6-trins-processen til håndtering af medarbejderfravær

Ved første øjekast (eller sent uret) virker medarbejderfravær og forsinkelse muligvis ikke så stor en aftale. Når alt kommer til alt, sker der nødsituationer. Skift omarrangeres, og det kan føles godt at se dit team komme sammen og dække for en syg kollega. Men hvad nu hvis det en gang imellem bliver mindst en gang om måneden eller endda en gang om ugen? Hvad hvis fravær stopper med at blive nu og da og i stedet bliver et mønster af adfærd?

Hvad er medarbejderfravær?

Medarbejder fravær er en hyppig mangel på fremmøde på arbejdet uden gyldig årsag. Fravær inkluderer ikke lejlighedsvis udeblivelse, udeblivelse eller tilfælde, der ikke kan kontrolleres, såsom sygdom eller bilproblemer.

Ifølge CareerBuilders årlige undersøgelse er medarbejderfraværet i øjeblikket stigende, idet 40 procent af arbejdstagerne i 2017 indrømmer, at de har tilkaldt syg i de sidste 12 måneder, da de ikke var det, op fra 35 procent i 2016. Rapporterede undskyldninger for Indkaldelse har varieret fra påstande om, at en bjørn var i en medarbejderhave, og at de var for bange for at komme ud til en hund, der slugte deres bilnøgler. Og i 2015 alene koster produktivitetstab knyttet til fravær amerikanske arbejdsgivere 225,8 mia. Dollar årligt eller $ 1.685 pr. Ansat. det er blevet en vane eller accepteret opførsel af dit team. Når alt kommer til alt kan du ikke tvinge medarbejdere til at møde op til arbejde til tiden. Men i stedet for at se omkostningerne ved uventet fravær tilføje, så prøv denne seks-trins proces for at reducere medarbejderfraværet:

Opret en medarbejderdeltagelsespolitik

Det første trin i at lære at håndtere fravær fra medarbejderne? Opret en officiel medarbejderdeltagelsespolitik. Arbejdspladsbesøg skal være ligetil – dukker op til tiden som planlagt. Men i virkeligheden kan det være kompliceret at finde ud af, hvordan man kan spore, dokumentere og rette medarbejderfravær, og komme med en masse IFTTW – hvis det, hvad så – scenarier. Hvad hvis en medarbejder kommer 45 minutter for sent, men stadig dukker op? Hvad hvis de har et sygt barn eller en anden nødsituation? Hvad hvis de overhovedet ikke møder op til arbejde? Hvad så?

Det betyder ikke noget, om din virksomhed ikke har en officiel HR-afdeling, eller hvis du har fem eller halvtreds ansatte. En officiel tilstedeværelsespolitik gør forventningerne til arbejdsadfærd og disciplinær handling klar for alle teammedlemmer. Så tag dig tid til at sammensætte en politik, der er fair for både dig og dine medarbejdere. Overvej forskellige tilstedeværelsesproblemer som planlagt fravær, ikke-planlagt fravær og forsinkelse, og beslut derefter eventuelle nødvendige disciplinære handlinger og næste trin for hver. Det behøver ikke at være kompliceret. I stedet skal du fokusere på at skabe en politik, der udelukker subjektivitet og definerer, hvad hver type fravær betyder i klart, klart sprog.

Download den gratis politik for medarbejderdeltagelse og tilpas den til dine behov!

Luk Modal

Noget gik forkert

Vi havde nogle problemer med at oprette din konto. Kontroller dine oplysninger, og prøv igen.

AnnullerGå til login

Når du er færdig, skal du ikke bare holde din helt nye tilstedeværelsespolitik i et bindemiddel på hylden eller skjule det i det med småt af en medarbejderhåndbog. Sørg for, at enhver medarbejder, inklusive nyansatte, har chancen for at se det og gøres opmærksom på ændringerne. Understrege vigtigheden af tilstedeværelse som et fælles ansvar, og at det forventes, at alle holder deres afslutning på aftalen. Bed dine medarbejdere om at underskrive et afkald, der bekræfter, at de har læst politikken, og at de giver sit samtykke til at arbejde under de nye krav til fremmøde. Det er en god idé, at dine optegnelser bekræfter det skriftligt, hvis der opstår disciplinære problemer senere. Og når vi taler om disciplinære spørgsmål …

Håndhæv din deltagelsespolitik konsekvent

En vane dukker ikke op natten over. Et mønster af medarbejderfravær er noget, der udvikler sig over tid og måske allerede ses som accepteret adfærd, når problemet lander på dit skrivebord. For at lære at håndtere fravær fra medarbejderne er du nødt til at håndhæve din tilstedeværelsespolitik konsekvent, hver gang.

Det betyder ikke, at du ikke kan vise medarbejdernes empati eller ikke kan vrikke plads til nødsituationer. I stedet skal du proaktivt bygge disse situationer ind i din politik. Få en eskalering for ikke-planlagt fravær. En kan være acceptabel, men to kan udløse en formel gennemgang. Men husk: et ikke-planlagt fravær er meget anderledes end et “udeblivelse.”

At sms’e om, at de kommer for sent, bytter med en kollega eller tilkaldes i det mindste giver dig besked om, at en medarbejder vandt ikke få det til at fungere som planlagt og kan give dig tid til at finde en erstatning eller forberede dig på et underbemandet skift.Et udeblivelse kan lade dig undre sig over, hvor de er, hvad der skete, og lade hele dit team hænge. Har en anden handlingsplan for begge tilstedeværelsesscenarier, og anvend den på alle medarbejdere – inklusive vejledere og ledelse.

Hold styr på medarbejderfravær

Når det kommer til at håndtere medarbejderdeltagelse, det er vigtigt at føre komplette optegnelser. Hvordan man sporer medarbejderfravær afhænger af, hvad der fungerer bedst for dig og eventuelle skiftledere eller vejledere, der håndhæver tilstedeværelsespolitikken. En nem måde at spore dine medarbejderes tid på er med en tidsur-app, der giver nyttige ur ind / ur-meddelelser med det samme.

Hver gang et fravær opstår, skal du notere det enten i din medarbejdernes tidtagningssystem eller i et medarbejderpræstationsværktøj. Eller overvej at sammensætte et enkeltstående regneark kun for at spore deltagelsesproblemer. Uden en strategi for, hvordan man dokumenterer medarbejderfravær, kan det være svært at holde styr på medarbejderdeltagelse og markere, når engangs ikke-planlagt fravær begynder at blive et mønster.

Hvis dit team er lille nok, at begrænse adgangen til dig selv kan være nok til at spore medarbejdernes adfærd. Men hvis du ikke er i stand til at være overalt på én gang, skal du sørge for, at andre vejledere også har en måde at dokumentere fravær og forsinkede ankomster på – selvom det bare er en separat kolonne eller en notation i de ugers skiftplan.

Hvorfor dokumentere alt? De fleste stater har legaliseret ansættelse efter eget ønske, hvilket betyder, at medarbejdere kan afskediges, uden at arbejdsgivere er nødt til at fastslå “bare årsag” til opsigelse. Det betyder dog ikke, at du har en tom kontrol for at fyre den, du ønsker – dårlige fyringsmetoder kan stadig sætte du risikerer en uretmæssig opsigelsessag, og din første forsvarslinje er et veldokumenteret papirspor.

Fravær kan også falde ind under familien & Medical Leave Act (FMLA) og amerikanerne med handicaploven (ADA) overholdelse, som giver medarbejderne juridisk beskyttelse eller indkvartering for forskellige typer fraværsbegivenheder. ” Nogle stater har også vedtaget obligatorisk betalt sygefravær. Hold styr på forskellige fravær, herunder både planlagte og ikke-planlagte fravær, for at sikre, at du opfylder dine juridiske krav som arbejdsgiver. Og i tilfælde af at du har brug for at lade en medarbejder gå til fraværsrelaterede problemer, har du en optegnelse, der understøtter dine beslutninger.

Adresser ikke-planlagt fravær og udeblivelse straks

Fravær sker. Men når en medarbejder kalder syg ind eller undlader at møde op til et skift, skal du tage fat på situationen direkte. Lad ikke for meget tid (eller endda et andet fravær) gå imellem. Når de vender tilbage til arbejde, skal du sætte dig ned og føre en samtale om, hvad der skete, hvorfor det skete, og hvad der forventes af dem at komme videre. Sørg for, at de ved, om deres fravær har udløst nogen form for disciplinær handling eller en præstationsplan.

Afhængigt af hvor lang tid fraværet har været, kan du endda holde en formel samtale om at vende tilbage til arbejde. Tidligere undersøgelser har vist, at interviews med arbejde tilbage har en positiv indvirkning på fraværsprocenten og måske endda fungerer bedre for små arbejdsgivere. Ved at adressere fravær først, når de vender tilbage, vil medarbejderne erkende, at deres adfærd tages alvorligt og ikke glider forbi ubemærket.

Behandl ikke bare symptomerne, find årsagen.

om vi tidligere har talt om, er der gyldige juridiske grunde til længere medarbejderfravær som FMLA eller ADA-overholdelse. For andre scenarier er det tid til at beslutte, hvor du vil trække grænsen. Hvor ofte kan en medarbejder ringe ind på fredage og mandage, før det udløser formel handling? Kan de bare ikke komme til tiden hver anden tirsdag? Er der udeblivelse for mange?

Hvis du bemærker et mønster i medarbejdernes tilstedeværelse, skal du ringe til det. Spørg dem direkte, hvorfor deres fravær har tendens til at falde på bestemte dage, og brug din dokumentation som bevis. Påpeg specifikke tidspunkter og datoer, og se, hvordan de reagerer.

Du kan muligvis finde ud af, at der er andre ting uden for arbejdet, der påvirker din medarbejders fremmøde og fører til overdreven fravær. Der kan have været et skift i deres dagplejeplan, hvilket gør det svært at finde en babysitter på bestemte dage i ugen. De har måske startet natundervisning og kæmper for at komme ind til tiden om morgenen. I sidste ende er det muligvis ikke medarbejderen overhovedet, men deres tidsplan.

Hvis dine medarbejdere har gyldig begrundelse for overdreven fravær, og deres præstationer ellers er stærke, skal du finde en måde at rette ting sammen på. Opret en præstationsforbedringsplan, opdater medarbejdernes tilgængelighedsformularer, og juster planer, hvor du kan efter behov. Sæt mål for dem i løbet af de næste 30 dage – inklusive ikke mere fravær eller forsinkelse. Men hvis de bare mangler arbejde for at starte deres weekend tidligt, er det tid til nogle hårde beslutninger.

Nøglen her er ikke at lade tingene gå for langt.Forhåbentlig vil din nye medarbejderdeltagelsespolitik markere og rette fremmøde ved deres start. At holde en åben kommunikationslinje med dine medarbejdere kan også hjælpe dem med at føle sig godt tilpas med at diskutere problemer med deres arbejdsplaner, der kan føre til fravær.

Glem ikke at belønne god opførsel

Tænk tilbage på, hvilke af dine medarbejdere, der gik glip af arbejde, kom sent eller kaldte syg i den sidste måned. Tænk nu på dem, der ikke gjorde det. Var det sværere? Lettere? Hvem stod mere ud?

På arbejdspladsen mærkes fravær ofte stærkere end tilstedeværelse og med god grund. Hvis nogen ikke dukker op for at udføre deres job, lægger det en belastning på hele holdet. Men hvad med de ansatte, der dukker op til tiden hver dag og holder din virksomhed kørende i baggrunden?

Lad os se på statistikken:

  • Medarbejdere, der føler sig ikke anerkendt på arbejdspladsen er dobbelt så tilbøjelige til at sige, at de agter at stoppe det næste år, mens medarbejdere, der anerkendes, er mere loyale og engagerede.
  • I dagens voksende årtusinde arbejdsstyrke er op til 76 procent af årtusinder siger, at de ville forlade et job, hvis de ikke følte sig værdsat.
  • Kun en ud af tre arbejdere i USA “er helt enige” i, at de modtog anerkendelse eller ros for at have udført godt arbejde de sidste syv dage .

At anerkende medarbejdere for god fremmøde og ydeevne kan være en af de laveste, men alligevel mest effektive strategier for din virksomhed. Mens du måske vil fokusere på at udrydde medarbejderne med dårlig præstation, du vil ikke miste de gode medarbejdere, du har i processen. Find en måde at kalde op og belønne godt fremmøde på et regu lar basis. Tilskynd medarbejderne til at komme på listen næste måned ved at tilbyde belønninger, som de ikke vil gå glip af, som en ekstra fridag eller en chance for at vælge deres egen tidsplan for en uge.

Der er ingen løsning natten over, når det kommer til, hvordan man løser medarbejderfravær. Du kommer sandsynligvis stadig til opkald om overraskelse “madforgiftning” eller den altid bekvemme fredagsinfluenza. Men ved at implementere en retfærdig medarbejderdeltagelsespolitik, dokumentere og spore tilstedeværelsesmønstre, adressere fravær, når de opstår, have en handlingsplan for overdreven fravær og huske at udråbe godt fremmøde så ofte som de dårlige, ikke-planlagte fravær begynder at blive undtagelsen, ikke reglen. Du kan muligvis ikke løse for hvert fremmødsscenarie (eller bjørne i baghaven), men du vil være i stand til at sætte nye forventninger til dit team og have en strategi på plads for medarbejderfravær fremad.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *