Šestikrokový proces řešení nepřítomnosti zaměstnanců

Na první pohled (nebo pozdě načasování) se absence a zdrženlivost zaměstnanců nemusí zdát tak velká. Konec konců, mimořádné události se stávají. Dojde k přeskupení směn a může být příjemné sledovat, jak se váš tým spojuje a kryje nemocného spolupracovníka. Ale co když se jednou za čas stane alespoň jednou za měsíc, nebo dokonce jednou za týden? Co když se absence z času na čas přestane stávat vzorem chování?

Co je absence zaměstnanců?

Zaměstnanec absencí je častý nedostatek docházky do práce bez oprávněné příčiny. Absence nezahrnuje příležitostné nevolat, neukázat se nebo případy, které nelze ovládat, například nemoc nebo potíže s autem.

Podle každoročního průzkumu společnosti CareerBuilder je absence zaměstnanců v současné době na vzestupu, přičemž 40 procent pracovníků v roce 2017 připustilo, že v posledních 12 měsících přiznávali nemocné, což bylo až 35 procent v roce 2016. Hlášené omluvy volání se pohybovalo od tvrzení, že medvěd byl na dvoře zaměstnance a byli příliš vyděšení, aby vyšli ven, až po psa, který polkl klíče od auta. A jen v roce 2015 ztráty produktivity spojené s absencí stojí americké zaměstnavatele 225,8 miliardy USD ročně, tedy 1 685 USD na zaměstnance.

Jak se vypořádat s absencí zaměstnanců

Absence zaměstnanců může být obtížné jednou řešit stalo se zvykem nebo přijatelným chováním vašeho týmu. Koneckonců, nemůžete přinutit zaměstnance, aby se dostavili na čas. Ale místo toho, abyste sledovali, jak se sčítají náklady na neočekávané absence, zkuste tento šestikrokový proces omezit absenci zaměstnanců:

Vytvořte zásady docházky zaměstnanců

První krok v učení, jak zacházet absence zaměstnanců? Vytvořte oficiální zásady docházky zaměstnanců. Docházka na pracovišti by měla být přímočará – ukázat se včas podle plánu. Ve skutečnosti se ale zjišťování toho, jak sledovat, dokumentovat a opravit absence zaměstnanců, může zkomplikovat a přijít se spoustou scénářů IFTTW – pokud to, tak co -. Co když zaměstnanec přijde o 45 minut později, ale přesto se objeví? Co když mají nemocné dítě nebo jinou pohotovost? Co když se vůbec nedostaví do práce? A co potom?

Nezáleží na tom, zda vaše firma nemá oficiální personální oddělení nebo jestli máte pět nebo padesát zaměstnanců. Oficiální pravidla docházky objasňují očekávání pracovního chování a disciplinárních opatření všem členům týmu. Nyní tedy věnujte nějaký čas přípravě politiky, která bude spravedlivá vůči vám i vašim zaměstnancům. Zvažte různé problémy s docházkou, jako jsou plánované nepřítomnosti, neplánované nepřítomnosti a nedochvilnost, poté rozhodněte o všech nezbytných disciplinárních opatřeních a dalších krocích. Nemusí to být komplikované. Místo toho se zaměřte na vytvoření zásady, která vylučuje subjektivitu a definuje, co každý typ absence znamená v jasném a srozumitelném jazyce.

Stáhněte si zdarma zásady docházky zaměstnanců a přizpůsobte je svým potřebám!

Zavřít modální

Něco se pokazilo

Při vytváření vašeho účtu došlo k problémům. Zkontrolujte prosím své údaje a zkuste to znovu.

Zrušit Přejít na přihlášení

Až budete hotovi, nelepte své zcela nové zásady docházky do pořadače na poličce nebo skryjte to v drobným písmem příručky pro zaměstnance. Zajistěte, aby to měl každý zaměstnanec, včetně nových zaměstnanců, možnost vidět a byl o změnách informován. Zdůrazněte důležitost docházky jako sdílené odpovědnosti a od každého se očekává, že udrží svůj konec dohody. Požádejte své zaměstnance, aby podepsali výjimku potvrzující, že si tyto zásady přečetli a že souhlasí s prací podle nových požadavků na účast. Je dobré, abyste své záznamy potvrdili písemně, pokud později nastanou jakékoli disciplinární problémy. A když už mluvíme o disciplinárních problémech …

Důsledně prosazujte svoji docházkovou politiku

Zvyk se neobjevuje přes noc. Vzor nepřítomnosti zaměstnanců je něco, co se vyvíjí v průběhu času a už v době, kdy se vám problém dostane na stůl, může být již považováno za přijatelné chování. Abyste se naučili, jak zacházet s nepřítomností zaměstnanců, musíte důsledně a neustále vynucovat svoji docházkovou politiku.

To neznamená, že nemůžete projevit empatii zaměstnanců nebo se nemůžete hýbat. prostor pro případ nouze. Místo toho tyto situace proaktivně začleňte do svých zásad. Nechte si eskalovat neplánované absence. Jeden může být přijatelný, ale dva mohou vyvolat formální přezkum. Ale pamatujte: neplánovaná absence je hodně odlišná od „no-show“.

Textové zprávy, že přijdou pozdě, vymění si se spolupracovníkem nebo zavolá nemocného, vám přinejmenším oznámí, že zaměstnanec vyhrál Nepřipravíte se do práce podle plánu a může vám dát čas najít náhradu nebo se připravit na směnu s nedostatečným počtem zaměstnanců.No-show vás může nechat přemýšlet, kde jsou, co se stalo, a nechat celý váš tým viset. Mějte jiný akční plán pro oba scénáře docházky a aplikujte ho na všechny zaměstnance – včetně nadřízených a vedení.

Sledujte nepřítomnosti zaměstnanců

Pokud jde o řešení docházky zaměstnanců, je důležité vést úplné záznamy. Jak sledovat absenci zaměstnanců závisí na tom, co vám nejlépe vyhovuje, a jakýmkoli vedoucím směny nebo vedoucím, kteří budou dodržovat zásady docházky. Jedním ze snadných způsobů, jak sledovat čas vašich zaměstnanců, je aplikace s hodinami, která okamžitě poskytuje užitečná oznámení o zapnutí / vypnutí hodin.

Pokaždé, když se objeví nepřítomnost, poznamenejte si ji, buď do svého systém měření času zaměstnanců nebo v nástroji pro výkon zaměstnanců. Nebo zvažte sestavení samostatné tabulky pouze pro sledování problémů s docházkou. Bez zavedené strategie, jak dokumentovat absence zaměstnanců, může být těžké sledovat docházku zaměstnanců a označovat, kdy se z jednorázových neplánovaných absencí stane vzor.

Pokud je váš tým dostatečně malý, ke sledování chování zaměstnanců může stačit omezení přístupu k sobě. Pokud ale nemůžete být všude najednou, ujistěte se, že i ostatní nadřízení mají způsob, jak dokumentovat nepřítomnosti a pozdní příjezdy – i když je to jen samostatný sloupec nebo poznámka o harmonogramu směn v tomto týdnu.

Proč vše dokumentovat? Většina států legalizovala svévolné zaměstnávání, což znamená, že zaměstnanci mohou být propuštěni, aniž by museli zaměstnavatelé stanovit „jen důvod“ pro ukončení. To však neznamená, že máte prázdný šek, abyste vyhodili, koho chcete – špatné postupy propouštění mohou stále vést riskujete nesprávný ukončovací oblek a vaší první obrannou linií je dobře zdokumentovaná papírová stopa.

Absence mohou spadat také pod Family & Medical Zákony Leave Act (FMLA) a Americans with Disabilities Act (ADA), které poskytují zaměstnancům právní ochranu nebo ubytování pro různé typy nepřítomnosti „události“. Některé státy přijaly také povinnou placenou nemocenskou dovolenou. Sledujte různé nepřítomnosti, včetně plánovaných i neplánovaných nepřítomností, abyste se ujistili, že jako zaměstnavatel plníte zákonné požadavky. A v případě, že potřebujete nechat zaměstnance řešit problémy spojené s absencí, budete mít záznam, který podpoří vaše rozhodnutí.

Řešte neplánované absence a okamžité nedostavení

Stávají se absence. Pokud však zaměstnanec přijde nemocný nebo se nedostaví na směnu, přímo řešte situaci. Nenechte mezi tím projít příliš mnoho času (nebo dokonce další nepřítomnosti). Jakmile se vrátí do práce, posaďte se a popovídejte si o tom, co se stalo, proč se to stalo a co se od nich očekává, že se pohnou kupředu. Ujistěte se, že vědí, zda jejich nepřítomnost vyvolala jakýkoli druh disciplinárního opatření nebo výkonnostní plán.

V závislosti na tom, jak dlouho nepřítomnost trvá, možná budete chtít uspořádat formální pohovor zpět do práce. Minulý výzkum ukázal, že rozhovory s návratem do práce pozitivně ovlivňují míru absencí a mohou dokonce lépe fungovat u malých zaměstnavatelů. Díky tomu, že se zaměstnanci po návratu budou zabývat první věcí, zjistí, že jejich chování je bráno vážně a nepozorovaně neklouzá.

Nepoužívejte pouze příznaky, objevte příčinu.

Jak jsme již hovořili dříve, existují platné právní důvody pro delší absence zaměstnanců, jako je dodržování předpisů FMLA nebo ADA. U jiných scénářů nyní nastal čas rozhodnout, kde nakreslíme čáru. Jak často může zaměstnanec zavolat v pátek a pondělí, než zahájí formální akci? Mohou prostě vypadat, že to nestihnou včas každé druhé úterý? Je jednoho no-show příliš mnoho?

Pokud si všimnete vzorce v docházce zaměstnanců, zavolejte jej. Zeptejte se jich přímo, proč jejich absence v určitých dnech obvykle klesají, a použijte svou dokumentaci jako důkaz. Poukažte na konkrétní časy a data a podívejte se, jak reagují.

Možná zjistíte, že mimo práci ovlivňují docházku vašich zaměstnanců další věci, které vedou k nadměrným absencím. Možná došlo k posunu v jejich plánu péče o děti, což ztěžuje hledání chůvy v určité dny v týdnu. Možná začali s nočními hodinami a snažili se to včas ráno zvládnout. Nakonec to nemusí být vůbec zaměstnanec, ale jeho rozvrh.

Pokud mají vaši zaměstnanci platné důvody pro nadměrné absence a jejich výkon je jinak silný, najděte způsob, jak věci společně napravit. Vytvořte plán zlepšení výkonu, aktualizujte formuláře dostupnosti zaměstnanců a podle potřeby upravte plány, kde můžete. Stanovte jim cíle na příštích 30 dní – včetně dalších absencí a zdržení. Pokud jim ale chybí práce, aby mohli zahájit svůj víkend dříve, je čas na některá tvrdá rozhodnutí.

Klíčem zde není nechat věci zajít příliš daleko.Doufejme, že vaše nová politika docházky zaměstnanců nahlásí a napraví problémy s docházkou na jejich začátku. Udržování otevřené linie komunikace se zaměstnanci vám také může pomoci cítit se pohodlně při diskusi o jakýchkoli problémech s jejich pracovním řádem, které by mohly vést k absencím.

Nezapomeňte odměnit dobré chování

Vzpomeňte si, kteří z vašich zaměstnanců zmeškali práci, přijeli pozdě nebo byli v posledním měsíci nemocní. Teď pomyslete na ty, kteří ne. Bylo to těžší? Snadnější? Kdo vynikl více?

Na pracovišti je nepřítomnost často pociťována silněji než přítomnost, a to z dobrého důvodu. Pokud se někdo nedostaví, aby vykonal svou práci, zatěžuje to celý tým. Ale co zaměstnanci, kteří se každý den objevují včas a udržují vaše podnikání v pozadí hladce?

Pojďme se podívat na statistiky:

  • Zaměstnanci, kteří necítí se být uznáni v práci, je dvakrát větší pravděpodobnost, že řeknou, že mají v úmyslu přestat v příštím roce, zatímco uznávaní zaměstnanci jsou loajálnější a angažovanější.
  • V dnešní rostoucí tisícileté pracovní síle až 76 procent tisíciletí tvrdí, že by opustili práci, pokud by se necítili oceněni.
  • Pouze každý třetí pracovník v USA „silně souhlasí“ s tím, že za uplynulých sedm dní dostal uznání nebo pochvalu za dobrou práci .

Uznání zaměstnanců za dobrou docházku a výkon může být jednou z nejnižších nákladových a zároveň nejúčinnějších strategií pro vaše podnikání. I když se možná budete chtít zaměřit na odstranění zaměstnanců se špatným výkonem, nechcete přijít o skvělé zaměstnance, které v tomto procesu máte. Najděte způsob, jak zavolat a odměnit dobrou účast na regu velký základ. Motivujte zaměstnance, aby se příští měsíc dostali na seznam, a nabídněte odměny, které si nenechají ujít, například den volna navíc nebo možnost zvolit si vlastní týdenní plán.

Neexistuje žádné řešení přes noc, pokud jde o řešení absence zaměstnanců. Pravděpodobně budete i nadále telefonovat o překvapení „otravou jídlem“ nebo o vždy vhodné páteční chřipce. Implementací spravedlivé politiky docházky zaměstnanců, dokumentováním a sledováním vzorců docházky, řešením absencí, kdy k nim dojde, vypracováním akčního plánu pro absencí a pamatováním na vyvolávání dobré docházky tak často, jak se špatné, neplánované nepřítomnosti začnou stávat výjimkou, nikoli pravidlem. Možná nebudete schopni vyřešit každý scénář docházky (nebo medvědy na zahradě), ale budete být schopen stanovit nová očekávání pro svůj tým a mít zavedenou strategii pro absenci zaměstnanců v pohybu vpřed.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *