel hier ist, die Dinge nicht zu weit gehen zu lassen.Hoffentlich kennzeichnet und korrigiert Ihre neue Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter Anwesenheitsprobleme zu Beginn. Eine offene Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern kann ihnen auch dabei helfen, Probleme mit ihren Arbeitsplänen zu besprechen, die zu Abwesenheiten führen können.

Vergessen Sie nicht, gutes Verhalten

zu belohnen Denken Sie daran, welcher Ihrer Mitarbeiter im letzten Monat die Arbeit verpasst, zu spät gekommen oder krank gemeldet hat. Denken Sie jetzt an diejenigen, die dies nicht getan haben. War es schwieriger? Einfacher? Wer stach mehr hervor?

Am Arbeitsplatz ist Abwesenheit aus gutem Grund oft stärker zu spüren als Anwesenheit. Wenn jemand nicht auftaucht, um seine Arbeit zu erledigen, belastet dies das gesamte Team. Aber was ist mit den Mitarbeitern, die jeden Tag pünktlich erscheinen und dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen im Hintergrund reibungslos läuft?

Sehen wir uns die Statistiken an:

  • Mitarbeiter, die Wenn Sie sich bei der Arbeit nicht anerkannt fühlen, sagen Sie doppelt so häufig, dass Sie beabsichtigen, im nächsten Jahr zu kündigen, während anerkannte Mitarbeiter loyaler und engagierter sind.
  • In der heutigen wachsenden tausendjährigen Belegschaft bis zu 76 Prozent von Millennials sagen, dass sie einen Job verlassen würden, wenn sie sich nicht geschätzt fühlen würden.
  • Nur jeder dritte Arbeitnehmer in den USA „stimmt voll und ganz zu“, dass er in den letzten sieben Tagen Anerkennung oder Lob für gute Arbeit erhalten hat

Die Anerkennung von Mitarbeitern für gute Anwesenheit und Leistung kann eine der kostengünstigsten und dennoch wirkungsvollsten Strategien für Ihr Unternehmen sein. Während Sie sich möglicherweise darauf konzentrieren möchten, Mitarbeiter mit schlechter Leistung auszusondern, Sie möchten nicht die großartigen Mitarbeiter verlieren, die Sie in diesem Prozess haben. Finden Sie einen Weg, um eine gute Teilnahme an einem Regu hervorzurufen und zu belohnen lar Basis. Anreize für Mitarbeiter, im nächsten Monat auf die Liste zu kommen, indem sie Belohnungen anbieten, die sie nicht verpassen möchten, z. B. einen zusätzlichen freien Tag oder die Möglichkeit, ihren eigenen Zeitplan für eine Woche zu wählen.

Es gibt keine Lösung über Nacht, wenn es darum geht, Fehlzeiten von Mitarbeitern zu beheben. Sie werden wahrscheinlich immer noch Anrufe wegen überraschender „Lebensmittelvergiftung“ oder der immer günstigen Freitagsgrippe tätigen. Indem Sie jedoch eine faire Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter implementieren, Anwesenheitsmuster dokumentieren und verfolgen, Abwesenheiten beheben, wenn sie auftreten, und einen Aktionsplan für übermäßiges Auftreten haben Fehlzeiten und das Erinnern daran, so oft wie die schlechten, außerplanmäßigen Abwesenheiten eine gute Anwesenheit zu fordern, werden zur Ausnahme und nicht zur Regel. Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, jedes Anwesenheitsszenario (oder Bären im Hinterhof) zu lösen, aber Sie werden es tun in der Lage sein, neue Erwartungen an Ihr Team zu setzen und eine Strategie für die künftige Abwesenheit von Mitarbeitern zu entwickeln.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.