6 Nützliche Beispiele für Entschuldigungsschreiben an Kunden

Hinweis: Dieser Blog-Beitrag wurde ursprünglich am 19. Januar 2017 veröffentlicht und ist einer von In unseren beliebtesten Beiträgen haben wir es aktualisiert, um die neuesten Forschungsergebnisse, aktuellen Statistiken und Best Practices in dieses Thema aufzunehmen.

Ruby Newell-Legners Buch „Kunden verstehen“ sagt uns, dass es 12 dauert positive Erfahrungen, um eine ungelöste negative Erfahrung auszugleichen.

Die Sache ist, so sehr wir versuchen, sie zu verhindern – und Junge, versuchen wir es -, negative Erfahrungen müssen immer noch jedes Mal auftauchen während. Wenn sie dies tun, können wir unser Bestes geben und beginnen, Abhilfe zu schaffen, indem wir uns bei unseren Kunden entschuldigen.

Viele Unternehmen fürchten sich davor, Entschuldigungsschreiben an Kunden zu schreiben, aus Angst, Fehlverhalten zuzugeben oder die Schuld für eine unangenehme Situation zu akzeptieren . Eine Entschuldigung ist jedoch nicht das Ende der Welt – tatsächlich ist sie weit davon entfernt.

Eine erfolgreiche Entschuldigung kann eine negative Erfahrung in eine positive, einen verärgerten Kunden in eine treue Erfahrung verwandeln ein schlechter Ruf in einen guten. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Entschuldigungsschreiben für schlechten Service, damit Sie wissen, was zu tun ist, wenn Ihr Unternehmen auf eine ähnliche Situation reagieren muss.

  • Entschuldigung für schlechte Kundenbehandlung
  • Entschuldigung für ein beschädigtes oder defektes Produkt oder eine beschädigte Dienstleistung
  • Entschuldigung für verspäteten oder unsachgemäßen Versand
  • Entschuldigung für Abrechnungsprobleme
  • Entschuldigung für einen Produktrückruf
  • Entschuldigung für die Stornierung eines Dienstes oder Ereignisses

Entschuldigung für schlechte Kundenbehandlung

Hat Ihr Kunde eine Stunde seines Tages verloren, als er von Vertreter zu Vertreter an übertragen wurde? ein scheinbar einfaches Problem lösen? Ist Ihr Kunde nach einer Erfahrung mit einem unhöflichen und nicht hilfreichen Mitarbeiter oder Manager verärgert?

Das strategische Unternehmensberatungsunternehmen McKinsey berichtete, dass 70% der Kauferfahrungen davon abhängen, wie der Kunde sich behandelt fühlt. Unabhängig davon, wer in einer komplizierten Situation im „Recht“ ist, ist es wichtig, dem Kunden eine aufrichtige Entschuldigung zu geben.

Vergleichen wir zwei Beispiele eines Entschuldigungsschreibens mit einem Kunden, der das Gefühl hat, dass er oder sie dies hat wurde ungerecht behandelt:

Schlechtes Beispiel:

Liebe Catherine,

Es tut mir sehr leid, was passiert ist. Es war inakzeptabel und wird nie wieder passieren.

Der Vertreter, mit dem Sie gesprochen haben, hat das Telefon nicht aufgelegt. Ich wurde informiert, dass er versucht hat, Ihren Anruf weiterzuleiten, aber er muss nicht durchgegangen sein. Da der Anruf ein zweites Mal abgebrochen wurde, möchten Sie möglicherweise Ihren Telefondienst überprüfen Wir sind stolz auf unseren Service und würden so etwas niemals tun.

Auch hier tut mir die Unannehmlichkeit sehr leid. Bitte wenden Sie sich an den Kundendienst, wenn Sie weitere Bedenken haben – unsere Kundendienstmitarbeiter sind immer sehr gerne bereit zu helfen.

Mit freundlichen Grüßen

Ashley W.

In diesem Beispiel war Ashley sehr vage, als sie sich dem Cus näherte Kundenproblem. Anstatt sich in Catherine hineinzuversetzen, versuchte sie, die Schuld auf den Telefondienstanbieter des Kunden zu verlagern und die Rolle des Unternehmens in Katharinas schlechten Erfahrungen zu leugnen. Am Ende ließ Ashley das Problem ungelöst und den Kunden unzufrieden.

Schauen wir uns an, was passiert, wenn wir das noch einmal versuchen:

Gutes Beispiel:

Liebe Catherine ,

Im Namen von möchte ich mich aufrichtig für die negativen Erfahrungen entschuldigen, die Sie mit unserem Kundendienstmitarbeiter Peter gemacht haben.

Mir ist klar, dass Peter bei der Lösung Ihrer Probleme nicht hilfreich war Problem, und als Sie darum gebeten haben, mit einem Manager zu sprechen, legte er auf, anstatt Ihren Anruf weiterzuleiten. Ich verstehe Ihre Frustration darüber, dass Sie nicht ordnungsgemäß an einen diensthabenden Vorgesetzten verwiesen wurden, und Ihre noch größere Frustration darüber, dass Sie erneut in der Warteschleife warten müssen, nur damit der Anruf fast eine halbe Stunde später unterbrochen wird.

At Wir sind stolz darauf, jeden Tag 100% zu geben, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse unserer Kunden erfüllt werden. Ich weiß, dass wir Sie im Stich gelassen haben, und das tut uns sehr leid.

Wir tun unser Bestes, um jeden unserer Vertreter darin zu schulen, wie er mit den Problemen unserer Kunden richtig umgeht, einschließlich der Frage, wie Probleme eskaliert werden können Sie können nicht helfen. Ihr Anliegen wurde nicht ordnungsgemäß behandelt, und wir werden Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass sich diese Situation nicht wiederholt.

Ab diesem Freitag müssen unsere Kundendienstmitarbeiter um einen Anruf bitten -back-Nummer zu Beginn jedes Gesprächs, falls der Anruf abgebrochen wird. Wir werden auch eine obligatorische Überprüfungssitzung abhalten, um sicherzustellen, dass unsere Vertreter über das ordnungsgemäße Verfahren für die Weiterleitung von Anrufen informiert sind.

Ich möchte Ihnen dafür danken, dass Sie uns auf dieses Problem aufmerksam gemacht haben. Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, unseren Service zu verbessern, und Ihr Feedback ist ein unschätzbarer Teil dieses Prozesses.

Sollten Sie in Zukunft Hilfe benötigen, zögern Sie bitte nicht, mich direkt zu kontaktieren, da ich Ihnen gerne persönlich bei allen Fragen behilflich sein werde.

Mit freundlichen Grüßen

Ashley W.
Kundendienstmanager
+1 (987) 000-1234

Indem Sie genau angeben, was passiert ist, und genau ansprechen, was Catherine tut Die negative Erfahrung war, dass Ashley mitfühlend und verständnisvoll für das Problem des Kunden wirkte. Sie bestätigte und bezog sich auf Katharinas Gefühle und zeigte ihr die Schritte, die das Unternehmen unternehmen würde, um sicherzustellen, dass die Unannehmlichkeiten nicht erneut auftreten. Sie gab Catherine sogar ihre persönlichen Kontaktinformationen, damit sie sie in Zukunft direkt erreichen konnte. Großartige Arbeit, Ashley!

Tun Sie Folgendes:

  • Entschuldigen Sie sich und bedauern Sie aufrichtig.
  • Seien Sie genau, was passiert ist.
  • Überprüfen Sie die Gefühle des Kunden und beziehen Sie sich darauf.
  • Zeigen Sie, welche Schritte Ihr Unternehmen unternehmen wird, um sicherzustellen, dass die Unannehmlichkeiten nicht erneut auftreten.
  • Geben Sie Ihrem Kunden Ihre Kontaktinformationen für zusätzliche Maßnahmen.

Nicht:

  • Seien Sie vage.
  • Machen Sie Ausreden oder verschieben Sie die Schuld.
  • Lassen Sie das Problem ungelöst.

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Entschuldigung für ein beschädigtes oder fehlerhaftes Produkt oder eine beschädigte Dienstleistung

Untersuchungen von Bain and Company zeigen, dass die Gewinnung eines neuen Kunden zwischen fünf liegt und 25-mal teurer als die Beibehaltung einer bestehenden.

Wenn wir von einem Kunden angesprochen werden, der sich über ein fehlerhaftes Produkt oder eine fehlerhafte Dienstleistung aufregt, ist es eine professionelle Entschuldigung, die dem Kunden eine problemlose Lösung bietet Ein wichtiger Teil der Kundenbindung.

Welche dieser beiden Beispielentschuldigungen hat es Ihrer Meinung nach besser gemacht?

Schlechtes Beispiel:

Lieber Zachary,

Vielen Dank, dass Sie uns wegen Ihres defekten Light Up Holiday Frame kontaktiert haben. Ich habe Ihnen die Unannehmlichkeiten erstattet. Wenn Sie einen neuen bestellen möchten, besuchen Sie bitte unsere Website unter www.myholidayphotos.com oder rufen Sie uns an, um Ihre Bestellung aufzugeben über das Telefon.

Danke, und es tut mir wieder leid.

Mit freundlichen Grüßen

Janis L.

Kundendienstmitarbeiter

In diesem ersten e Zum Beispiel scheint Janis nach dem schnellsten Weg zu suchen, um Zacharys Problem von ihrem Teller zu nehmen. Sie erstattete ihn ohne weitere Fragen und leitete ihn auf die Website weiter, sodass er seinen Kauf aufgrund dieses nervigen zusätzlichen Schritts mit größerer Wahrscheinlichkeit abbrechen konnte. Sie ließ ihn auch ohne Lösung, was mit dem beschädigten Produkt zu tun ist.

Mal sehen, ob wir mit Zachary Abhilfe schaffen können:

Gutes Beispiel:

Lieber Zachary ,

Vielen Dank, dass Sie uns wegen Ihres defekten Light Up Holiday-Bilderrahmens kontaktiert haben. Es tut uns wirklich leid, dass der Artikel, den Sie erhalten haben, nicht wie versprochen funktioniert hat. Wir verstehen Ihre Enttäuschung und entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten, die Ihnen dadurch entstanden sind.

Bevor wir ein Produkt versenden, werden mehrere Qualitätsprüfungen durchgeführt. Es ist unsere Absicht, unseren Kunden nur Artikel von höchster Qualität anzubieten, und wir bedauern, dass Ihr Produkt unsere Qualitätsmaßstäbe überschritten hat.

Wir haben Ihnen einen neuen Light Up Holiday-Bilderrahmen geliefert, der sollte innerhalb von 3-5 Werktagen an Ihrer angegebenen Adresse eintreffen. Wenn Sie es erhalten, senden Sie bitte den defekten Rahmen in der beiliegenden Box zurück.

Wir verstehen, dass die Vorbereitung auf die Feiertage eine zeitkritische Angelegenheit ist, und senden Ihnen einen Gutschein über 10 USD für Ihren nächsten Einkauf in Ich hoffe, die Unannehmlichkeiten zu kompensieren.

Nochmals vielen Dank, dass Sie uns auf dieses Problem aufmerksam gemacht haben. Bitte zögern Sie nicht, weitere Bedenken zu äußern.

Janis L.
Kundendienstmitarbeiter

Dieses Mal stellte Janis dem Kunden einen problemlosen Ersatz zur Verfügung. Sie erklärte die Verfahren des Unternehmens für Qualitätsprüfungen und half Zachary dabei, sicher zu sein, dass sein Produkt beim nächsten Mal voll funktionsfähig sein wird. Nachdem sie festgestellt hatte, wie verärgert Zachary über seinen fehlerhaften Kauf war, ging sie noch einen Schritt weiter, um ihm zu zeigen, dass seine Zufriedenheit wichtig war, indem sie ihm einen kostenlosen Gutschein anbot.

Do:

  • Erklären Sie, warum der Defekt / Schaden einmal aufgetreten ist.
  • Bieten Sie dem Kunden einen problemlosen Ersatz.
  • Messen Sie, wie verärgert der Kunde ist – bieten Sie ihn bei Bedarf an Der Kunde erhält ein Pflegetoken, z. B. einen Rabatt, um zu zeigen, dass Sie sich um seine Loyalität und Zufriedenheit kümmern.

Nicht:

  • Lassen Sie den Kunden selbst zusätzliche Schritte unternehmen, bei denen Sie ihm leicht helfen können, z. B. die Nachbestellung eines Produkts.

Entschuldigung für verspäteten oder unsachgemäßen Versand

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen ein Kunde möglicherweise einen Artikel erhält, der verspätet oder nicht ordnungsgemäß versendet wurde. Möglicherweise ist ein Artikel, der auf der Website als „verfügbar“ gemeldet wurde, tatsächlich nicht vorrätig. Möglicherweise hat ein Schneesturm den Versand verzögert.

Befolgen Sie in jedem Fall unser nächstes gutes Entschuldigungsbeispiel und vermeiden Sie das schlechte.

Schlechtes Beispiel:

Liebe Alice,

Es tut uns leid, dass Sie Ihren Deckenventilator für Regenbogenkinder noch nicht erhalten haben. Der Artikel ist noch nicht bei unserem Anbieter eingetroffen und leider noch Bitte melden Sie sich später bei uns, um festzustellen, ob es angekommen ist.

Am besten,

Edward B.

Hier gab Edward Alice keinerlei Informationen darüber, was die Versandverzögerung verursachte und wann ihr Produkt eintreffen würde. Indem er sie aufforderte, später noch einmal nachzuschauen, schuf Edward einen unzufriedenen Kunden, auf den sie erneut in der gefürchteten Warteschlange warten würde Antworten.

Versuchen wir es noch einmal:

Gutes Beispiel:

Liebe Alice,

Es tut uns sehr leid, dass Sie den Regenbogen noch nicht erhalten haben Deckenventilator für Kinder, den Sie p

Die Nachfrage nach diesem beliebten Artikel hat unsere Erwartungen übertroffen und unser Lagerbestand ist erschöpft. Wir werden jedoch nächsten Freitag eine neue Lieferung von Fans erhalten, die wir unseren Kunden zusenden werden.

Wir verstehen, dass Sie als treuer Kunde beim Kauf erwarten, dass Sie Ihr Produkt rechtzeitig erhalten Weise. Wir wissen, dass wir Sie im Stich gelassen haben, und das tut uns sehr leid.

Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie Ihre Bestellung stornieren oder den Deckenventilator versenden lassen möchten, sobald er verfügbar ist. Sie können jederzeit hier klicken, um Live-Versand- und Service-Updates zu erhalten. Wir entschuldigen uns erneut für diese Unannehmlichkeiten.

Mit freundlichen Grüßen

Edward B.
Kundendienstmitarbeiter

In diesem Beispiel erklärte Edward der Grund für die verspätete Lieferung und zeigte Bewusstsein und Besorgnis für die Unannehmlichkeiten, von denen er wusste, dass sie Alice verursachen würden. Er präsentierte Alice einen Plan, um ihr das Produkt so schnell wie möglich zu bringen, und gab ihr Einzelheiten darüber, wann es auf Lager sein würde. Schließlich gab Edward Alice den Link, um den Fortschritt ihrer Bestellung zu begleiten, ohne den Kundendienst erneut kontaktieren zu müssen. Gute Arbeit, Edward!

Do:

  • Erklären Sie, warum sich der Versand verzögert hat.
  • Zeigen Sie, dass Sie die Unannehmlichkeiten erkennen und sich darum kümmern Dies kann dazu geführt haben.
  • Präsentieren Sie dem Kunden einen Plan, um ihm sein Produkt so schnell wie möglich zukommen zu lassen.
  • Fügen Sie einen Link zu Versandaktualisierungen und -verfolgung hinzu.
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    Nicht:

    • Seien Sie vage über die Ursache für die Versandverzögerung.
    • Seien Sie vage darüber, wann der Kunde seine Sendung erhalten wird.

Entschuldigung für Abrechnungsprobleme

Abrechnungsprobleme können für einen Kunden, der eine Bestellung bei Ihrem Unternehmen aufgegeben hat, sehr frustrierend sein. Es ist jedoch ein sehr häufiger Fehler. Wenn ein Abrechnungsproblem auftritt, wenden Sie sich an Ihren Kunden, sobald Sie darauf aufmerksam werden.

Hier finden Sie ein Beispiel für eine Entschuldigung für einen schlechten Abrechnungsfehler und wie Sie das Problem beheben können:

Schlechtes Beispiel:

Liebe Megan,

Vielen Dank, dass Sie sich an den Kundendienst gewandt haben. Es tut mir sehr leid, dass Ihnen Ihr Kauf zweimal in Rechnung gestellt wurde. Ich habe keine Ahnung, warum dies möglicherweise passiert ist, da dies in unserem Unternehmen nicht häufig vorkommt. Bitte geben Sie mir Ihre Kreditkarteninformationen an, damit ich die Rückerstattung abschließen kann.

Vielen Dank,

Katie F.
Kundendienstmitarbeiterin

In diesem Entschuldigungsschreiben verzichtete Katie auf die Verantwortung für den Abrechnungsfehler und stellte einen Mangel an Fachwissen im System ihres Unternehmens fest, indem sie Megan aufforderte, mit vertraulichen Informationen zu antworten, die für den Abschluss der Rückerstattung nicht erforderlich waren (Überprüfen Sie unsere Tipps, falls Sie dies tun Sie müssen eine Rückerstattungsanfrage von Kunden ablehnen.) Sie können diese Art der Entschuldigung professioneller gestalten, indem Sie Folgendes schreiben:

Gutes Beispiel:

Liebe Megan,

Vielen Dank Sie für die Kontaktaufnahme mit dem Kundendienst. Es tut uns sehr leid, dass Ihnen das gleiche Produkt zweimal in Rechnung gestellt wurde. Wir verstehen, dass der Fehler auf unserer Seite lag, und es ist kein Fehler, den wir leicht nehmen.

Laut unserem technischen Team war der Fehler auf einen Computerfehler in unserem automatisierten Abrechnungssystem zurückzuführen. Aufgrund dieses Problems und um dies in Zukunft zu verhindern, werden neue Aktualisierungen am System vorgenommen. In der Zwischenzeit haben wir Ihnen den vollen Betrag einer der Gebühren oder 49,99 USD zuzüglich Steuern erstattet. Bitte erlauben Sie 1-3 Werktage, damit der Betrag wieder auf Ihrer Karte erscheint.

Wir hoffen, dass dies ausreicht, um den Fehler zu beheben und etwaige Unannehmlichkeiten zu beheben, die Ihnen dadurch entstanden sind. Vielen Dank, dass Sie uns darauf aufmerksam gemacht haben. Dies wird uns helfen, unsere Abläufe und Dienstleistungen zu verbessern.

Wir schätzen Ihr Geschäft sehr. Wenn weitere Probleme behoben werden müssen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen

Katie F.
Kundendienstmitarbeiterin

Diesmal war Katies Entschuldigung aufrichtig und präzise. Katie erzählte Megan, was mit dem System los war, und stellte sicher, dass sie und der Kunde auf derselben Seite waren. Als Katie sie schnell und ohne zu zögern zurückerstattete, ersparte sie Megan auch die Sorge und den Stress, sich zu fragen, ob sie jemals ihr Geld zurückbekommen würde.

Tun Sie:

  • Wenn möglich, erklären Sie das Grund für den Abrechnungsfehler.
  • Bieten Sie dem Kunden eine sofortige Rückerstattung bei doppelter Abrechnung.

Nicht:

  • Verbindung aufgeben Bitten Sie Ihren Kunden um Informationen, die Sie nicht benötigen.
  • Bitten Sie den Kunden, Ihnen vertrauliche Informationen online zu senden.

Entschuldigung für einen Produktrückruf

Von Konservenprodukten bis zum Note7-Rückruf von Samsung Galaxy sind Produktrückrufe eine häufige Quelle für öffentliche und personalisierte Entschuldigungsschreiben von Kunden.

Sollte Ihr Unternehmen über ein Produkt verfügen, das zurückgerufen werden muss, verwenden Sie diese Beispielbriefe als Richtlinien, um zu wissen, was zu tun ist und was nicht, wenn Sie Ihr eigenes Entschuldigungsschreiben verfassen.

Schlechtes Beispiel:

Sehr geehrter Kunde,

Es tut uns leid für das, was hat passiert mit unserer Serie von Thunfischdosen, Verfallsdatum Februar 2019 bis Mai 2019.

Obwohl wir extrem hart daran arbeiten, Produkte herzustellen, die unsere Kunden lieben werden, kann die Fischindustrie hart sein. Die Kontamination des Meereswassers mit Verschmutzung bedeutet manchmal die Kontamination der Fische, eine Epidemie, die in den letzten Jahren zugenommen hat.

Trotzdem handelt es sich um einen einmaligen Vorfall. Wir werden uns weiterhin bemühen, Branchenführer zu sein, und vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass dies nicht erneut geschieht.

Allen Betroffenen tut es sehr leid. Wir hoffen, dass Sie unserer Marke weiterhin die Treue halten.

Mit freundlichen Grüßen

John Doe
Präsident und CEO.

As Sie können diesem Brief entnehmen, dass John ein Entschuldigungsanfänger ist. Er entschuldigte sich für sein Produkt, erschreckte seine Kunden möglicherweise mit bedrohlichen Details und versäumte es, seinen Kunden eine langfristige oder kurzfristige Lösung zu bieten. Warum sollten seine Kunden bei einem solchen Brief seiner Marke treu bleiben? Mal sehen, ob wir das ändern können:

Gutes Beispiel:

Sehr geehrter Kunde,

Unsere Mission ist es, unseren Kunden nur die frischesten Dosen von höchster Qualität anzubieten Meeresfrüchteprodukte. Unsere oberste Priorität ist jedoch die Sicherheit und Zufriedenheit unserer Kunden beim Konsum unserer Produkte. Ich muss leider sagen, dass unsere jüngste Serie von Thunfischkonserven dieses Versprechen nicht eingehalten hat.

Leider wurde festgestellt, dass unsere Thunfischserie, die mit den Verfallsdaten Februar 2019 bis Mai 2019 gedruckt wurde, unsichere Quecksilberwerte enthält . Die Fische, die wir verwenden, werden wild gefangen und nicht gezüchtet. Wir testen unsere Produkte ausgiebig, bevor wir sie der Öffentlichkeit zugänglich machen. Es tut uns sehr leid, dass diese Dosenreihe unsere Qualitätsstandards überschritten hat.

Obwohl wir diese Entdeckung sehr bedauern, freuen wir uns, diese Kommunikationslinie zu öffnen, um die Sicherheit unserer Kunden zu gewährleisten.

Wenn Sie Thunfischdosen mit diesen Verfallsdaten in Ihrem Besitz haben, können Sie diese an den Supermarkt zurückgeben, in dem sie gekauft wurden, oder sie kostenlos an die folgende Adresse senden, um eine vollständige Rückerstattung zu erhalten:

Wenn Sie eine oder mehrere Dosen unseres Thunfischs mit diesen Verfallsdaten konsumiert haben, müssen Sie keinen Arzt aufsuchen, es ist jedoch ratsam, den Konsum nicht fortzusetzen.

Unseren geschätzten Kunden, die gleichermaßen betroffen und nicht betroffen waren, tut es sehr leid. Wir werden die Produkte, die unsere Kunden lieben, weiterentwickeln, jedoch mit umfassenderen Qualitätsprüfungen, um sicherzustellen, dass diese Situation ein Einzelfall bleibt.

Wir danken Ihnen allen für Ihre Treue in den letzten 25 Jahren im Geschäftsleben – wir werden hart daran arbeiten, Sie nicht wieder zu enttäuschen.

Mit freundlichen Grüßen

John Doe
Präsident und CEO

Diesmal John zeichnete sich dadurch aus, dass er seine Kunden wissen ließ, dass sie seine Priorität sind. Indem er an das Leitbild seines Unternehmens erinnerte, erinnerte er gleichzeitig die Käufer daran, warum sie dem Unternehmen treu waren, und bezeichnete den Rückruf als seltenen Vorfall. Indem John seinen Kunden spezifische Informationen zum Rückruf und zur Vorgehensweise gab, machte er den ersten Schritt, um das Vertrauen zwischen seinem Unternehmen und seinen Kunden wiederzugewinnen.

Do:

  • Machen Sie Ihren Kunden Fühlen Sie sich geschätzt.
  • Präsentieren Sie das Leitbild Ihres Unternehmens und wie sich dieses Statement auf die Rückrufsituation bezieht.
  • Geben Sie Einzelheiten zum Rückruf an.
  • Geben Sie den betroffenen Kunden genaue Informationen zum Verhalten.

Nicht:

  • Entschuldigen Sie sich.
  • Erschrecken Sie Ihren Kunden mit bedrohlichen Details.
  • Geben Sie vage Informationen an, die keine Lösung bieten.

Entschuldigung für die Stornierung eines Dienstes oder Ereignisses

Es ist wichtig, dass sich Ihr Unternehmen für die Unannehmlichkeiten entschuldigt, die eine Stornierung eines Dienstes oder Ereignisses für Kunden verursachen kann. Wie bei Produktrückrufen können Stornierungen aus einer Reihe von Gründen erfolgen, z. B. aus Gründen der Kundensicherheit (z. B. bei einem Flug), einer schlechten Kundenbeteiligung oder Bewertungen (z. B. bei einem Fernsehprogramm) oder der Abwesenheit eines wichtigen Teilnehmers an einer Veranstaltung (z. wie in einer Werkstatt). Schauen Sie sich diese letzten Beispiele für geschäftliche Entschuldigungsschreiben an, um einen Service oder eine Veranstaltung abzusagen.

Schlechtes Beispiel:

Sehr geehrter Kunde,

Leider der Workshop, den Sie geplant haben Die Teilnahme wurde abgesagt. Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten.

Wir bemühen uns, unsere Workshops immer wie geplant abzuhalten. Manchmal laufen die Dinge jedoch nicht wie geplant.

Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie Fragen oder Bedenken zu dieser Stornierung haben, und wir helfen Ihnen gerne weiter.

Mit freundlichen Grüßen

Brian C.
Event Manager

In diesem Fall war Brians Entschuldigungsschreiben sehr unpersönlich. Der Kunde war sich auch nicht sicher, ob, wann oder wie er das Geld zurückerhalten würde, das er für einen Sitzplatz bei dieser Veranstaltung bezahlt hatte. Hier ist Brians zweiter Versuch:

Gutes Beispiel:

Lieber Alexander,

Es tut mir sehr leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass unser Workshop „Positivität üben: Die Kunst einer glücklichen Arbeit“ Umwelt “wurde aufgrund des Hurrikans abgesagt, der diesen Freitag landen wird.

Aufgrund der unsicheren Wetterbedingungen können wir die Veranstaltung nicht wie geplant fortsetzen. Es tut mir leid Unannehmlichkeiten, die durch diese Stornierung entstehen können. Die Sicherheit unserer Gäste und Redner ist unser Hauptanliegen.

Wir hoffen, diesen Workshop für einen späteren Zeitpunkt verschieben zu können, und senden Ihnen umgehend eine E-Mail Wir haben die Details zu dieser Änderung ausgearbeitet. Derzeit erstatten wir allen unseren Gästen, die an dieser Veranstaltung teilnehmen wollten, Rückerstattungen. Der Gesamtwert Ihres Kaufs sollte innerhalb von 1-3 Werktagen auf Ihr Bankkonto zurückgeschickt werden

Wir möchten uns ganz herzlich bei Ihnen für Ihr Interesse an unserer Veranstaltung bedanken. Ihr Kauf hilft uns bei der Planung zukünftiger Workshops und Veranstaltungen. Bitte c Klicken Sie hier, um unseren Zeitplan für die kommenden Workshops in diesem Monat anzuzeigen.

Mit freundlichen Grüßen

Brian C.
Event Manager

Diesmal Das Entschuldigungsschreiben war spezifisch für die Ereignisse im Zusammenhang mit der Absage. Angesichts der schnellen Erstattung und der Erwähnung einer Umplanung der Veranstaltung hinterließ Brian Alexander einen guten Eindruck von der Effizienz und den organisatorischen Fähigkeiten seines Unternehmens. Durch das Einfügen eines Links zum Zeitplan der bevorstehenden Workshops gelang es Brian, dieses Entschuldigungsschreiben in eine Gelegenheit zu verwandeln, um zukünftige Ereignisse zu fördern.

Do:

  • Zeigen Sie Ihren Kunden, dass sie dies tun sind ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs Ihres Unternehmens.
  • Erstatten Sie Ihren Kunden sofort.
  • Lassen Sie Ihren Kunden wissen, ob und wann die Veranstaltung verschoben werden kann.
  • Bieten Sie Ihre Andere Optionen des Kunden.

Nicht:

  • Behalten Sie den Grund für die Stornierung beim Kunden bei.
  • Lassen Sie Ihren Kunden unklar Wann und wie sie erstattet werden.

Fazit

Wenn wir einen Entschuldigungsbrief an einen Kunden schreiben, sind wir gezwungen, über unsere Kosten nachzudenken Leitbild und Markenidentität sowie Informationen darüber, wie wir die Kundenbedürfnisse erfüllen oder nicht. Letztendlich zeigen wir durch die Erstellung des perfekten Entschuldigungsschreibens, dass wir bereit sind, die schwierigen Momente des Lebens direkt anzugehen und die Kundenzufriedenheit in erster Linie zu stellen.

Überprüfen Sie die früheren Entschuldigungsschreiben Ihres Unternehmens und sehen Sie, wie sie miteinander verglichen werden zu diesen Beispielen. Es ist nie zu spät, ein Entschuldigungsmeister zu werden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Blogbeitrag „So entschuldigen Sie sich effektiv bei Kunden“.

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